Cum să monitorizați utilizarea internetului de către angajați?

Lumea digitală contribuie la multe evoluții în viața noastră. Nu are rost să negăm că progresul tehnologiilor IT de ultimă generație încurajează oamenii să corespondeze. Toată lumea se străduiește să creeze, să dezvolte, să proiecteze ceva nou. Monitorizarea online este, de asemenea, în continuă evoluție. Oamenii de afaceri merg mai departe și pun întrebări cu privire la modul de a spori productivitatea fiecărui membru al personalului. Ca urmare, au fost produse astfel de tehnologii inovatoare, cum ar fi software-ul de monitorizare a angajaților. Articolul de astăzi va acoperi toate bazele uneia dintre funcțiile de monitorizare a angajaților - utilizarea internetului.

Urmărirea online a utilizării internetului de către angajați este un instrument utilizat pentru monitorizarea și înregistrarea activităților angajaților în timpul orelor de lucru. Principalele sale obiective sunt:

1. asigură conformitatea cu politicile companiei
2. creșterea productivității
3. protejarea împotriva riscurilor de securitate

Protecția împotriva riscurilor de securitate înseamnă urmărirea site-urilor web vizitate, a timpului petrecut online și a utilizării lățimii de bandă.

ScienceDirect , o platformă premier de literatură academică revizuită inter pares, a efectuat cercetări și a ajuns la următoarea concluzie:

"Angajații petrec aproximativ 2 ore pe zi implicându-se în comportamente de cyberloafing (de exemplu, utilizarea internetului la locul de muncă în alte scopuri decât cele profesionale), care costă organizațiile aproape 85 de miliarde de dolari pe an."

Ca urmare, deja în 2001, 80% dintre companiile din întreaga lume au utilizat monitorizarea utilizării internetului de către angajați, după cum confirmă American Management Association . Din acel moment, situația nu s-a schimbat în mod fundamental: o rată ușor mai mare de companii utilizează un software sau altul pentru monitorizarea angajaților în scopul de a-și spori productivitatea. Conform studiului realizat de Spiceworks , De asemenea, 80% dintre companii mențin o politică de confidențialitate care informează utilizatorii că ar putea fi monitorizați în timp ce folosesc rețelele, dispozitivele și serviciile companiei.

Monitorizarea utilizării internetului de către angajați este justificată doar în cadrul orelor de lucru. Atâta timp cât întreprinderile și personalul lor administrativ nu încalcă drepturile legale ale angajaților, de ce să nu se utilizeze astfel de produse inovatoare?

Există, desigur, multe motive pentru care companiile folosesc această funcție. Dar noi le-am descoperit pe cele mai importante:

• Productivitate: Această funcție software ajută aproape la excluderea activităților care nu sunt legate de muncă la birou. După cum am menționat deja, aproape fiecare angajat petrece 2 ore pe zi făcând cyberloafing. Un astfel de software de monitorizare a utilizării internetului permite controlul procesului de lucru și sporește productivitatea generală.
• Securitate: Controlul asupra utilizării internetului ajută la protejarea datelor sensibile ale companiei împotriva furtului cibernetic. În plus, este interzisă accesarea site-urilor malware și rău intenționate.
• Optimizarea resurselor: Prin urmărirea utilizării lățimii de bandă, companiile pot gestiona mai bine resursele de rețea. La rândul lor, acestea garantează că operațiunile critice ale afacerii primesc lățimea de bandă necesară și nu sunt încetinite de utilizarea neesențială.
• Gestionarea riscurilor: Această opțiune contribuie la diminuarea riscurilor prin identificarea și abordarea comportamentelor inadecvate sau nesigure, cum ar fi accesul la conținut interzis. Neprevenirea unui astfel de comportament ar putea conduce la probleme juridice sau ar putea afecta reputația companiei.

Primul - instalarea agentului: Mai întâi de toate, instalați agentul pe dispozitivele țintă - PC-uri, laptopuri, tablete. Aceste programe software sunt operate fără supraîncărcare. Întrucât, captează activitatea pe Internet fără a interfera cu utilizarea obișnuită a PC-ului. Agentul instalat va colecta următoarele:

• Site-uri web vizitate
• Aplicații care rulează și durata de utilizare
• Fișiere încărcate sau descărcate
• Apăsarea tastelor și textul de pe ecran
• Capturi de ecran

Al doilea pas - colectarea și stocarea datelor: În intervalul de timp stabilit, software-ul trimite datele primite către spațiul de stocare în cloud ales. Informațiile transferate de la monitorul de navigare pe internet al angajaților pot fi de două tipuri: anonimizate și asociate. Aceste date sunt criptate corespunzător și stocate în siguranță. Acestea sunt accesibile numai managerilor autorizați.

Al treilea pas - raportare și analiză: Multe programe de monitorizare a angajaților oferă tablouri de bord în timp real. Aceste panouri afișează activitățile curente ale angajaților. Aceste tablouri de bord pot descrie utilizatorii activi actuali: ce aplicații sau site-uri web sunt utilizate. De asemenea, oferă niveluri de productivitate. Astfel de tablouri de bord nu sunt singura modalitate de analiză a datelor primite. Datele raportate includ:

• Jurnale de activitate
• Utilizarea aplicației
• Categorizarea site-urilor web
• Software de urmărire a timpului

Există, de asemenea, caracteristici suplimentare, cum ar fi monitorizarea în timp real, notificările și alertele, blocarea utilizatorilor, optimizarea productivității. Pe scurt, software-ul oferă acces la datele care sunt necesare pentru a contribui la productivitatea angajaților.

Există multe opțiuni disponibile pentru a ține sub control utilizarea internetului. Software-ul de monitorizare a angajaților oferă o astfel de oportunitate. Luăm, ca exemplu, CleverControl cu principalele sale produse software. Să aruncăm o privire profundă asupra a ceea ce ne oferă industria.

Software-ul de monitorizare la distanță se împarte în două funcții diferite. Acestea sunt monitorizarea de la distanță prin intermediul conturilor web securizate și monitorizarea live în timp real. Să luăm în considerare principalele caracteristici.

Astfel, monitorizarea de la distanță prin intermediul conturilor web securizate oferă următoarele opțiuni:

• Cum se modifică spațiul dvs. de lucru minut cu minut
• Care sunt sarcinile care apar și care au prioritate
• Ce idei unice sunt exprimate și discutate

Dacă vorbim despre monitorizarea în timp real, presupunem că personalul administrativ are dreptul de a avea acces la următoarele elemente instalate pe PC-ul unui angajat:

• aplicații
• site-uri web
• fișiere
• mesaje
• e-mailuri.

Rețineți însă că fiecare angajat are dreptul legal de a ști dacă este monitorizat. Legile și reglementările privind această utilizare sunt în continuă schimbare. Obțineți mai multe detalii și să fie conștienți. Dar, în general, așa cum a spus HR DIVE , 68% dintre manageri sunt convinși că monitorizarea îmbunătățește performanța, însă alții nu sunt de acord.

Ce mai este disponibil pe CleverControl și pe alte platforme:

• Keylogger
• Capturi de ecran
• Monitorizarea dispozitivelor de stocare amovibile (USB, HDD, SD)
• Controlul asupra imprimării

Keylogger, de exemplu, permite să vedeți instantaneu ce text scrie un angajat, înregistrând apăsările de taste în orice aplicație. În plus, verificați dacă există cuvinte de alertă nedorite în apăsările de taste ale angajaților.

Fiecare dintre caracteristicile enumerate este orientată către limitarea utilizării internetului în activități care nu sunt legate de muncă.

Ce mai folosesc companiile pentru a monitoriza activitatea și utilizarea internetului de către angajați? Controlul video și audio include recunoașterea feței, instantanee, înregistrări sonore la microfon, înregistrări video prin camera web. Șeful dvs. poate monitoriza rețelele de socializare dacă sunt utilizate în scopuri profesionale.

Toate capacitățile software enumerate arată că oamenii de afaceri se străduiesc să sporească productivitatea cât mai mult posibil din cauza ratei crescute de cyberloafing.

Cu siguranță că da! Legile și reglementările depind de țara sau statul american în care locuiți. Să vedem în ce țări este absolut legal să monitorizați utilizarea internetului de către angajați.

Statele Unite, confirmate de Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice din 1986, au voie să utilizeze software de monitorizare a angajaților. Dar există o notă semnificativă, legile pot varia în funcție de stat. Reglementările din unele state americane impun companiilor să notifice fiecare membru al personalului care este monitorizat.

Uniunea Europeană, cu țări precum Spania, Franța, Germania, nu are reglementări stricte în ceea ce privește chestiunea articolului. UE ia ca bază Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). În conformitate cu acest regulament, angajatorul trebuie să informeze un angajat înainte de instalarea oricărui software.

În cazul în care informațiile sunt primite în cadrul legal, acestea pot fi monitorizate, înregistrate și analizate.

China, de exemplu, monitorizează utilizarea internetului de către angajați. Monitorizarea este protejată și reglementată de Regulamentul din 1994 privind siguranța și protecția sistemelor informatice și de Normele administrative din 1997 privind siguranța și protecția conexiunilor internaționale prin rețele informatice. Fiecare angajator ar trebui să notifice personalului ce software este utilizat pentru a colecta astfel de date.

Provocările comune sunt:

• Preocupări legate de confidențialitate
• Conformitatea juridică
• Moralul angajaților
• Implementare tehnică
• Supraîncărcarea datelor
• Cost

În cazul modului de lucru hibrid sau la distanță, este posibil să se utilizeze aceleași instrumente software pe care le-am menționat mai sus. Respingeți accesul la computere de la software-ul de monitorizare a angajaților.

Da, multe companii monitorizează și înregistrează traficul care trece prin rețeaua lor în scopuri legale și de securitate. Dacă utilizați WiFi în scopuri personale, aceste date vor fi probabil înregistrate. Deoarece sunt stocate pentru o anumită perioadă de timp, acestea pot fi, de asemenea, analizate.

Puteți monitoriza lățimea de bandă a rețelei angajaților utilizând instrumente de monitorizare a rețelei. Acestea urmăresc utilizarea lățimii de bandă, identifică sursele de trafic intens și analizează fluxul de date în rețea.

Vom face o sinteză a textului de mai sus:

1. În majoritatea cazurilor, este legală monitorizarea utilizării internetului. Desigur, depinde de reglementările țării, dar totuși este posibil să utilizați un astfel de software.
2. În multe țări, un angajator trebuie să notifice angajații cu privire la instalarea acestui software.
3. Există numeroase instrumente, funcții și subfuncții care îi ajută pe angajatori să își verifice activitățile personalului.
4. Este nevoie de puțin timp pentru a instala un agent pe PC-ul țintă sau pe alt dispozitiv și pentru a obține primele înregistrări.
5. Scopul principal al unei astfel de monitorizări este de a reduce rata activităților nelegate de muncă. Cu alte cuvinte, productivitatea angajaților va fi îmbunătățită considerabil.