Care sunt limitele etice ale supravegherii angajaților?

Monitorizarea angajaților a devenit o practică comună astăzi. Când companiile iau în considerare urmărirea angajaților, evaluează beneficiile, selectează activitățile de monitorizat, instrumentele de implementat pentru aceasta și studiază legile de stat și locale care reglementează monitorizarea angajaților în zonă. Ceea ce managerii resping adesea este partea etică a urmăririi. Totuși, această demitere poate fi devastatoare pentru climatul psihologic din echipă și cultura companiei.

În acest articol, vom explora limitele etice ale supravegherii angajaților: efectele negative ale urmăririi excesive și principiile etice ale monitorizării.

Supravegherea angajaților este adesea o necesitate în domenii reglementate, cum ar fi finanțele sau asistența medicală, și foarte benefică în alte industrii. Companiile care îl folosesc urmăresc de obicei următoarele obiective:

• Evaluarea performanței;

• Găsirea ineficiențelor și îmbunătățirea proceselor de lucru

• Prevenirea scurgerilor de date și creșterea securității;

• Respectarea reglementărilor specifice industriei;

• Managementul echipei de la distanță.

Aceste obiective sunt legitime, dar nu anulează necesitatea utilizării etice a monitorizării.

În centrul dezbaterilor etice despre supravegherea angajaților se află întrebarea finală: cât de multă supraveghere este adecvată fără a submina încrederea și demnitatea?

Angajații acționează ca ei profesionali la locul de muncă, dar totuși se așteaptă la o cantitate rezonabilă de intimitate. Monitorizarea constantă, mai ales atunci când este invizibilă sau prea intruzivă, poate face oamenii să se simtă neîncrezători, urmăriți sau chiar dezumanizați. Ca urmare:

• Angajații se simt mai stresați și anxioși. Un sondaj realizat de ExpressVPN a arătat că 56% dintre angajații monitorizați simt stres și anxietate din cauza supravegherii.

  Sondajul American Psychological Association din 2023 confirmă impactul negativ al monitorizării angajaților: 45% dintre respondenții monitorizați spun că locul lor de muncă are un impact negativ asupra sănătății mintale, comparativ cu 29% dintre angajații nemonitorizați.

• Angajații simt că le este încălcată intimitatea. Potrivit sondajului ExpressVPN, 48% dintre angajați ar fi chiar dispuși să-și reducă salariul dacă nu înseamnă supraveghere.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Angajații devin mai puțin creativi și inovatori. O cultură a controlului constant poate descuraja asumarea de riscuri și gândirea creativă - calități esențiale pentru creșterea pe termen lung.

• Angajații sunt mai susceptibili de a se angaja în comportamente nedorite. Luarea de pauze neaprobate, furtul de echipamente de birou și lucrul încet intenționat devin o normă atunci când angajații își pierd agenția.

În plus, există riscul de părtinire în modul în care sunt interpretate datele de monitorizare. Fără reguli și politici adecvate, judecățile subiective sau datele incomplete ar putea duce la evaluări incorecte sau la practici discriminatorii. De aceea, stabilirea limitelor etice în jurul practicilor de supraveghere este crucială.

Pentru a evita efectele negative ale monitorizării asupra angajaților, companiile ar trebui să ia în considerare următoarele principii:

Chiar dacă reglementările din zonă nu cer în mod specific informarea angajaților cu privire la monitorizare, cel mai bine este întotdeauna să o faci. Încurajează respectul reciproc și îmbunătățește percepția asupra supravegherii. Angajații ar trebui să știe:

• Ce date sunt colectate (de exemplu, timpii de conectare, utilizarea aplicației, metadatele de e-mail).

• De ce este colectat (de exemplu, securitate, conformitate, performanță).

• Cât timp va fi păstrat și cine îl poate accesa.

Puteți include aceste detalii în contractele angajaților, manuale, politici interne și materiale de înscriere.

Fiecare practică de monitorizare ar trebui să servească unui obiectiv definit, legitim. Evitați „monitorizarea de dragul monitorizării”. De exemplu:

• Utilizați înregistrarea apăsării tastelor numai dacă există un risc de securitate documentat.

• Urmăriți utilizarea site-ului web pentru a gestiona productivitatea - nu pentru a analiza pauzele personale.

Captarea comunicărilor personale sau a activităților în afara serviciului încalcă limitele etice ale supravegherii angajaților.

Alege metoda cea mai putin intruziva care iti atinge scopul. De exemplu:

• În loc să înregistrați ecrane 24/7, luați în considerare rezumatele periodice ale activității.

• Înlocuiți urmărirea invazivă cu valori de performanță bazate pe rezultate, acolo unde este posibil.

Cu cât instrumentul este mai intruziv, cu atât justificarea trebuie să fie mai puternică.

O modalitate bună de a defini limitele etice este implicarea angajaților în proiectarea politicilor de monitorizare și a domeniului de aplicare. Tara Behrend spune: „Întrebarea lucrătorilor ce cred ei că este o modalitate semnificativă și corectă de a-și măsura performanța face mai probabil ca valorile să fie utile și să fie acceptate de lucrători atunci când sunt implementate.”

Tratați datele colectate așa cum tratați informațiile sensibile ale companiei. Trebuie protejat cu măsuri de securitate puternice. Doar personalul autorizat, cum ar fi HR, securitatea IT sau managerii, ar trebui să aibă acces la datele de monitorizare. Acești angajați ar trebui să cunoască principiile de manipulare și securitate etică a datelor.

Datele colectate ar trebui să aibă o perioadă de păstrare stabilită. Cu cât stocați datele mai mult timp, cu atât riscurile etice și legale sunt mai mari. Ștergeți în siguranță informațiile care nu-și mai servesc scopul.

Monitorizarea ar trebui folosită pentru a sprijini dezvoltarea, nu pentru a pedepsi. Utilizați statistici pentru a:

• Identificați nevoile de formare.

• Recunoașteți performanții înalți.

• Antrenează angajații care se confruntă cu provocări.

Nu luați niciodată decizii bazate numai pe datele de monitorizare. Evaluați întotdeauna performanța angajaților cu o combinație de jurnalele de monitorizare, contribuția acestora la proiect și valoarea pe care o generează pentru companie. Managerii care interpretează datele de supraveghere ar trebui să fie instruiți să facă acest lucru în mod obiectiv, evitând presupunerile sau părtinirile.

Decizia de a implementa supravegherea angajaților nu este doar una tehnologică - este o alegere culturală și etică. Când este tratat prost, poate afecta moralul, poate crește cifra de afaceri și poate dăuna brandului angajatorului. Când este abordat cu grijă, transparență și respect, poate îmbunătăți securitatea, îmbunătățirea performanței și consolidarea unei culturi a responsabilității.

Cheia constă în recunoașterea și onorarea granițelor etice care protejează demnitatea angajaților, susținând în același timp obiectivele de afaceri. Fiind transparenți, intenționați și proporționați, managerii și proprietarii de afaceri pot folosi instrumentele de monitorizare nu ca instrumente de control, ci ca factori de încredere, echitate și succes durabil.