Cum să alegeți un sistem de control al timpului potrivit pentru dumneavoastră?

Alegerea unui sistem de monitorizare a angajaților nu este o sarcină care trebuie luată cu ușurință. Opțiunile dvs. variază de la sisteme gratuite până la sisteme de vârf, fiecare cu avantajele și dezavantajele sale. Este important să înțelegeți ce au de oferit aceste sisteme, cum se compară unele cu altele, în ce măsură se aliniază cu practicile dvs. de afaceri și, cel mai important, cât de mult costă pe măsură ce afacerea se extinde.

Greșeala de a alege un sistem greșit poate avea repercusiuni grave, inclusiv, dar fără a se limita la, costuri ridicate, productivitate scăzută și un randament scăzut al investiției. În cel mai rău caz, pot apărea probleme juridice din cauza neconformității - ceea ce amplifică riscul economic și de reputație pe care îl implică alegerea unui sistem greșit.

Acest lucru ridică întrebarea - cum alegeți sistemul de control potrivit pentru afacerea dumneavoastră? În acest articol, vom discuta taxonomia sistemelor de monitorizare a angajaților, oferind în același timp o defalcare detaliată a capacităților acestora și a aplicabilității lor pentru afacerea dumneavoastră.

În acest scop, iată un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să începeți.

Începeți prin a vă analiza cu atenție practicile de afaceri - modul în care lucrați, cerințele pe care le aveți și modalitățile prin care vă puteți extinde. Acest lucru vă va informa decizia cu privire la sistemul de monitorizare a angajaților care este cel mai potrivit pentru dumneavoastră. De exemplu, dacă s-a înregistrat o creștere a incidenței fraudelor comise de angajați și doriți să îmbunătățiți controalele interne, veți căuta probabil un sistem care să aducă valoare adăugată în acest domeniu.

Acesta este probabil cel mai important pas în alegerea sistemului de monitorizare a angajaților potrivit pentru compania dumneavoastră. Odată ce v-ați evaluat nevoile afacerii dumneavoastră, ar trebui să puteți crea un criteriu pe care să îl utilizați pentru a cuantifica valoarea unui sistem în raport cu un altul. Este important să evaluați fiecare sistem în mod obiectiv, fără idei preconcepute. Din experiența noastră, ar trebui să analizați sistemul în funcție de trei domenii fundamentale:

Funcționalitatea unui anumit serviciu se referă la ușurința cu care acesta poate sprijini întreprinderea în atingerea obiectivelor sale de bază. Cu alte cuvinte, este cel mai mic numitor comun a ceea ce o afacere poate aștepta de la un sistem de monitorizare a angajaților. În acest scop, funcționalitatea cuprinde următoarele atribute:

• Scalabilitate: Un sistem este scalabil dacă este capabil să susțină creșterea fără a fi nevoie de actualizări costisitoare.

• Ușurința de punere în aplicare: Cu cât procesul de instalare, configurare și instruire a utilizatorilor este mai puțin elaborat și mai puțin implicat, cu atât vă puteți aștepta la o reducere mai mare a costurilor totale.

• Capacități de integrare: Un sistem este integrat dacă se poate integra cu ușurință cu alte sisteme, asigurându-se că funcțiile cheie ale afacerii nu sunt compromise.

• Compatibilitate: Sistemul potrivit trebuie să fie compatibil cu cele mai recente versiuni de Windows și Mac OS X. Compatibilitatea cu sistemele de operare mobile (Android și iOS) este un avantaj suplimentar pentru acele întreprinderi care se bazează pe accesarea sistemelor lor în timpul deplasărilor sau care doresc să monitorizeze rețelele sociale, mesageria pe internet etc.

• Utilizare: Interfața unui sistem ar trebui să fie simplă, intuitivă și ușor de navigat, permițându-vă să luați rapid deciziile de afaceri corecte.

• Analiză: Sistemul ar trebui să ofere analize utile, de preferință în timp real, pentru a vă ajuta să vă înțelegeți mai bine forța de muncă.

De la monitorizarea paginilor web la monitorizarea aplicațiilor, de la activitatea socială la controlul AV (audio-video) și backup de date, caracteristicile includ tot ce este inclus în pachet. Mai în profunzime, iată care sunt caracteristicile pe care ar trebui să le căutați la un sistem de monitorizare a angajaților:

Monitorizare la distanță

În era post-pandemică, în care cultura muncii hibride este o normă, este important ca angajatorii să poată monitoriza angajații de la distanță prin intermediul unui cont web securizat. Acest lucru este deosebit de important în urma numărului tot mai mare de intruziuni la nivelul terminalelor. Un studiu recent Cercetarea Institutului Ponemon a subliniat că aproximativ 68% dintre organizații au suferit atacuri la nivelul terminalelor care le-au compromis datele și infrastructura. Prin urmare, este imperios necesar să se analizeze în timp real activitățile angajaților la distanță.

Colectarea datelor în timp real

Accesul instantaneu la date în timp real vă asigură că puteți lua decizii în timp util, reduceți la minimum riscurile de întrerupere a activității și identificați eventualele probleme înainte ca acestea să se agraveze. Un exemplu ar fi CleverControl Companion - o aplicație mobilă care permite întreprinderilor să colecteze și să analizeze fără probleme informații în timp real din sistemele angajaților.

Funcționalitate de înregistrare multifațetată

Înregistrarea tastelor, capturi de ecran, monitorizarea dispozitivelor detașabile, monitorizarea mesajelor instantanee și urmărirea prin GPS sunt doar câteva exemple de caracteristici multifațetate care pot fi oferite de un sistem de monitorizare a angajaților. Este important să vă asigurați că aceste caracteristici corespund nevoilor dumneavoastră, deoarece acestea sunt elementele care vă ajută în cele din urmă să vă supravegheați angajații și să îmbunătățiți controalele interne.

Supraveghere audio și video

Posibilitatea de a monitoriza de la distanță fluxurile video poate fi un factor de schimbare pentru multe întreprinderi. Instantaneele, înregistrările sonore ale microfonului și înregistrările video ale camerelor web pot oferi o mulțime de informații despre comportamentul angajaților, oferindu-le angajatorilor cunoștințele necesare pentru a lua decizii mai bune. Acestea fiind spuse, este vital să țineți cont de ramificațiile juridice și de confidențialitate ale practicilor dvs. de monitorizare. Să explorăm acest aspect mai în detaliu în secțiunea următoare.

Urmărirea timpului

Sistemele de monitorizare a angajaților evoluează din ce în ce mai mult pentru a încorpora funcționalitatea de urmărire a timpului. Capacitatea de a monitoriza productivitatea angajaților în timp real vă poate ajuta să urmăriți și să măsurați performanța angajaților, să identificați domeniile de îmbunătățire și, în cele din urmă, să vă oferiți un avantaj față de concurență. Urmărirea timpului angajaților este, în special, relevantă pentru întreprinderile care doresc să își îmbunătățească eficiența operațională, să elimine fraudele și să eficientizeze procesele de facturare.

Luați în considerare cazul cererilor de despăgubire pentru ore suplimentare; acestea pot fi evitate atunci când angajații sunt informați cu privire la necesitatea de a justifica timpul alocat. Cu alte cuvinte, întreprinderile își pot raționaliza procesele de salarizare prin integrarea analizelor de urmărire a timpului. Să nu uităm de îmbunătățirile de productivitate care pot fi obținute atunci când monitorizarea în timp real este cuplată cu urmărirea timpului angajaților. De la logare până la deconectare și detectarea timpului de inactivitate, sistemul poate oferi angajatorilor o perspectivă asupra dinamicii locului de muncă și poate contribui substanțial la eliminarea blocajelor, la abordarea problemelor de productivitate și la automatizarea proceselor de afaceri.

Este important să înțelegeți politica de monitorizare a angajaților și implicațiile legale ale alegerilor dumneavoastră. Legile din diferite țări și regiuni diferă, unele fiind mai stricte decât altele. În Europa, de exemplu, Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) stabilește regulile pentru întreprinderile care doresc să colecteze și să analizeze datele personale ale angajaților lor, făcând obligatorie solicitarea consimțământului și recunoașterea politicilor de monitorizare. De asemenea, în Statele Unite, Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice din 1986 permite angajatorilor să monitorizeze, considerând că au un motiv legitim pentru a face acest lucru.

În acest scop, țineți cont de următoarele lucruri:

• Evaluați cerințele legale ale statului dumneavoastră.

• Asigurați-vă că sistemul de control pe care îl alegeți este conform din punct de vedere juridic, adică furnizorul de servicii de monitorizare este înregistrat la autoritățile de reglementare relevante din țara dumneavoastră.

• Obțineți o confirmare scrisă sau prin e-mail din partea angajaților cu privire la politica dumneavoastră și la faptul că au citit-o și au înțeles-o (dacă este necesar).

• Să aibă la dispoziție un mecanism de răspuns eficient în cazul plângerilor angajaților.

• Solicitați consiliere juridică în caz de îndoieli sau ambiguitate.

Acum că v-ați evaluat nevoile afacerii și v-ați stabilit criteriile, trebuie să treceți la următorul pas: selectarea sistemului de monitorizare a angajaților potrivit. Pentru comoditatea dvs., am enumerat cele mai importante cinci sisteme de control, pe baza testelor pe care le-am efectuat asupra lor.

Clever Control, un sistem de ultimă generație pentru productivitatea angajaților, este specializat în urmărirea activităților și a timpului de lucru. Oferind o gamă largă de caracteristici, inclusiv camera web orientată spre angajat, înregistrarea vocii și a mesajelor text, monitorizarea e-mailurilor și a rețelelor sociale, este perfect pentru angajatorii de linii de asamblare și pentru unitățile în care angajații trebuie monitorizați în timp real. În plus, procesul de instalare este simplu, tabloul de bord este extrem de ușor de utilizat, iar capacitățile de raportare sunt cuprinzătoare. Soluția se poate extinde în funcție de cerințele afacerii dvs. și este disponibilă pentru o încercare gratuită.

Aplicația CleverControl Companion, în special, oferă o serie de caracteristici și funcționalități flexibile, ceea ce o face alegerea ideală pentru locurile de muncă care doresc să monitorizeze angajații în timp real. Este intuitivă și interactivă și poate fi personalizată în funcție de cerințele afacerii dumneavoastră. Ceea ce iese în evidență este capacitatea sa de a facilita cunoașterea în timp real a activităților utilizatorilor, a timpului activ și a timpului de inactivitate. Acesta din urmă este deosebit de relevant pentru întreprinderile care doresc să eficientizeze eficiența operațională, să elimine obstacolele din fluxul de lucru și să maximizeze productivitatea.

Insightful se comercializează ca o platformă de analiză a forței de muncă și de productivitate, și pe bună dreptate. Instrumentul, asemănător cu Clever Control, oferă o serie de caracteristici pentru monitorizarea angajaților, urmărirea timpului și cartografierea automată a timpului. Insightful, așa cum sugerează și numele, se remarcă atunci când vine vorba de capacitățile sale de raportare, deoarece oferă o perspectivă asupra detaliilor granulare ale activităților angajaților - folosind câmpuri precum timpul de inactivitate, aplicațiile cele mai utilizate etc. Cu toate acestea, este un pic mai costisitor.

În plus, Insightful ajută întreprinderile să își optimizeze timpul alocat derulării proiectelor. Aceasta face acest lucru permițând angajatorilor să urmărească timpul petrecut pentru fiecare sarcină, aplicație, site web etc. Astfel de informații granulare, împreună cu o funcție de panou Kanban de gestionare a proiectelor, le permit angajatorilor să conducă concentrarea asupra celor mai importante sarcini, să elimine pierderile de timp și să crească productivitatea generală.

CurrentWare este un sistem de control care pune un accent explicit pe securizarea sistemelor împotriva amenințărilor din interior. În plus, sistemul vă permite să monitorizați de la distanță activitățile persoanelor din rețea - o caracteristică excelentă pentru angajatorii cu mulți angajați la distanță. Singurul dezavantaj este că diferitele module de capabilități trebuie aduse separat. De exemplu, cele trei module - BrowseReporter (Monitorizarea calculatoarelor), BrowseControl (Filtrare web) și AccessPatrol (Control USB și DLP) trebuie achiziționate separat. Pe de altă parte, însă, acest lucru poate fi benefic pentru întreprinderile cu cerințe foarte speciale.

ActivTrak este preferat datorită înregistrării în timp real a activităților, care permite sistemului să monitorizeze și să înregistreze comportamentul angajaților în timp real. Dar ceea ce iese în evidență la acest instrument este capacitatea sa de a conduce acțiuni, în loc de a colecta și vizualiza doar date. Iar acest lucru funcționează pentru a îmbunătăți experiența angajatorului, ca să nu mai vorbim de eficiența generală a afacerii, prin reducerea birocrației. Soluțiile ActivTrak pentru întreprinderi sunt puțin cam scumpe; cu toate acestea, dispune de o versiune gratuită, astfel încât nu trebuie să plătiți niciun cent până când nu sunteți mulțumit de sistem.

Asemănător cu Insightful, ActivTrak dispune de o funcție cuprinzătoare de urmărire a timpului, permițând angajatorilor să analizeze variațiile productivității pe parcursul zilei, săptămânii și lunii. În special, ActivTrak permite, de asemenea, angajatorilor să stabilească programe flexibile pentru evaluarea activităților entităților organizaționale. Acestea pot fi liber-profesioniști, lucrători contractuali sau alți furnizori de servicii terți pe care îi angajează întreprinderea.

Poate unul dintre cele mai populare sisteme de control de pe această listă. Teramind este specializat în securitatea endpoint și protecția datelor. Una dintre cele mai bune caracteristici ale acestui sistem de control este analiza comportamentului utilizatorilor, permițând angajatorilor să înțeleagă tiparele comportamentale ale angajaților lor și să reacționeze în consecință. În plus, oferă suficient sprijin întreprinderilor pentru a asigura o gestionare eficientă a politicilor și regulilor, grație șabloanelor de reguli gata de utilizare. Cu toate acestea, în ceea ce privește viabilitatea sa, Teramind s-ar putea să nu se potrivească tuturor nevoilor întreprinderilor mici și se adresează mai bine unor instituții mult mai largi.

Fiecare afacere are nevoi unice, așa că este important să nu plătiți prea mult pentru ceva de care nu aveți nevoie. Prin urmare, asigurați-vă că efectuați o verificare amănunțită înainte de achiziție și căutați un sistem de control care poate răspunde nevoilor dumneavoastră. Odată ce v-ați decis asupra unui produs, căutați o demonstrație înainte de a lua decizia finală.