Cum a contribuit CleverControl la creșterea productivității într-o companie de tehnologie

Furtul de timp, lipsa de responsabilitate, modelele de lucru ineficiente și compensarea colegilor mai leneși sunt doar câteva dintre problemele de productivitate care afectează spațiile de lucru moderne. Dar cum ar fi dacă ați putea obține informații în timp real despre activitatea angajaților, să identificați sau chiar să preveniți aceste probleme la timp și să stimulați productivitatea echipei dumneavoastră? În acest studiu de caz CleverControl, vom explora modul în care o companie de tehnologie a combătut aceste provocări și a sporit productivitatea cu ajutorul unui software de monitorizare a angajaților.
Provocarea
Clientul nostru este o companie de dezvoltare de software de mărime medie, în creștere rapidă, cu 47 de angajați. Compania este specializată în crearea de soluții software personalizate, inclusiv aplicații mobile, platforme interne ale companiei și sisteme CRM pentru întreprinderile mici și mijlocii. Compania a început ca un mic start-up și s-a bazat la început pe vizibilitatea directă ca metodă principală de gestionare a prezenței și a performanței. Pe măsură ce personalul creștea, șeful organizației nu putea controla direct toți angajații și procesele.
Compania s-a confruntat cu dificultăți în ceea ce privește urmărirea timpului de lucru, măsurarea productivității și vizibilitatea proiectelor. Metodele tradiționale de urmărire a timpului nu erau fiabile. Angajații uitau adesea să completeze fișele de pontaj la timp și, prin urmare, furnizau date inexacte și aproximative. În plus, directorul a descoperit chiar mai multe cazuri de furt de timp.
Observarea proceselor de lucru prin intermediul supravegherii și al întâlnirilor periodice de echipă și individuale a fost consumatoare de timp, subiectivă și inexactă. Această lipsă de date fiabile a împiedicat estimările exacte ale proiectelor și a făcut dificilă identificarea sarcinilor care consumă mult timp.
Echipa nu a respectat termenele limită: aproximativ 15% dintre proiecte au depășit termenele limită inițiale, ceea ce a nemulțumit clienții și a afectat reputația companiei. A fost dificil să se identifice motivele reale ale eșecurilor: management defectuos, procese ineficiente sau neproductivitate personală. Fiecare angajat a oferit o perspectivă diferită asupra problemei.
În plus, șeful nu avea mijloace de a monitoriza direct 12 membri ai echipei aflați la distanță și nu se putea baza doar pe rapoartele acestora. El dorea mai multă vizibilitate în timp real pentru a identifica problemele la fața locului și pentru a oferi feedback în timp util.
În cele din urmă, directorul a căutat o modalitate de a petrece mai puțin timp monitorizând productivitatea și de a obține rezultate mai obiective.
Soluția
Pentru a rezolva aceste provocări, compania a decis să încerce un software de monitorizare a angajaților și a ales CleverControl. CleverControl a urmărit automat începutul și sfârșitul zilei de lucru, ceea ce a permis companiei să elimine complet fișele de pontaj. Rapoartele de monitorizare au inclus, de asemenea, perioadele active și inactive din timpul zilei, ceea ce ar putea dezvălui leneșii obișnuiți.
Funcția Live Viewing a CleverControl a oferit directorului companiei vizibilitatea în timp real dorită. Directorul putea vizualiza ecranul oricărui angajat și vedea în ce stadiu se afla lucrarea în timpul zilei de lucru.
Rapoartele detaliate de activitate și statisticile privind aplicațiile și site-urile cele mai utilizate au permis analizarea timpului pe care angajații îl alocă efectiv sarcinilor de lucru și a aspectelor care ar putea fi îmbunătățite.
Rezultatul
Primele rezultate ale monitorizării nu au fost surprinzătoare: majoritatea membrilor echipei au prezentat niveluri ridicate de productivitate și angajament. Creșterea productivității a fost cauzată de monitorizarea în sine. Știind că toate acțiunile lor sunt urmărite, angajații au fost mai puțin predispuși să petreacă timp pe activități neproductive sau care nu au legătură cu munca.
Pe măsură ce angajații s-au obișnuit cu monitorizarea, ei au revenit treptat la tiparele lor obișnuite de lucru. Monitorizarea acestor modele a dat rezultate mult mai interesante. Astfel, cu CleverControl, șeful a dezvăluit mai multe ineficiențe, de exemplu:
Unul dintre dezvoltatorii de software petrecea ore întregi documentând meticulos fiecare sarcină minoră și creând rapoarte excesive. Deși documentarea este vitală în dezvoltarea de software, angajatul se micromanagement până la punctul în care a împiedicat progresul real.
Unul dintre manageri programa numeroase întâlniri cu privire la fiecare problemă minoră. Deși scopul său era să țină echipa la curent, majoritatea acestor întâlniri frecvente erau neproductive, consumau mult timp și ruinau fluxul de lucru pentru ziua respectivă pentru alți membri ai echipei. Rapoartele au arătat o creștere cu 15% a timpului inactiv, a navigării personale și a activităților mai puțin productive în zilele în care membrii echipei trebuiau să participe la mai multe astfel de reuniuni.
Monitorizarea a ajutat, de asemenea, compania să descopere cauzele neproductivității obișnuite a anumitor angajați:
Unul dintre specialiștii IT a fost considerat un leneș obișnuit până când managerul i-a analizat raportul de activitate. S-a dovedit că angajata își petrecea o parte semnificativă a zilei de lucru ajutându-și colegii sau îndeplinind sarcinile pe care aceștia i le delegau. În mod firesc, ea nu respecta termenele limită și nu se putea concentra în mod corespunzător asupra responsabilităților sale directe.
AI Scoring de la CleverControl a detectat câțiva angajați de la distanță care desfășurau activități minime legate de muncă și care petreceau mult timp navigând personal.
Managerul PR s-a dovedit a fi un adevărat "fluture social". Utilizarea mesageriei a ajuns la aproape 40% din timpul zilei de lucru. El întrerupea frecvent activitatea colegilor cu conversații sau mesaje lungi și irelevante, făcându-le dificilă concentrarea și finalizarea sarcinilor.
Identificarea acestor ineficiențe și a altora a permis companiei să depună eforturi în vederea eliminării lor și a creșterii productivității. Cu ajutorul urmăririi exacte a timpului și al monitorizării în timp real, managerii au putut evalua termenele limită ale proiectelor cu mai multă precizie, ceea ce a dus la livrarea mai multor proiecte și sarcini la timp. În plus, aceștia au putut realoca anumite resurse și angajați, asigurându-se că persoanele potrivite lucrează la sarcinile potrivite la momentul potrivit.
Compania a decis să profite de funcția de auto-monitorizare. Angajații au putut accesa și analiza rapoartele lor de activitate, ceea ce le-a sporit responsabilitatea și le-a crescut implicarea cu 7%.
Ca urmare a monitorizării, livrarea la timp a proiectului a ajuns la 96% în primele șase luni de implementare. Conducerea a redus numărul de reuniuni inutile, lăsând doar verificările săptămânale și lunare.
În general, compania a înregistrat o creștere a productivității de 11% în cele șase luni de la implementare.
Încheiere
Monitorizarea angajaților a ajutat compania să își transforme abordarea față de gestionarea muncii. "Înainte de CleverControl, zburam orbește", spune șeful companiei, "Ne bazam foarte mult pe intuiție și pe evaluări subiective. Cu rapoartele de monitorizare și statisticile de activitate, vedem acum o imagine mai clară și putem lua decizii în cunoștință de cauză."
Acest studiu de caz CleverControl demonstrează că software-ul a ajutat compania să își îmbunătățească procesele de lucru și să promoveze o cultură a transparenței și a responsabilității.
Doriți să aflați mai multe despre CleverControl? Vizitați pagina produsului sau contactați-ne.