Cum poate o companie să economisească 1,5 milioane de dolari folosind CleverControl: Un studiu de caz

Spre sfârșitul anului 2021, după pandemia mondială și o perioadă dificilă de lucru de la distanță, un mare furnizor de soluții de afaceri a observat o scădere generalizată a productivității în rândul celor 800 de angajați ai săi. Dar evaluarea amplorii exacte a acesteia și elaborarea de strategii pentru a o contracara era complicată fără o soluție de monitorizare obiectivă și atotcuprinzătoare. Pe măsură ce angajații se întorceau treptat la birouri, conducerea a realizat nevoia urgentă de un sistem de monitorizare robust. Au ales CleverControl - un software cuprinzător de monitorizare a angajaților. Implementarea CleverControl s-a dovedit a fi un punct de cotitură decisiv pentru companie. Soluția nu numai că a sporit productivitatea angajaților, dar a dus și la economii semnificative de aproximativ 1,5 milioane de dolari pentru anul respectiv. Iată o relatare detaliată a călătoriei lor.

În centrul eforturilor companiei de îmbunătățire a eficienței se află monitorizarea productivității angajaților, identificarea modelelor ineficiente sau a distragerii atenției și implementarea unor măsuri corective eficiente. După doar câteva săptămâni de implementare a CleverControl, a ieșit la iveală faptul că angajații iroseau un procent uimitor de 35% din timpul de lucru în activități neproductive, cum ar fi navigarea pe rețelele de socializare și pe site-urile de cumpărături sau pauze prelungite.

Angajații au recunoscut că le-a lipsit disciplina după ce au lucrat de acasă, unde puteau lua pauze pentru a se relaxa sau a se distra oricând. Conducerea a emis avertismente prin intermediul șefilor de departament, îndemnându-i pe angajați să lucreze la disciplină și productivitate. Ca urmare, timpul neproductiv a fost redus la un procent mult mai sănătos de 13%. Această reducere drastică a timpului irosit s-a tradus prin economisirea de către companie a aproximativ 1.411.000 de dolari în costuri de productivitate.

Funcționalitatea CleverControl se extinde la înregistrarea tuturor programelor instalate pe computerele monitorizate. Acesta poate urmări momentul lansării și închiderii fiecărui program, poate analiza activitatea programelor și poate evidenția aplicațiile cele mai utilizate. Monitorizarea a scos la iveală faptul că angajații nu foloseau la maximum licențele și abonamentele de software profesional pe care compania le furniza. În alte cazuri, angajații au solicitat anumite programe software sau abonamente plătite, doar pentru a le lăsa nefolosite după achiziționare.

Compania nu controlase suficient de atent utilizarea reală a software-ului sau facturarea automată; ca urmare, conducerea nu era conștientă de risipa. Stimulată de informațiile revelatoare oferite de CleverControl, compania a luat măsurile necesare pentru a anula abonamentele nefolosite și a reduce licențele subutilizate, ceea ce a dus la economii de aproximativ 20.000 de dolari.

Într-o epocă în care eliminarea hârtiei este o alegere sustenabilă, compania, la fel ca un procent uimitor de 90% dintre întreprinderi, nu își urmărea costurile de imprimare. De obicei, astfel de companii își subestimează cheltuielile reale cu o medie de 40%. CleverControl, cu capacitatea sa de monitorizare a imprimantei, urmărește sarcinile imprimantei împreună cu marcajele de timp și utilizatorul care a inițiat imprimarea. Combinate cu capturi de ecran și jurnale de înregistrare a ecranului, aceste date oferă informații valoroase despre obiceiurile de imprimare ale angajaților.

În timpul procesului de monitorizare, șefii de departamente au observat că angajații tipăreau adesea fișiere personale care nu aveau legătură cu activitatea profesională, folosind echipamente de birou. Alții au ales să tipărească documente pentru a le revizui și adnota pe hârtie în mod tradițional, chiar și atunci când erau disponibile alternative digitale. În plus, angajații erau predispuși să tipărească copii suplimentare "pentru orice eventualitate", care, în mod inevitabil, rămâneau nefolosite.

Conducerea a început prin interzicerea oricărei utilizări abuzive a imprimantelor de birou în scopuri personale. Informațiile obținute din datele CleverControl au inspirat compania să înceapă să elaboreze inițiative de conștientizare fără hârtie și să încurajeze angajații să adopte o abordare mai mult axată pe digital. Aceste inițiative au redus costurile de imprimare cu 20%, economisind companiei suma impresionantă de 117.000 de dolari.

Eforturile companiei de a spori productivitatea și de a reduce costurile inutile prin intermediul sistemului de monitorizare cuprinzător CleverControl oferă o imagine convingătoare a puterii unui management proactiv al angajaților. Confruntându-se cu provocarea reprezentată de scăderea productivității după faza de lucru la distanță, compania a apelat la tehnologie pentru a găsi o soluție. Iar CleverControl nu a dezamăgit.

Prin dezvăluirea amplorii comportamentelor neproductive, software-ul a permis companiei să ia decizii bazate pe date, stimulându-i pe angajați să își îmbunătățească obiceiurile de lucru și disciplina. În termeni cuantificabili, reducerea timpului irosit a dus la economii remarcabile de aproximativ 1,41 milioane de dolari, un impuls semnificativ pentru rezultatele companiei.

Dar beneficiile nu s-au limitat la o productivitate îmbunătățită. Utilizând funcționalitatea CleverControl pentru a urmări utilizarea software-ului, compania a identificat alte pierderi: licențe și abonamente de software profesional subutilizate. Această cheltuială latentă, atunci când a fost abordată, a dus la o economie de 20.000 de dolari.

Capacitatea software-ului de a monitoriza utilizarea imprimantei a scos la iveală o altă zonă de economisire substanțială a costurilor - reducerea costurilor de imprimare. Prin aplicarea unei politici stricte de utilizare a imprimantelor și prin încurajarea trecerii la soluții digitale, compania a făcut pași importanți în direcția sustenabilității și a reușit să economisească încă 117.000 de dolari.

În concluzie, pașii proactivi ai companiei în vederea identificării ineficienței, combinați cu implementarea soluției de monitorizare CleverControl, au dus la economii de 1,5 milioane de dolari într-un singur an. Acest studiu de caz este o demonstrație perspicace a modului în care întreprinderile pot profita de tehnologia modernă pentru a eficientiza operațiunile, a crește productivitatea și a reduce costurile. El prezintă potențialul ca și alte companii să facă același lucru, transformând provocările în oportunități de îmbunătățire și creștere.