Cum să protejați informațiile confidențiale ale angajaților: reguli și soluții

Compania dvs. adună o mulțime de informații sensibile ale angajaților, inclusiv numere de securitate socială, dosare medicale, date de naștere și activitatea zilnică pe computerele de serviciu. Protejarea acestor date nu este doar o chestiune de etică și încredere; o încălcare a datelor va însemna repercusiuni juridice și financiare semnificative.

Deci, cum securizați informațiile confidențiale ale angajaților? Ar trebui să începeți prin a identifica întregul domeniu de aplicare al datelor sensibile, de la cele evidente, cum ar fi detaliile de identificare personală, până la cele adesea trecute cu vederea, cum ar fi analiza de monitorizare a angajaților. Apoi, vă construiți sistemul de securitate. Aceasta înseamnă aplicarea unor limite stricte de acces, criptarea datelor și transformarea forței de muncă dintr-o potențială vulnerabilitate în prima ta linie de apărare prin instruire consecventă.

Calea către o protecție robustă a datelor este sistematică. Să descoperim categoriile esențiale de informații pentru care ești responsabil, cadrul legal care necesită protecția acestor date și soluțiile practice și acționabile care te vor ajuta să le securizi.

Înainte de a construi orice apărare, trebuie mai întâi să cartografiați teritoriul. Ce sunt mai exact informațiile confidențiale ale angajaților? De obicei, le considerăm date personale de identificare, de exemplu, un număr de securitate socială sau detalii de cont bancar. Cu toate acestea, informațiile sensibile depășesc cu mult aceste limite în practică.

Gândește-te dincolo de dosarul personalului. Creați date sensibile pe parcursul întregii angajări a persoanei, de la apelul de recrutare până la interviul final de ieșire. Aceste date pot fi clasificate în:

Informații personale de identificare (PII)

Acestea sunt unele dintre cele mai sensibile date care pot identifica o persoană. Dacă este compromisă, poate duce la furtul de identitate și la alte consecințe grave. Este lista nenegociabilă de protejat obligatoriu:

• Numere de securitate socială
• Adresa de domiciliu și informațiile personale de contact
• Data nașterii
• Detaliile contului bancar pentru salarizare
• Starea civilă și informațiile dependente

Dosarele de angajare

La prima vedere, aceste înregistrări s-ar putea să nu pară la fel de semnificative, dar confidențialitatea lor este cheia pentru menținerea echității și încrederii. Registrele de angajare sunt:

• Cereri de locuri de muncă și CV-uri
• Note de interviu
• Contracte de munca
• Evaluări ale performanței, scrieri disciplinare și avertismente formale.
• Înregistrări de încetare și scrisori de demisie.

Date financiare

Poate cel mai sensibil subiect pentru majoritatea angajaților, aceste informații trebuie păzite cu grijă extremă pentru a preveni conflictele interne și țintirea externă.

• Salariu
• Detalii salariale
• Bonusuri
• Plata stimulativă
• Formulare de înscriere la beneficii (sănătate, stomatologie, asigurări de viață)
• Detaliile contului planului de pensii și contribuțiile

Informații medicale și de sănătate

Această categorie este guvernată de o rețea de reglementări stricte care pot varia în diferite țări și include:

• Lăsați certificări și documentație medicală
• Înregistrări ale acomodarilor rezonabile
• Dosare de cerere de compensare a lucrătorilor
• Rezultatele testelor antidrog și rapoartele examenelor fizice
• Notele medicului depuse pentru absențe

O bună practică critică, adesea cerută din punct de vedere legal, este stocarea acestor înregistrări într-un dosar medical separat, securizat, complet în afară de dosarul general al personalului.

Înregistrări de anchetă

Investigațiile privind hărțuirea, discriminarea sau alte abateri creează date extrem de sensibile. Dacă sunt compromise, aceste date pot ruina nu numai investigația, ci și cultura la locul de muncă și pot duce la consecințe legale. Înregistrările investigațiilor sunt:

• Declarații scrise de plângeri
• Note de interviu și rezumate ale martorilor
• Dovezi colectate (e-mailuri, rapoarte)
• Rapoarte și concluzii finale ale investigației

Date de monitorizare a angajaților

Datele colectate de software-ul de monitorizare sunt un profil digital detaliat al angajatului dumneavoastră. Tratați aceste date cu aceeași seriozitate ca și cu un dosar de personal.

• Jurnalele tastelor și istoricul utilizării site-ului
• Capturi de ecran și niveluri de activitate
• Date de localizare GPS de la vehiculele sau dispozitivele companiei
• Metadate de e-mail și de comunicare

Multe dintre tipurile de informații confidențiale ale angajaților de mai sus sunt protejate prin legi sau reglementări specifice. Cu toate acestea, domeniul de aplicare al protecției variază de la jurisdicție la jurisdicție și de la țară la țară. În Statele Unite, de exemplu, angajatorii trebuie să respecte Legea americanilor cu dizabilități (ADA), care cere ca informațiile medicale ale angajaților să fie păstrate confidențiale și stocate separat de dosarele generale ale personalului.

Alte reglementări notabile sunt:

• Legea privind concediul pentru familie și sănătate (FMLA). Conform acestuia, certificările medicale și detaliile legate de concediul unui angajat trebuie să fie păstrate private.
• Legea privind nediscriminarea informațiilor genetice (GINA). Protejează informațiile genetice ale angajaților și istoricul medical al familiei.
• Legea privind raportarea echitabilă a creditelor (FCRA). Atunci când angajatorii efectuează verificări ale antecedentelor pentru deciziile de angajare, acest regulament le impune obligații stricte.

În plus, unele state au promulgat legi cuprinzătoare privind confidențialitatea. Un exemplu este Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (CCPA/CPRA), care acordă drepturi și protecții suplimentare datelor angajaților din acele regiuni.

În Europa, Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) este principalul regulament de confidențialitate. Orice organizație din UE care prelucrează date cu caracter personal (inclusiv datele confidențiale ale angajaților) trebuie să urmeze câteva principii cheie: o bază legală pentru prelucrare, minimizarea datelor, protecția datelor și respectarea drepturilor persoanelor.

Dacă forța dvs. de muncă se întinde pe mai multe jurisdicții, trebuie să luați în considerare reglementările privind confidențialitatea din fiecare dintre aceste jurisdicții. O abordare universală este o rețetă pentru eșecul conformității. Consultarea unui expert juridic care este specializat în legile privind angajarea și confidențialitatea datelor din fiecare țară în care vă desfășurați activitatea este o alegere înțeleaptă care vă va ajuta să evitați potențialele probleme legale.

Deci, cum protejați datele confidențiale ale angajaților? Vă sugerăm cinci piloni pe care puteți construi un sistem solid de protecție a datelor.

Protecția datelor începe cu un angajament. O politică cuprinzătoare de securitate a datelor servește drept constituție a organizației dumneavoastră pentru manipularea informațiilor.

Ce să fac:

• Creați un document clar și cuprinzător. Trebuie să definească cu precizie informațiile confidențiale, să stabilească proceduri clare de manipulare și să sublinieze consecințele din lumea reală pentru încălcări.
• Acorduri semnate sigure. Acest lucru va face ca politica de prelucrare a datelor să fie personală. Semnarea politicii va transforma o regulă generală în angajamentul personal al fiecărui angajat, pentru care acesta va fi răspunzător.

O bază de date fără controale de acces este ca o casă cu fiecare ușă deschisă. Într-un sistem solid de protecție a datelor, nimeni nu ar trebui să aibă acces la date decât dacă jobul său o cere.

Ce să fac:

• Implementați controale de acces bazate pe roluri. Creați subconturi în sistemele dvs. de resurse umane, software-ul de monitorizare a angajaților și alte sisteme de stocare a datelor, astfel încât managerii și personalul de resurse umane să poată vedea doar informațiile de care au absolut nevoie. Echipa de marketing nu are treabă în dosarul de salarii, la fel cum contabilitatea nu are nevoie de foaia de parcurs de dezvoltare a produsului.
• Nu neglija lumea fizică. Pentru fiecare fișier digital blocat, ar trebui să existe un dulap de fișiere blocat corespunzător. Controlați tastele cu meticulozitate. Cea mai sofisticată criptare este inutilă dacă cineva poate pur și simplu să plece cu un folder de hârtie.
• Păstrați jurnalele de acces pentru sistemele de stocare a datelor. A ști cine a accesat ce și când creează o pistă de audit neprețuită.

Ar trebui să protejați întotdeauna informațiile confidențiale ale angajaților, indiferent de modul în care sunt stocate și utilizate, fie că sunt pe un server, sunt trimise prin e-mail sau se află într-un folder de pe biroul managerului.

Ce să fac:

• Criptați toate datele sensibile. Tratați criptarea ca o stare implicită pentru toate informațiile confidențiale ale angajaților, atât în ​​repaus pe dispozitivele dvs., cât și în tranzit prin rețea.
• Utilizați autentificarea cu mai mulți factori. Parolele nu mai reprezintă o protecție totală în sine. Autentificarea cu mai mulți factori necesită o a doua dovadă a identității și adaugă un nivel suplimentar de securitate. Este o modalitate gratuită și eficientă de a reduce riscurile potențiale.
• Aplicați o politică de birou curat. Oricât de surprinzător ar părea, un spațiu de lucru aglomerat sau un computer deblocat reprezintă o oportunitate excelentă pentru o încălcare a datelor. O regulă simplă - securizarea tuturor documentelor și deconectarea înainte de a pleca - vă construiește prima linie de apărare și poate reduce semnificativ amenințările de securitate.
• Desenați o linie dură pe dispozitivele personale. Comoditatea utilizării unui telefon personal sau laptop pentru serviciu este un cal troian. Interzice-o. Nu puteți controla ce aplicații potențial nesigure instalează angajatul pe dispozitiv sau cui le împrumută.

Tehnologia poate face multe lucruri, dar nu poate înlocui judecata umană. Echipa ta este fie cel mai puternic scut al tău, fie cea mai slabă verigă. Antrenamentul este ceea ce face diferența.

Ce să fac:

• Faceți din formare o narațiune, nu o prelegere. Renunță la diapozitivele cu glonț. Folosiți povești reale pentru a-i învăța pe angajați cum să detecteze un e-mail inteligent de phishing sau să reziste unui apel manipulator de inginerie socială. Conectați punctele dintre acțiunile lor și siguranța companiei.
• Repetă, întărește, reamintește. Instruirea privind securitatea nu ar trebui să fie un eveniment unic. Ar trebui să fie o serie de sesiuni regulate (de exemplu, trimestriale sau anuale). Vigilența dispare fără întărire.
• Democratizează responsabilitatea. Încadrați protecția datelor ca o misiune colectivă, o datorie comună și atunci veți reuși.

Datele au o durată de viață. Ignorarea etapei sale finale - eliminarea în siguranță - este ca și cum ar fi blocat cu grijă un document într-un seif și apoi a arunca cheia pe fereastră.

Ce să fac:

• Distrugeți hârtia cu scop. Nu aruncați doar documente în reciclare. Tăiați-le și sfărâmați-le. Faceți coșuri de distrugere la fel de comune ca coșurile de gunoi în zonele care manipulează documente sensibile.
• Delete data for good. Dragging a file to your computer's trash bin does not erase it. It just hides it. Use digital "shredding" software that overwrites the information, making it truly unrecoverable.
• Stăpânește arta redactării. Dacă documentul pe care urmează să îl distribuiți include informații confidențiale ale angajaților care nu trebuie văzute, eliminați aceste informații. Pentru copiile fizice, puteți folosi un marcator negru, pentru documente electronice - instrumente specializate de redactare bazate pe inteligență artificială.

Amenințările evoluează constant. În ciuda eforturilor tale, se vor întâmpla incidente. O strategie robustă de protecție a datelor poate minimiza aceste incidente și poate sugera un plan de acțiune în cazul unei încălcări.

În primul rând, auditați-vă în mod regulat controalele. O regulă care nu este aplicată rapid devine o regulă care nu contează. Consecvența în responsabilitate este ceea ce separă un document de politică de o realitate operațională.

Second, create a breach response plan. It is not a matter of if the breach will happen; it is a matter of when. A breach response plan is a clear set of actionable steps that will make employees act in the right moment instead of panicking.

Planul dvs. trebuie să acopere modul de limitare a prejudiciului, evaluarea impactului, îndeplinirea obligațiilor legale de notificare și, mai ales, corectarea vulnerabilității. Când fiecare secundă contează, acest plan este busola ta.

Protejarea informațiilor confidențiale ale angajaților este un angajament continuu. Necesită implementarea unor măsuri de securitate cuprinzătoare pentru toate informațiile sensibile, inclusiv cele dincolo de datele personale obișnuite de identificare, și crearea unui plan robust de răspuns la încălcare. Făcând asta, nu bifezi doar o casetă de conformitate, ci creezi un loc de muncă mai sigur și mai sigur pentru toată lumea.