Monitorizarea sau supravegherea angajaților?

Gestionarea timpului este o parte foarte importantă a organizării procesului de lucru în orice companie. Cu toate acestea, dacă unii manageri tind să închidă ochii la libertățile unor angajați, alții folosesc metoda controlului total. Dar care abordare este mai productivă și nu merge prea departe, puteți afla din acest articol.

Pentru cine libertățile sunt de neiertat?

Potrivit experților, există trei tipuri de angajați în orice companie. Aceștia sunt specialiștii de înaltă performanță, angajații medii care își îndeplinesc sarcinile "OK" și cei care nu pot îndeplini planurile și încalcă în mod regulat disciplina. Iar pentru fiecare dintre acești angajați directorii ar trebui să aibă abordări diferite. "Este clar că puteți închide ochii în cazurile rare în care angajații profesioniști valoroși întârzie", spune profesorul de afaceri Sara Ramos, "în ceea ce privește cea de-a doua categorie, trebuie să urmăriți orice întârziere, să aflați motivul acesteia și, în funcție de cât de relevant este motivul, să luați o decizie adecvată. Reproșul este posibil în aceste cazuri.

În cazul în care angajatul întârzie în mod repetat, iar motivul este nesemnificativ, mustrarea îl poate stimula pe angajat să își corecteze comportamentul și să îmbunătățească calitatea muncii. Ignorarea acestor fapte, dimpotrivă, va fi un stimulent pentru continuarea neglijenței și întârzierea ulterioară. În cazul în care motivul întârzierii este valabil, angajatul poate fi iertat." Ar trebui să folosiți o tactică diferită cu cei care încalcă în mod constant disciplina. În acest caz, este necesară o mustrare, dar cu feedback. "Numărul permis de încălcări ale disciplinei este diferit în fiecare companie, acestea trebuie să fie guvernate de Codul de conduită în afaceri și de standardele corporative", spune Sara Ramos, "Cu cât există mai multe interpretări individuale cu privire la această problemă, cu atât mai mult provoacă angajații neglijenți."

Experții notează că nu contează durata de timp în care angajatul întârzie, ci regularitatea întârzierilor. Aceasta este cea care duce în cele din urmă la scăderea productivității. "Întârzierea poate fi fie sistematică, fie o excepție rară în comportamentul angajatului", spune bloggerul Jesse Allen, "Pedeapsa pentru aceasta este potrivită atunci când angajatul o face în mod repetat și nu a luat nicio măsură pentru a elimina motivele întârzierii. Cu toate acestea, este recomandat să îl ajutăm uneori pe angajat să își dea seama de motive și să îl ajutăm să își îmbunătățească punctualitatea."

Metode de control

Pe lângă întârzieri, productivitatea poate fi redusă semnificativ dacă angajații aduc în discuție probleme personale în timpul orelor de lucru. După cum au subliniat directorii, cei mai "descurcăreți" angajați pot chiar să își deschidă propria afacere și să sustragă resurse de la companie, cum ar fi, de exemplu, furtul de clienți. "Activitatea oricărui angajat poate fi atât productivă, cât și neproductivă", spune liderul de proiect CleverControl, Christopher Hughes: "Dacă managerul SMM-marketing își petrece timpul pe Facebook, el sau ea lucrează pentru dezvoltarea companiei. Iar dacă același lucru este făcut de un programator, este o chestiune personală. La fel, site-urile de căutare a locurilor de muncă, atunci când sunt vizitate de un manager de resurse umane, devin un instrument de rezolvare a problemelor companiei, dar atunci când sunt vizitate de un vânzător devin un semn al intenției angajatului de a pleca." Astfel, pentru fiecare profesie există o listă proprie de programe și site-uri web productive și neproductive.

Pentru monitorizarea angajaților, directorii pot folosi sisteme speciale de colectare a informațiilor despre subordonații lor. Această metodă este deosebit de relevantă pentru angajații din domeniul IT și SMM. "Specificul jobului de SMM-manager este că rezultatul fiecărui pas poate fi monitorizat cu mult timp înainte", spune Jesse Allen, "nici măcar nu trebuie să distragi atenția angajatului, deoarece statisticile sunt deschise și actualizate în mod constant. Este clar când el sau ea este cel mai activ, precum și când este inactiv. În plus, rezultatul este clar vizibil, ceea ce permite efectuarea de ajustări." Monitorizarea în sine este invizibilă pentru angajat, astfel încât acesta nu poate spune în ce momente anume a fost efectuat controlul și presupune că acesta este constant. Acest lucru motivează să lucreze întotdeauna eficient.

"În discuțiile cu clienții noștri am identificat un fel de prag - 80% din timpul de lucru ar trebui să fie dedicat sarcinilor de lucru", spune Christopher Hughes, "restul timpului poate fi dedicat pauzelor, problemelor personale și timpului liber. Apropo, este necesar să încurajăm angajații să nu se odihnească în fața calculatorului. Cel mai bine este să iasă afară și să ia puțin aer proaspăt".

Tiranie sau optimizare?

Pentru a nu merge prea departe în monitorizarea angajaților și pentru a nu fi considerat tiranul executiv, experții recomandă să se folosească sistemele de urmărire doar pentru optimizarea proceselor de afaceri, dar nu pentru a pedepsi sau acuza angajații. "Dacă un angajat petrece prea mult timp pe site-urile de divertisment, ar trebui să îi dați mai multe sarcini de lucru, - spune fondatorul StarrCounter Jacob Rogers. - Dacă un angajat întârzie mereu la serviciu, nu stă niciodată la birou și nu îndeplinește la timp sarcinile atribuite, atunci este mult în urma colegilor și nu merită bonusuri. Iar dacă el sau ea va fi notificat despre acest lucru la începutul lunii, atunci acest angajat va încerca probabil să nu mai facă greșeli. Prin urmare, pentru a nu merge prea departe cu monitorizarea, este necesar să îi scăpăm pe angajați de toate temerile și neînțelegerile la etapa de implementare a sistemului, pentru a stabili reguli clare și scopul utilizării acestei monitorizări." În orice caz, standardele de monitorizare a angajaților adoptate de companie nu ar trebui să provoace proteste în cadrul echipei.

"Un angajat trebuie să afle despre aceasta în procesul de angajare și, prin urmare, să accepte regulile. Nu există productivitate fără control, iar acesta trebuie configurat în detaliu pentru a economisi timp. Pedeapsa pentru o încălcare ar trebui să fie inevitabilă, la fel ca și o recompensă pentru o bună performanță", spune Jesse Allen.