Studiu de caz: Rolul CleverControl în îmbunătățirea colaborării la distanță în echipă

Companiile moderne se bucură de agilitate, iar pentru clientul CleverControl, o mică companie de dezvoltare de software cu sediul în SUA, aceasta a însemnat trecerea la un model de lucru complet la distanță. Compania a angajat 32 de dezvoltatori, testeri și manageri de proiect repartizați pe diferite fusuri orare, așa că o astfel de flexibilitate a fost un câștig. Dar, în practică, lucrurile nu mergeau la fel de bine cum păreau.

Echipa avea instrumentele obișnuite: Jira pentru sarcini, un chat intern pentru mesagerie și altele. Dar ceva lipsea. Liderii de proiect erau doar vag conștienți de procesul de lucru. Cine a fost blocat de ce? De ce au rămas în urmă niște sprinturi? Și de ce unii membri ai echipei păreau supraîncărcați, în timp ce alții aveau timp de nefuncționare?

Nu aveau de-a face cu lenea, ci cu invizibilitatea. Atunci CleverControl și-a jucat rolul. Nu a fost menit să-și controleze echipa, ci să vadă în sfârșit cum se face munca și să îmbunătățească colaborarea la distanță a echipei.

Lansarea software-ului de monitorizare se poate întoarce rapid dacă se simte ca un spionaj. Deci, în loc să acţioneze în linişte un comutator, conducerea companiei a avut o conversaţie deschisă cu echipa.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Managementul a fost specific despre ce date vor fi colectate: utilizarea aplicației, timpul petrecut în instrumentele de lucru, capturi de ecran periodice și perioadele active/inactiv. De asemenea, au spus clar: fără înregistrarea tastelor și fără urmărire ascunsă. Și, în mod esențial, angajații și-ar putea vedea propriile date.

Această transparență a schimbat jocul. În loc de suspiciune, au primit acceptare.

Odată ce datele au început să curgă, nu a durat mult pentru a identifica modele care fuseseră invizibile înainte.

1. Comunicarea mergea în cerc

   Compania a presupus că mesagerul intern este cel mai potrivit pentru tot ceea ce are legătură cu proiectul, dar s-a dovedit că o mulțime de actualizări de sarcini încă au avut loc prin e-mail. Mai rău, managerii de proiect treceau constant între Jira și e-mail, lipseau actualizările și duplicau munca. Ca urmare, colaborarea la distanță a echipei a fost ineficientă și întârziată.

   Soluția: managementul a stabilit o regulă clară - toată comunicarea legată de sarcini se face în Jira. Mesagerul intern este pentru întrebări rapide și actualizări ale echipei. Simplu, dar a redus zgomotul și a făcut transferurile mai fine.

2. Uneltele erau irosite (și alocate greșit)

   Unele echipe aveau licențe pentru instrumente scumpe de dezvoltare pe care abia le foloseau, în timp ce altele așteptau săptămâni pentru a avea acces. Rolul CleverControl a fost de a aduna rapoarte despre utilizarea aplicației și a site-ului web. Nu a fost vorba despre buget, ci despre vizibilitate.

   Soluția: Cu rapoartele de utilizare ale CleverControl, IT a putut vedea cine are nevoie de ce de fapt. Au realocat licențele pe baza utilizării reale, nu a presupunerilor.

3. Dezvoltatorii seniori făceau muncă pentru juniori

   Datele au arătat că dezvoltatorii de top au petrecut ore întregi răspunzând la întrebările de rutină de asistență - timp pe care ar fi trebuit să-l cheltuiască pe arhitecturi complexe și revizuiri de cod.

   Soluția: au creat un rol de sprijin rotativ pentru membrii echipei juniori. A eliberat dezvoltatorii seniori și le-a oferit juniorilor experiență practică. Toată lumea a crescut, colaborarea la distanță în echipă s-a îmbunătățit, iar proiectele s-au deplasat mai repede.

4. Cele mai bune practici s-au ascuns la vedere

   O echipă a livrat în mod constant înainte de termen. Când au cercetat datele, au descoperit că acești performanți înalți foloseau un set specific de documente interne și resurse terță parte mai mult decât alții.

   Soluția: ei nu au păstrat aceste cunoștințe pentru ei înșiși. Au actualizat wiki-ul intern, au organizat câteva sesiuni scurte de instruire și au împărtășit manualul cu întreaga companie. Dintr-o dată, cele mai bune practici au devenit practici comune.

Proiectele au început să se miște mai repede, iar planificarea resurselor a devenit mai eficientă. Dar victoriile mai profunde au fost culturale:

• Comunicarea a devenit mai clară - mai puține actualizări ratate, mai puțină frustrare.

• Volumul de muncă s-a simțit mai echitabil - managerii puteau observa dezechilibre înainte de a începe epuizarea.

• Colaborarea la distanță în echipă a devenit mai intenționată - pentru că au văzut cum curge munca, au putut să o modeleze.

• Moralul echipei s-a îmbunătățit - oamenii s-au simțit sprijiniți, nu urmăriți.

Rolul CleverControl a fost semnificativ. Deși nu le-a înlocuit instrumentele existente, le-a făcut să funcționeze mai bine. Acesta a oferit companiei informațiile de care aveau nevoie pentru a nu mai ghici și a începe optimizarea - nu controlând oamenii, ci înțelegându-le fluxul de lucru.

Pentru un software de team building la distanță pentru clienți din întreaga lume, această claritate nu a fost doar plăcut de a avea. A fost diferența dintre supraviețuirea muncii la distanță și prosperitatea cu adevărat în ea.