Software de monitorizare a angajaților din Delaware: Gestionarea datelor confidențiale în firmele financiare

Firmele financiare gestionează nu doar capital, ci și volume vaste de date sensibile, de la execuția tranzacțiilor și portofoliile clienților până la comunicări confidențiale prin e-mail. Securizarea acestor date este o cerință critică de conformitate și un imperativ de gestionare a riscurilor. Software-ul de monitorizare a angajaților este una dintre cele mai bune metode de protejare a informațiilor confidențiale, dar cum îl alegeți și îl implementați?

Succesul necesită o strategie atentă, în două etape. În primul rând, trebuie să alegeți un software complet, cu securitate robustă, de nivel bancar, pentru a proteja datele monitorizate în sine. În al doilea rând, ar trebui să monitorizați activitatea angajaților în conformitate cu legile federale și din Delaware privind confidențialitatea. Un sistem eficient de securitate a datelor vă protejează clienții, firma și reputația; unul greșit poate duce la consecințe devastatoare.

În acest articol, vom examina cerințele tehnice pentru software-ul de monitorizare a angajaților din firmele financiare, peisajul juridic și vom schița o foaie de parcurs pentru implementarea monitorizării în cadrul unei companii financiare.

Monitorizarea angajaților poate fi un teren alunecos dacă este implementată cu neglijență. Practicile dumneavoastră de monitorizare au nevoie de o bază juridică solidă. Înainte de a începe să alegeți software-ul de urmărire și să analizați metodele, trebuie să înțelegeți legile federale și locale din Delaware care guvernează monitorizarea.

Organisme federale precum Comisia pentru Valori Mobiliare și Burse (SEC) și Autoritatea de Reglementare a Industriei Financiare (FINRA) stabilesc standardele și regulile pentru gestionarea datelor sensibile ale clienților în cadrul firmelor financiare.

Conform Regulamentului FINRA 3110 (Supervizare), trebuie să implementați și să mențineți sisteme pentru a supraveghea activitățile angajaților, inclusiv canale digitale moderne de comunicare, cum ar fi Slack, Teams sau e-mail.

Nu puteți îndeplini în mod credibil această cerință decât dacă aveți vizibilitate asupra acelor canale. Aici, software-ul de monitorizare este o necesitate practică pentru a vă îndeplini atribuțiile de supraveghere. Cu acesta, puteți supraveghea comunicările interne și interacțiunile cu clienții și puteți avea pista de audit pe care o așteaptă autoritățile de reglementare. FINRA impune, de asemenea, păstrarea evidențelor prin Regula 4511

și cerințele de comunicare publică în temeiul Regulii 2210, făcând ca supravegherea și păstrarea datelor să fie părți inseparabile ale conformității.

Conform Regulii SEC 17a-4 (Păstrarea evidențelor) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], trebuie să înregistrați, să păstrați și să conservați evidențele cheie ale afacerii, inclusiv comunicațiile electronice, într-un format care nu poate fi rescris sau șters. Acest lucru este cunoscut în mod obișnuit sub numele de conformitate WORM. Brokerii-dealeri trebuie să poată recupera evidențele în termen de 24 de ore și să le păstreze timp de trei până la șase ani, în funcție de tip.

Acțiunile recente de aplicare a legii de către SEC au penalizat zeci de firme pentru că nu au reușit să captureze corect comunicațiile electronice pe dispozitive personale și aplicații în afara canalului, cum ar fi WhatsApp, iMessage sau Signal. Miza este mare dacă se greșește acest lucru, cu peste 600 de milioane de dolari în penalități aplicate în cazuri de păstrare a evidențelor numai în 2024.

Regula de garanții din Legea Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Partea 314] vă obligă să protejați securitatea și confidențialitatea informațiilor personale nepublice (NPI) ale clienților. Actualizările din 2023 impun instituțiilor financiare să implementeze monitorizare continuă sau teste de penetrare anuale și evaluări bianuale ale vulnerabilităților. Software-ul de monitorizare a angajaților este un instrument excelent de conformitate în acest sens, deoarece ajută la detectarea scurgerilor accidentale, a comportamentului riscant, a accesului neautorizat și a utilizării necorespunzătoare deliberate a datelor clienților.

Regulamentul SEC S-P [17 C.F.R. Partea 248] a fost modificat în 2024 pentru a impune firmelor financiare să stabilească programe de răspuns la incidente și proceduri de notificare a încălcărilor de securitate cu 72 de ore înainte de accesul neautorizat la datele clienților. În mod ideal, soluția dvs. de monitorizare ar trebui integrată în aceste programe pentru a asigura identificarea și izolarea promptă a potențialelor încălcări.

Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice (ECPA) interzice în general interceptarea comunicațiilor, dar prevede două excepții cheie: (1) monitorizarea de către angajator cu consimțământ clar și informat (adesea obținut la angajare și documentat în manualul angajatului) și (2) monitorizarea în cursul normal al activității în scopuri comerciale legitime, cum ar fi supravegherea conformității sau securitatea. Regula de notificare din Delaware este concepută special pentru a sprijini conformitatea cu ECPA.

Regulile federale creează fundația, dar Delaware adaugă un nivel esențial. Conform Titlului 19, Capitolul 7, Secțiunea 705 din Codul Delaware [Del. Code tit. 19, § 705], angajatorii privați trebuie să furnizeze o notificare scrisă sau electronică angajaților înainte de monitorizarea sau interceptarea utilizării telefonului, e-mailului sau internetului. Puteți:

• Emiteți o notificare unică la angajare (scrisă sau electronică), care trebuie confirmată de către angajat sau
• Furnizați o notificare zilnică de fiecare dată când angajatul accesează e-mailul sau internetul companiei, deși majoritatea firmelor utilizează un sistem permanent de notificare inițială și confirmare de primire.

Notificarea trebuie să descrie tipurile de monitorizare efectuate și nu reprezintă doar o practică optimă - este obligatorie. Această lege nu interzice monitorizarea și nici nu impune notificări repetate pentru monitorizarea continuă bazată pe politici, dar interzice orice urmărire secretă. Monitorizarea pentru întreținerea sistemului sau volumul (de exemplu, protecția rețelei, nu supravegherea personală) este exceptată, dar revizuirea specifică a activității individuale a angajaților necesită întotdeauna notificare.

Legea statului Delaware îl plasează printre un grup mic de state (alături de New York și Connecticut) care impun transparența monitorizării electronice. Încălcările au sancțiuni civile de 100 de dolari per incident, așadar o gestionare robustă a politicilor este esențială.

Crearea unei politici conforme de monitorizare a angajaților pentru o firmă financiară din Delaware înseamnă integrarea cerințelor federale și statale în cadrul de guvernanță internă.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Specificați ce dispozitive și canale de comunicare sunt acoperite. De obicei, acestea sunt computere, telefoane și rețeaua corporativă deținute de companie.
• Detaliați cine are acces la datele colectate, cât timp sunt stocate (în conformitate cu perioadele de păstrare SEC) și procedurile de revizuire a acestora. Accesul la date trebuie să respecte principiul celui mai mic privilegiu, iar păstrarea trebuie să respecte standardul de minimizare din regulile GLBA și SEC.
• Includeți o declarație de confidențialitate care să demonstreze conformitatea cu cerințele de răspuns la incidente și de notificare a încălcărilor din Regulamentul S-P. Respectarea regulii de notificare scrisă din Delaware, inclusiv o copie a politicii de monitorizare și o confirmare de primire din partea angajatului în dosar, este obligatorie.

Crearea acestei politici poate dura timp, dar este condiția necesară pentru îndeplinirea standardelor de conformitate federale și statale. În plus, promovează transparența, responsabilitatea și o cultură orientată spre securitate, în care angajații și autoritățile de reglementare au încredere atât în ​​acest domeniu.

Monitorizarea angajaților creează un paradox. Implementați software de monitorizare pentru a spori securitatea, dar, procedând astfel, creați un flux nou, concentrat, de date incredibil de sensibile. Acest flux conține nu doar potențiale dovezi de abateri, ci adesea chiar informațiile neoficiale ale clienților, secretele comerciale și planurile strategice pe care încercați să le protejați. Dacă aceste jurnale de monitorizare sunt divulgate, pagubele pot fi la fel de catastrofale ca scurgerea de date confidențiale ale companiei în sine.

Software-ul de monitorizare pe care îl alegeți trebuie să aibă instrumente de securitate încorporate pentru a proteja datele colectate. Așadar, ce să căutați la un instrument de monitorizare?

Datele sunt vulnerabile atât în ​​mișcare, cât și în stocare. Un software de urmărire bun acoperă ambele stări.

Criptarea în tranzit protejează informațiile în timp ce acestea călătoresc de la dispozitivul unui angajat la serverele companiei sau ale furnizorului de software. Standardul de aur în acest caz este TLS 1.2 sau o versiune ulterioară. Acesta este același protocol de securitate care protejează sesiunile dvs. de banking online. Dacă software-ul de monitorizare ales utilizează TLS, puteți fi sigur că datele sunt criptate în timpul călătoriei lor și sunt inutile pentru potențialii hackeri.

Când datele ajung în baza sa de date, acestea trebuie, de asemenea, protejate. Standardul industrial pe care ar trebui să îl căutați, în mod ideal, este criptarea AES-256. Acest tip de criptare este utilizat de instituțiile financiare și guvernele din întreaga lume pentru a proteja cele mai valoroase informații. Chiar dacă un făptaș încalcă baza de date de stocare sau fură fizic un server, va primi doar un amestec criptat, ilizibil, fără cheia unică.

Controlul accesului la datele de monitorizare este la fel de important ca protejarea datelor în sine. Iată ce ar trebui să aibă software-ul dvs. de monitorizare.

Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Autentificare multi-factor (MFA)

O parolă singură poate să nu fie suficientă pentru a proteja astfel de date sensibile. MFA este al doilea nivel de verificare; de ​​obicei, este un cod SMS de unică folosință sau o aplicație de autentificare. Indiferent de simplitatea sa, reduce semnificativ riscul unei încălcări, chiar dacă parola este compromisă. MFA ar trebui să fie o regulă de netrecut pentru platforma dvs. de monitorizare.

Să trecem de la teorie la practică. De unde ar trebui să începeți dacă doriți să implementați monitorizarea angajaților în firma dumneavoastră financiară?

Evaluarea internă a riscurilor

Gândește-te care sunt cele mai mari vulnerabilități ale tale. Este vorba de risc de tranzacționare ilegală a datelor? Scurgere accidentală de date de către un angajat bine intenționat? Sau furt de proprietate intelectuală? Abordează aceste riscuri reale împreună cu cerințele legale în practicile tale viitoare de monitorizare.

O politică clară de monitorizare

Vă amintiți de cerința de notificare din Delaware? Creați o politică de monitorizare clară și cuprinzătoare, care să acopere ce este monitorizat, de ce și cum. Prezentați-o echipei dvs., formulând-o ca o măsură de protejare a firmei, a clienților și a locurilor lor de muncă de amenințările de securitate și de greșelile de reglementare. Angajații ar trebui să semneze documentul.

O listă de verificare a conformității și securității

Când începeți să discutați cu furnizorii de software, veniți înarmați cu întrebări directe nu doar despre caracteristicile produsului lor, ci și despre angajamentul lor față de cerințele de reglementare.

De exemplu, puteți întreba:

• Oferiți controale de acces bazate pe roluri? Ce sunt acestea?
• Descrieți standardele de criptare a datelor, atât pentru datele aflate în tranzit, cât și pentru cele aflate în repaus.
• Puteți furniza certificatele dumneavoastră de securitate?

Un vânzător de încredere va avea răspunsuri clare și sigure la aceste întrebări.

Securitate peste supraveghere

Modul în care angajații dumneavoastră vor percepe monitorizarea depinde de modul în care o poziționați în cadrul companiei. Scopul este de a crea un mediu sigur în care angajații să își poată desfășura activitatea la maximum și să știe că datele lor, datele clienților și activele companiei sunt protejate. Prezentați software-ul de monitorizare ca un instrument necesar pentru conformitate, onestitate și securitate într-o industrie cu mize mari.

Prin parcurgerea acestor pași măsurați și transparenți, depășiți simpla instalare de software. Implementați un atu strategic - unul care construiește o firmă mai rezilientă, mai conformă și mai de încredere.