Asigurarea productivității cu ajutorul software-ului de monitorizare a angajaților în Georgia: Caracteristici cheie și cazuri de utilizare

Logistica, agribusiness-ul și comerțul cu amănuntul sunt trei piloni majori ai economiei Georgiei. Sectorul logistic din Georgia angajează o forță de muncă numeroasă, cu peste 177.000 de locuri de muncă în sectorul privat locuri de muncă numai în domeniul transporturilor și alte zeci de mii în serviciile de livrare și depozitare. Comerțul cu amănuntul este un alt sector esențial care susține aproximativ 28% din locurile de muncă din stat. Agricultura, care este principala industrie din Georgia în ceea ce privește impactul economic, are peste 769 000 de angajați. Contribuția combinată a acestor trei industrii la economia Georgiei depășește 565 de miliarde de dolari. Desigur, productivitatea, securitatea și eficiența angajaților sunt importante în sectoare atât de mari și de influente. Organizațiile se confruntă cu provocări multiple în aceste sfere, care sunt imposibil de acoperit într-un mic articol. Aici, ne vom concentra pe cele specifice care pot fi rezolvate cu ajutorul software-ului de monitorizare a angajaților.

Fiecare sector se confruntă cu provocări specifice, iar comerțul cu amănuntul, agrobusinessul și logistica nu fac excepție. Să identificăm aceste provocări.

Cultivarea, prelucrarea, distribuția și alte procese din sectorul agroindustrial nu sunt întotdeauna ușor de monitorizat, în special cu ajutorul software-ului. În timp ce programele de urmărire nu pot evalua calitatea unei sarcini precum plantarea, există câteva provocări în care acestea pot ajuta în mod semnificativ:

1. Urmărirea prezenței și localizării lucrătorilor pe teren, asigurându-se că aceștia se află la fața locului în timpul orelor de lucru și în zonele desemnate pentru sarcini specifice;

2. Înregistrarea cu exactitate a orelor de lucru ale muncitorilor de pe teren, în special a celor plătiți cu ora;

3. Monitorizarea utilizării și deplasării utilajelor;

4. Urmărirea personalului care gestionează operațiunile agricole, inventarul, vânzările sau logistica de la un birou, utilizând computere. Monitorizarea activității pentru aceste roluri asigură utilizarea eficientă a timpului de lucru și previne probleme potențiale precum frauda.

Sectorul logistic este puntea de legătură dintre producători și consumatori și fundamentul comerțului. Acesta se confruntă adesea cu complexități legate de circulație, sincronizare și gestionarea resurselor.

Prima problemă este planificarea celor mai eficiente rute de transport și optimizarea acestora, dacă este necesar. Nu este o sarcină ușoară dacă luăm în considerare traficul fluctuant, condițiile rutiere și programele de livrare. O mică greșeală poate duce la pierderi de timp, la creșterea cheltuielilor cu combustibilul și la întârzieri ale livrărilor.

Controlul termenelor de livrare este o altă problemă semnificativă. Nu puteți construi relații puternice cu clienții dvs. dacă livrările dvs. sunt mereu întârziate, indiferent dacă acest lucru se datorează unor circumstanțe neprevăzute sau ineficienței în planificare sau execuție.

Cu toate acestea, este posibil să planificați meticulos traseul și să luați în considerare cele mai mici probleme potențiale, dar livrarea poate eșua din cauza comportamentului necorespunzător al șoferului. Excesul de viteză, ocolurile neautorizate, timpul de inactivitate excesiv și manevrarea necorespunzătoare a vehiculului sunt probleme mai frecvente decât s-ar putea crede. Ca urmare, veți obține costuri operaționale mai mari, probleme de întreținere, riscuri potențiale de siguranță și juridice și clienți nemulțumiți.

În ceea ce privește costurile operaționale, combustibilul este o cheltuială majoră. Acesta este motivul pentru care monitorizarea și gestionarea consumului de combustibil, identificarea obiceiurilor de conducere risipitoare și detectarea potențialelor furturi de combustibil sunt aspecte care trebuie luate în considerare și monitorizate.

Comportamentul necorespunzător sau ineficiența șoferului poate nu numai să crească costurile operaționale, ci și să pună în pericol întreaga încărcătură. Prevenirea furtului, a deteriorării sau a accesului neautorizat la transporturi este extrem de importantă.

Ultimul, dar nu cel mai puțin important aspect este conformitatea cu reglementările. Industria logistică face obiectul a numeroase reglementări privind orele de lucru ale șoferilor, întreținerea vehiculelor, manipularea mărfurilor și procedurile vamale. Menținerea conformității necesită o monitorizare și o evidență diligentă.

Operațiunile de vânzare cu amănuntul, indiferent dacă se desfășoară în magazin sau sprijină vânzările online, se bazează pe performanța eficientă a personalului și pe integritatea tranzacțiilor. Software-ul de monitorizare poate ajuta în mod semnificativ la rezolvarea următoarelor provocări din acest sector:

1. Urmărirea exactă a timpului de lucru și dezvăluirea persoanelor care întârzie sau pleacă mai devreme.

2. Monitorizarea activității informatice a angajaților responsabili cu sarcinile administrative, gestionarea stocurilor sau prelucrarea comenzilor online. Aceasta ajută la identificarea dacă timpul de lucru este petrecut în mod productiv și previne frauda și alte incidente.

3. Abordarea furtului de timp.

4. Monitorizarea personalului de la distanță sau de livrare pentru a asigura prezența și utilizarea eficientă a orelor de lucru.

5. Urmărirea interacțiunilor angajaților cu clienții pentru a asigura servicii de înaltă calitate.

6. Monitorizarea activității la punctele de vânzare (POS): tranzacții, retururi și interacțiuni ale angajaților pentru a detecta eventualele erori și activități necinstite.

Acum că am subliniat provocările din aceste sectoare, este timpul să explorăm modul în care software-ul modern de monitorizare a angajaților poate ajuta. Aceste instrumente oferă vizibilitate, responsabilitate și informații pentru luarea de decizii în cunoștință de cauză.

Există zeci de soluții de urmărire pe piață, iar alegerea uneia depinde de provocările organizației. Trebuie căutate caracteristicile care rezolvă problemele unice ale afacerii lor. Să defalcăm principalele caracteristici ale software-ului de monitorizare a angajaților și ce probleme pot rezolva acestea.

În industriile în care costurile cu forța de muncă pot crește rapid - în special în medii cu salarii orare, cum ar fi agricultura și comerțul cu amănuntul - este esențială urmărirea exactă a timpului, iar funcționalitatea de urmărire a timpului este integrată în multe instrumente de monitorizare a angajaților.

În primul rând, software-ul conceput pentru a monitoriza activitatea computerizată a angajaților are de obicei dispozitive de urmărire a orelor de lucru care înregistrează prezența, începutul și sfârșitul zilei de lucru, perioadele de inactivitate și totalul orelor de lucru pentru orice perioadă selectată. Un exemplu de astfel de software este CleverControl - o soluție puternică și fiabilă pentru monitorizarea angajaților.

Unele programe de urmărire a activității permit, de asemenea, înregistrarea timpului petrecut pe proiecte sau sarcini specifice, ceea ce permite managerilor să analizeze procesele de lucru și să planifice termenele viitoare.

Software-ul de urmărire a timpului este ideal pentru monitorizarea oricărui angajat administrativ sau de altă natură care lucrează pe calculatoare.

Dar ce se întâmplă dacă angajatul lucrează pe teren sau la livrare? În acest caz, există aplicații mobile cu geolocalizare și verificare biometrică (cum ar fi recunoașterea facială sau introducerea PIN-ului). Acestea asigură intrări și ieșiri exacte, chiar și în zone îndepărtate.

Funcționalitatea de urmărire a timpului asigură o salarizare corectă, reduce furtul de timp și absenteismul și contribuie la menținerea disciplinei în muncă.

Dacă organizația dorește să știe nu numai cât de mult lucrează angajații săi, ci și cum își petrec aceștia timpul de lucru, funcționalitatea de urmărire a activității este soluția lor. Software-ul cu funcție de urmărire a activității înregistrează aproape tot ceea ce face angajatul pe stația sa de lucru, oferind un jurnal detaliat al zilei sale. De exemplu, software-ul poate urmări utilizarea aplicațiilor și a site-urilor web în timpul orelor de lucru și o poate clasifica ca fiind productivă sau neproductivă. Sau poate face capturi de ecran și înregistrări de ecran care vor oferi context vizual pentru jurnalele de text. Dispozitivele avansate de urmărire a activității pot înregistra apelurile și chat-urile din mesagerie și pot transmite în direct ecranul angajatului, permițând managerului să verifice dacă lucrătorul este concentrat asupra responsabilităților sale.

Jurnalele de activitate detaliate ajută la asigurarea faptului că personalul se concentrează asupra responsabilităților sale directe și, în multe cazuri, evaluează calitatea contribuției sale, de exemplu, cât de repede și bine răspunde agentul de asistență la solicitările clienților. În plus, acestea reprezintă o măsură de securitate suplimentară împotriva posibilelor fraude sau a utilizării abuzive a resurselor companiei.

Această caracteristică va fi valoroasă pentru companiile în care oamenii și bunurile sunt în continuă mișcare - cum ar fi logistica și livrarea. Dispozitivele GPS încorporate în vehicule sau aplicațiile mobile oferă actualizări live ale locației, monitorizarea respectării traseului și alerte privind abaterile. Unele instrumente se integrează cu sistemele de diagnosticare a vehiculelor pentru a urmări viteza, consumul de combustibil și starea motorului.

Pentru personalul care se ocupă de livrările cu amănuntul, aplicațiile mobile cu GPS și funcții de confirmare a clientului verifică finalizarea livrării și optimizează rutele viitoare.

GPS-ul asigură livrări la timp și respectarea regulilor de conducere. În plus, acesta sprijină operațiunile eficiente de livrare pe ultimul kilometru.

Datele brute au o valoare redusă dacă nu puteți extrage informații semnificative din ele. Cu toate acestea, a face acest lucru manual consumă mult timp și este predispus la greșeli și concluzii subiective. Acesta este motivul pentru care software-ul de monitorizare a angajaților include, de obicei, rapoarte, grafice automate de rezumat al activității și chiar Instrumente analitice bazate pe inteligență artificială. Rapoartele pot evidenția modelele de prezență, tendințele privind orele suplimentare și variațiile de productivitate între echipe sau locații.

A fi reactiv înseamnă adesea că problemele au apărut deja. Alertele în timp real permit luarea de măsuri imediate înainte ca problemele să escaladeze. De exemplu, managerii de transport pot fi notificați dacă un șofer depășește o limită de viteză stabilită, stă prea mult la ralanti sau se abate de la un traseu planificat.

Managerii de birou pot seta alerte pentru încercările angajaților de a accesa site-uri nedorite la locul de muncă (cum ar fi cumpărături sau social media) sau cuvinte declanșatoare.

Aceste alerte permit corectarea imediată a cursului, îmbunătățind atât productivitatea, cât și conformitatea tuturor funcțiilor monitorizate.

Datorită monitorizării angajaților, întreprinderile din sectoarele-cheie din Georgia pot trece de la presupuneri la un management bazat pe date. Software-ul de monitorizare a angajaților nu este doar un instrument - este un activ strategic care, atunci când este utilizat în mod responsabil și adaptat la roluri specifice, poate crește semnificativ eficiența, reduce costurile și îmbunătăți performanța generală.

Iată trei cazuri ilustrative de utilizare care demonstrează modul în care întreprinderile din sectoarele-cheie din Georgia pot utiliza soluțiile de monitorizare pentru a spori productivitatea.

O companie de logistică de dimensiuni medii are probleme periodice legate de termenele de livrare inconsecvente și de costurile de combustibil mai mari decât se preconiza. Analiza jurnalelor manuale ale șoferilor a furnizat unele date, dar lipseau precizia în timp real și detaliile privind rutele reale parcurse și timpul petrecut la destinație.

Compania a implementat un sistem de monitorizare cu urmărire GPS și raportare detaliată a rutelor. Datele de monitorizare au arătat că șoferii parcurgeau frecvent rute mai lungi și mai puțin eficiente și făceau opriri mai lungi decât era prevăzut.

Managerul logistic a replanificat rutele pe baza condițiilor reale, făcându-le mai eficiente. De asemenea, a oferit șoferilor instruire specifică privind respectarea rutelor și reducerea timpului de inactivitate. Ca rezultat, timpul mediu de livrare a fost redus cu 15%, iar cheltuielile cu combustibilul au scăzut simțitor în trei luni.

Un magazin online a primit un număr tot mai mare de plângeri din partea clienților cu privire la serviciile oferite. Solicitările și problemele acestora erau abordate lent și nu întotdeauna eficient. Conducerea trebuia să înțeleagă unde se produceau întârzierile în cadrul echipei lor de servicii pentru clienți.

Soluție: Compania a implementat un software de monitorizare a angajaților pentru reprezentanții serviciului clienți. Acesta a urmărit timpul petrecut pe platformele de comunicare (e-mail, chat), vizitele pe site și utilizarea instrumentelor CRM.

Datele de monitorizare au arătat că unii angajați petreceau timp excesiv pe aplicații și site-uri web care nu aveau legătură cu munca sau se confruntau cu dificultăți în utilizarea sistemului CRM, ceea ce ducea la răspunsuri lente. Folosind aceste informații, compania a instruit din nou personalul cu privire la utilizarea eficientă a CRM și la gestionarea timpului. În decurs de două luni, reclamațiile clienților cu privire la viteza și rezoluția serviciilor au scăzut cu 20%.

O fermă din Georgia de Sud se străduia să urmărească cu exactitate orele de lucru ale muncitorilor sezonieri de pe câmp. Lucrătorii erau răspândiți pe livezi vaste în timpul sezonului de recoltare, iar monitorizarea manuală a prezenței și a orelor de lucru ale fiecărui angajat era aproape imposibilă. Era dificil să se evalueze cât timp era petrecut cu adevărat cu sarcini productive în anumite zone.

Soluție: Ferma a început să utilizeze un sistem de urmărire a timpului cu localizare GPS și geofencing. Datorită acestuia, supraveghetorii s-au putut asigura că angajații se aflau pe proprietate și în zonele de lucru desemnate.

Noul sistem de urmărire a timpului a eliminat potențialul furt de timp și greșelile în orele de lucru raportate și a asigurat o salarizare corectă a forței de muncă. În plus, administratorii fermei au dobândit o mai bună înțelegere a timpului real necesar pentru recoltarea diferitelor blocuri. Ca urmare, aceștia au putut planifica și desfășura resursele cu mai multă precizie în sezoanele următoare.

Industriile-cheie din Georgia - logistică, comerț cu amănuntul și agribusiness - sunt fundamentale pentru economia statului. Ca orice altă industrie, acestea se confruntă cu probleme de productivitate și cu alte provocări care provin din lipsa de vizibilitate a operațiunilor zilnice și a activităților angajaților. Software-ul de monitorizare a angajaților oferă o soluție practică și eficientă pentru a obține această perspectivă necesară.