Cum să faceți monitorizarea mai puțin stresantă pentru angajați

Pe 30 mai 2023, The Guardian a publicat un articol articolul citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.

Desigur, ar fi lipsit de onestitate să ignorăm în mod categoric efectele monitorizării angajaților asupra acestora și, din acest motiv, am decis să cercetăm în profunzimea industriei de monitorizare a angajaților pentru a înțelege mai bine influențele și presiunile care se regăsesc în funcțiile de monitorizare din cadrul întreprinderilor. Pentru că, în calitate de furnizor pionier al soluțiilor de monitorizare a angajaților, știm de prima mână că supravegherea constantă a fluxurilor de lucru granulare nu este tocmai cea mai bună modalitate de a construi un loc de muncă sănătos.

Cu siguranță, instrumentele de monitorizare a angajaților sunt o piesă vitală la locul de muncă în acest moment. Aproape toată lumea pe care o cunoaștem se bazează pe o anumită formă de soluție de monitorizare a angajaților și, așa cum am subliniat în articolele noastre anterioare, o astfel de încredere a dus și la o creștere a productivității angajaților. Citiți pe larg articolele noastre articolul despre modul în care CleverControl a sprijinit întreprinderile în amplificarea productivității angajaților cu peste 5%, în timp ce acestea experimentau o săptămână de lucru de 4 zile.

Cu toate acestea, în scopul acestui articol, dorim să subliniem efectul psihologic al supravegherii constante și modul în care întreprinderile pot profita de soluțiile de supraveghere pentru a crea un mediu de lucru mai productiv și mai sănătos.

Pentru a menționa doar câțiva, următorii sunt probabil cei mai comuni factori psihologici asociați cu sistemele de monitorizare care sunt cunoscuți ca fiind cauza stresului:

• Sentimentul de a fi supravegheat tot timpul - imposibilitatea de a se descărca

• Concurență între angajați bazată pe monitorizarea rezultatelor și nu pe performanță

• Teama de intruziune inutilă - de exemplu, angajatorii care intră în spațiul personal

• Diferite ore de productivitate și niveluri de productivitate

• Sentimentul de neîncredere și lipsă de respect, ceea ce duce la o lipsă de implicare și de angajament în muncă

• Presiunea inutilă asociată cu graba de a grăbi munca, care introduce teama de a face o greșeală sau de a nu respecta termenele limită, mai ales atunci când este monitorizat în mod constant

Se știe că problemele de mai sus îi fac pe angajați să se simtă stresați și nemulțumiți de mediul de lucru, ceea ce este de înțeles. La urma urmei, cine și-ar dori să se afle sub supravegherea constantă a colegilor și a superiorilor, simțindu-se în același timp nedemn de o astfel de examinare?

Dar sunt aceste probleme care decurg cu adevărat din utilizarea instrumentelor de monitorizare? Sau este vorba de ceva mai profund - ceva ce poate fi abordat prin implementarea unei abordări sănătoase a monitorizării?

Răspunsul la această întrebare indică "cine" utilizează instrumentul și "cum" procedează. De fapt, toți factorii menționați mai sus indică faptul că angajații nu se tem neapărat de utilizarea instrumentului de monitorizare, ci se tem de amploarea utilizării acestuia și de posibilitatea ca datele de monitorizare să fie folosite împotriva lor fără o atenție adecvată. Acesta este cu siguranță un aspect care trebuie să preocupe întreprinderile.

Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.

În acest scop, iată câteva măsuri imediate pe care întreprinderile le pot lua pentru a rezolva această problemă:

1. Stabiliți obiective de productivitate realizabile

   Oamenii nu pot fi productivi tot timpul; ei trebuie să aibă timp să reflecteze, să se relaxeze și să se ocupe. În caz contrar, riscă să se epuizeze. În timp ce vă stabiliți obiectivele de productivitate, luați în considerare posibilitatea de a lua pauze și de a vă gândi la activitatea profesională. În plus, atunci când analizați datele de monitorizare, luați în considerare trăsăturile specifice ale forței de muncă. Unele persoane preferă să își cartografieze gândurile pe hârtie mai degrabă decât pe un computer; programul poate considera acest timp ca fiind inactiv.

2. Stabiliți un context clar

   Angajatorii trebuie să fie transparenți în ceea ce privește motivele pentru care se face monitorizarea și modul în care aceasta va ajuta compania și lucrătorii săi. Este important să se stabilească reguli și reglementări clare care să specifice ce se urmărește, cum vor fi utilizate informațiile și ce se așteaptă de la angajați în ceea ce privește confidențialitatea.

3. Stabilirea încrederii

   Consolidarea încrederii este esențială. Angajatorii trebuie să țină cont de faptul că monitorizarea nu are ca scop microgestionarea sau punerea la îndoială a competenței lucrătorilor, ci mai degrabă îmbunătățirea productivității, sporirea securității și menținerea conformității. Demonstrarea încrederii în capacitățile și etica muncii angajaților poate atenua stresul.

4. Stabiliți politici și obiective clare de monitorizare

   Elaborarea unor politici de monitorizare bine definite și ușor accesibile, care să prezinte scopul, domeniul de aplicare și limitele activităților de monitorizare. Angajații ar trebui să înțeleagă clar ce va fi monitorizat și cum se aliniază cu obiectivele organizaționale.

   De asemenea, fiecare angajat ar trebui să își cunoască obiectivul de productivitate și toleranțele (abaterile admise față de acesta). Aceștia trebuie să fie informați că datele privind productivitatea lor nu sunt accesibile publicului și că sunt utilizate doar în contextul gestionării performanței.

   Ideea de bază ar trebui să fie informarea angajaților cu privire la tipul de sistem de monitorizare care este în vigoare și de ce. De fapt, pentru a reduce nervozitatea, începeți să vă monitorizați angajații treptat.

5. Asigurați coexistența confidențialității și a responsabilității

   Încercați să găsiți un echilibru între protejarea confidențialității angajaților și asigurarea că aceștia sunt trași la răspundere. Ar trebui utilizate strategii de monitorizare cât mai puțin intruzive, cu accent pe activitățile legate de muncă. Trebuie evitată monitorizarea excesivă care depășește ceea ce este necesar din motive de afaceri autentice - lucru pe care CleverControl îl facilitează fără probleme.

   De exemplu, supraveghere prin webcam și funcțiile de înregistrare audio sunt opționale și nu sunt activate în mod implicit. Din motive de securitate, acestea ar putea fi necesare pentru anumite firme sau funcții profesionale, cum ar fi platformele de predare online, dar dacă angajatorul nu are nevoie de ele sau le consideră intruzive, le poate dezactiva pur și simplu.

6. Impuneți feedback și recunoaștere periodică

   Instituiți o cultură a feedback-ului constructiv și a recunoașterii. Utilizați datele de monitorizare pentru a-i ajuta pe angajați să se îmbunătățească, nu pentru a-i pedepsi și a-i spiona. Și comunicați în mod regulat cu angajații cu privire la performanțele, progresele și realizările lor. Recunoașterea eforturilor lor poate contribui la reducerea stresului legat de monitorizare și la crearea unui mediu de lucru pozitiv.

7. Protejați datele și confidențialitatea

   Luați măsuri pentru a proteja confidențialitatea și datele angajaților dumneavoastră. Asigurați-vă că datele obținute sunt păstrate în siguranță (atât în sistemele locale, cât și în cloud), că sunt accesibile doar persoanelor autorizate și că sunt utilizate doar în scopul pentru care au fost create, prin instituirea unor măsuri de securitate puternice. Comunicați în mod clar măsurile de protecție a datelor în vigoare pentru a-i liniști pe angajați.

8. Să dispună de un organism de soluționare a plângerilor

   Asigurați-vă că angajații au întotdeauna un ascultător pentru problemele lor legate de sistemele de monitorizare. În acest scop, puneți la dispoziție ajutor uman pentru a rezolva problemele introduse și trecute cu vederea de sistemele de monitorizare. Confortul și bunăstarea angajaților sunt la fel de importante ca și productivitatea lor și, ca atare, trebuie să li se acorde prioritate. Angajatorii nu trebuie doar să presupună că membrii personalului lor sunt conștienți de sistemul de monitorizare și că sunt de acord cu utilizarea acestuia.

9. Mergi încet

   Faptul de a avea o perspectivă clară asupra detaliilor legate de productivitate poate fi suficient de tentant pentru a le lua rapid în considerare în timpul evaluărilor. Cu toate acestea, se recomandă ca întreprinderile să introducă treptat instrumente de monitorizare, ținând întotdeauna cont de ceea ce angajații sunt obișnuiți în ceea ce privește munca lor și de ceea ce înseamnă pentru ei. Ideea ar trebui să fie aceea de a crea o schimbare pozitivă de mentalitate care să îi facă pe angajați să se simtă mai confortabil.

10. Respectați limitele

    Spațiul personal al angajaților și orele libere trebuie respectate. Prin urmare, evitați practicile de supraveghere invazive care se amestecă în viața privată a lucrătorilor în afara serviciului. Acest lucru este deosebit de important, deoarece poate duce la stres psihologic - ceea ce ar putea duce la creșterea fluctuației angajaților și deschide calea pentru probleme precum demisia discretă.

Monitorizarea angajaților este o practică recurentă, așa că este esențial să aveți un scop clar definit pentru aceasta și să insistați în continuare asupra bunăstării angajaților. Dacă monitorizarea este realizată cu atenție și cu atenția cuvenită punctelor de durere la care angajații sunt sensibili, aceasta va conduce la rezultate pozitive.

Vă gândiți să înființați o funcție de monitorizare? Vă putem ajuta să descoperiți modalități de a o face mai utilă în contextul specific al activității dumneavoastră, respectând în același timp confidențialitatea angajaților. Contactați-ne astăzi!