Îmbunătățirea proceselor de lucru într-o echipă în creștere

Astăzi discutăm cu Daniel, unul dintre managerii de top ai unei agenții imobiliare din SUA. Agenția sa dorea să implementeze un sistem de monitorizare a angajaților pentru a evalua activitatea personalului său în creștere. "Nu am observat probleme grave de disciplină sau de productivitate atunci când aveam o echipă mică", spune Daniel, unul dintre manageri. "Dar, pe măsură ce echipa noastră creștea, devenea din ce în ce mai greu să ne asigurăm de implicarea fiecărui angajat. Căutam un instrument eficient pentru a preveni posibilele probleme disciplinare în viitor."

Compania a ales un plan de trei luni pentru a testa modul în care se va integra în mediul său de lucru. La început, sistemul de monitorizare a stârnit îngrijorare în rândul angajaților, dar managerul le-a prezentat rezultatul final. "Le-am explicat că CleverControl era acolo pentru a îmbunătăți climatul din birou, nu pentru a spiona sau a crea tensiuni inutile", spune Daniel. "De exemplu, i-ar scuti de îndatoriri enervante, cum ar fi pontajul de intrare și ieșire și urmărirea timpului lor de lucru." Monitorizarea a ajutat, de asemenea, la distribuirea echitabilă a volumului de muncă. Unii dintre angajații cu mai multă experiență erau nemulțumiți că trebuiau să facă o parte din muncă pentru noii lor colegi care nu erau suficient de experimentați. Analizând jurnalele discuțiilor de lucru colectate de CleverControl, conducerea a descoperit principalele blocaje cu care se confruntau noii angajați. Acest lucru le-a permis să ajusteze programul introductiv pentru noii angajați pentru a rezolva aceste blocaje înainte ca acestea să apară.

Cu toate acestea, cea mai dificilă sarcină a fost monitorizarea agenților în afara biroului, de exemplu, atunci când aceștia arătau apartamentele clienților. Deși CleverControl nu oferă încă multe caracteristici pentru monitorizarea agenților de pe teren, unele dintre opțiunile existente, cum ar fi geolocalizarea pe computerele MacOS, au fost utile. Datorită acesteia, managerul a aflat că unul dintre agenți avea obiceiul de a petrece 1-1,5 ore la o cafenea navigând degeaba pe internet după întâlnirea cu clientul. Agentul îi spunea întotdeauna managerului că și-a petrecut tot acel timp prezentând casa clienților.

Trei luni de utilizare a CleverControl ne-au arătat câteva domenii care puteau fi îmbunătățite", spune Daniel. "Ne vom prelungi licența și vom vedea cum funcționează aceste îmbunătățiri.

• Urmărirea activității utilizatorului

  Această funcție urmărește automat începutul și sfârșitul timpului de lucru și al timpului activ. Aceasta îi scutește pe angajați de pontajul de intrare și ieșire și de urmărirea manuală a timpului.
• Monitorizarea IM

  Discuțiile de lucru pot servi ca o sursă valoroasă de informații despre fluxul de lucru din birou, în special despre dificultățile cu care se confruntă angajații.
• Geolocalizare

  Managerul poate vedea locația dispozitivului pe tabloul de bord de monitorizare și se poate asigura că lucrătorul de pe teren rămâne pe drumul cel bun.