Software de monitorizare a angajaților în Texas: Respectarea legilor statale și federale

La nivel federal, principala legislație care reglementează monitorizarea comunicațiilor electronice este Electronic Communications Privacy Act (ECPA) din 1986. Aceasta interzice, în general, interceptarea intenționată a comunicațiilor prin cablu, orale și electronice. Cu toate acestea, există excepții pentru angajatori. Angajatorii sunt liberi să urmărească comunicațiile electronice pe dispozitivele deținute de companie în cursul normal al activității sau cu consimțământul angajatului. Monitorizarea conversațiilor private este, în general, interzisă.

În ceea ce privește legile de stat, angajatorii din Texas ar trebui să ia în considerare Texas Privacy Protection Act din 2019. Potrivit acesteia, angajatorii trebuie să informeze angajații când și cum sunt monitorizate activitățile lor. Cu alte cuvinte, deși monitorizarea este permisă, angajații trebuie să fie informați cu privire la natura și amploarea practicilor de monitorizare.

Practicile care pot fi considerate intruzive, și anume supravegherea video și audio, sunt permise, dar cu limitări. În timp ce legislația din Texas permite, în general, supravegherea video în zonele publice de la locul de muncă fără consimțământul angajatului, înregistrarea audio necesită permisiunea a cel puțin unei părți (ceea ce înseamnă că persoana care înregistrează trebuie să fie un participant la conversație sau să aibă consimțământul unui participant). Monitorizarea zonelor private sau a dispozitivelor/conturilor personale necesită acordul explicit al angajatului.

Texasul recunoaște, de asemenea, dreptul de drept comun la viață privată și delictul de violare a vieții private, în special "intruziunea în viața privată". Pentru a reclama o încălcare, un angajat trebuie să dovedească o intruziune intenționată și extrem de ofensatoare în afaceri private în care există o așteptare rezonabilă de intimitate. De exemplu, zone precum vestiarele și băile fac parte din categoria așteptărilor rezonabile de intimitate. În același timp, discuțiile personale de pe dispozitivele deținute de companie nu fac parte din această categorie.

Practicile specifice de monitorizare pot fi rezumate în tabelul următor:

Având în vedere reglementările de stat și federale, cele mai bune practici pentru organizațiile din Texas care utilizează software de monitorizare a angajaților vor fi:

• Angajatorii ar trebui să definească obiectivul monitorizării și domeniul de aplicare al activităților care trebuie monitorizate pentru a atinge acest obiectiv. Urmărirea ar trebui să se limiteze la aceste activități specifice.
• Angajatorii ar trebui să ia în considerare cu atenție monitorizarea în cazurile în care granițele dintre viața profesională și cea privată sunt neclare, de exemplu, în cazul birourilor la domiciliu sau al politicilor de aducere a propriilor dispozitive.
• Atunci când este posibil, organizațiile ar trebui să utilizeze metode de monitorizare mai puțin intruzive. De exemplu, managerii pot configura un software de monitorizare pentru a bloca site-urile web și rețelele sociale nedorite, în loc să urmărească meticulos istoricul internetului și al chat-ului.
• Angajatorii ar trebui să elaboreze politici de monitorizare detaliate și să le pună la dispoziția tuturor angajaților afectați. Aceste documente ar trebui să descrie ce date sunt colectate, termenii de stocare a acestora, scopurile urmăririi și persoanele care pot accesa datele. Organizațiile ar trebui să revizuiască periodic politicile de monitorizare, cu consultarea profesioniștilor din domeniul resurselor umane și juridic, pentru a se asigura că acestea sunt conforme cu legislația în vigoare.
• Angajatorii din Texas trebuie să informeze angajații cu privire la practicile de monitorizare și, în mod ideal, să obțină consimțământul lor scris. Deși consimțământul nu este întotdeauna necesar, obținerea acestuia ajută la gestionarea așteptărilor angajaților și consolidează apărarea juridică a angajatorului împotriva reclamațiilor privind confidențialitatea.
• Legislația din Texas, ca și cea federală, recunoaște că anumite zone sunt în mod inerent private. Este ilegal să se monitorizeze locurile în care angajații au așteptări mari de confidențialitate, cum ar fi vestiarele sau toaletele. În timp ce angajatorii pot fi autorizați să monitorizeze în sălile de pauză sau în zonele comune cu notificare prealabilă, aceștia ar trebui să se asigure că monitorizarea nu este excesiv de intruzivă sau hărțuitoare.
• Angajații din Texas nu trebuie să acceseze sau să urmărească dispozitivele personale ale angajaților, cum ar fi laptopurile sau telefoanele, fără consimțământul explicit al proprietarului, chiar dacă dispozitivul este utilizat pentru muncă. În mod similar, nu este permisă urmărirea conturilor personale de e-mail sau social media ale unui angajat, chiar dacă angajatul le accesează de pe un computer al companiei.
• Angajatorii pot monitoriza locația vehiculelor și dispozitivelor deținute de companie dacă notifică angajații cu privire la urmărire și obțin consimțământul acestora.
• Înainte de a pune în aplicare noi formulare de monitorizare, angajatorii ar trebui să evalueze impactul posibil al acestora și să se consulte cu autoritățile de reglementare în domeniul confidențialității și cu comitetele de muncă.

Dacă angajatorii din Texas iau în considerare cu atenție legile federale și de stat și implementează politici de monitorizare bine definite și transparente, software-ul de monitorizare a angajaților va deveni aliatul lor puternic în creșterea productivității și a securității companiei.