As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
Stabilirea obiectivelor
Pentru mine, ca manager de resurse umane, ar fi fost cel mai simplu să dezvolt eu însumi un sistem de evaluare. Dar, în acest caz, în primul rând, aș fi putut omite unele detalii importante despre procesele de lucru ale diferitelor departamente și, în al doilea rând, m-aș fi putut confrunta cu rezistența colegilor față de noul instrument de evaluare dacă nu i-aș fi inclus în procesul de dezvoltare. Așadar, în primul rând, le-am sugerat colegilor mei din alte departamente să se reunească și să creeze un grup de lucru pentru a dezvolta un nou sistem de evaluare a performanței.
Am vorbit despre obiectivele pe care ne doream cu toții să le atingem: ce loc pe piață dorim să avem, ce nivel de calitate și de servicii pentru clienți dorim să oferim, ce fel de relații dorim să vedem în compania noastră și așa mai departe. Am împărțit aceste obiective generale în obiective țintă mai mici pentru fiecare manager și angajat. Aici am putea folosi indicatori precum rata de producție, costurile, vânzările și satisfacția clienților. În cazul nostru, de exemplu, criteriile de evaluare pentru șeful departamentului de vânzări au fost punerea în aplicare a planului de vânzări, cifra de afaceri din departament, dezvoltarea echipei și rata de satisfacție a clienților.
Scala de evaluare
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
Momentul adevărului
Evaluarea eficienței angajaților am decis să o realizăm o dată pe an. Prima dată am făcut-o în regim de test și am avertizat că nu se va lua nicio decizie negativă. În acest fel am încercat să reducem anxietatea legată de noul eveniment și, de asemenea, să verificăm dacă criteriile alese sunt corecte. Întâlnirea cu un angajat pentru a discuta rezultatele muncii sale reprezintă punctul culminant al întregului eveniment. Ea afectează starea de spirit pentru următoarele câteva luni de muncă și trebuie să rămână pozitivă.
După primul test de evaluare, echipa noastră de conducere a fost de acord că a fost un exercițiu foarte util pentru întreaga echipă. Desigur, au existat lucruri care trebuiau schimbate, dar am ales să păstrăm principiile de bază. Astfel, am identificat mai multe recomandări pentru ca evaluarea să fie în continuare în beneficiul ambelor părți:
Atmosferă pozitivă. O atitudine pozitivă ajută la o comunicare mai deschisă, iar comunicarea deschisă, la rândul ei, vă permite să fiți pe aceeași lungime de undă cu angajații și îi inspiră spre noi realizări.
Ascultați! Începeți prin a întreba un angajat despre modul în care își evaluează propria muncă. Ascultați și oferiți comentariile dumneavoastră.
Lăudați! Observați când un angajat lucrează bine. Unii manageri uită să facă acest lucru și consideră că munca bună este de la sine înțeleasă. În același timp, observând succesul angajaților, le întăriți psihologic comportamentul bun. Spuneți-i angajatului cum eforturile sale vă ajută, ca manager, să atingeți obiectivele departamentului, iar compania - obiectivele sale generale.
Un viitor minunat. Vorbiți-i angajatului despre perspectivele sale, despre ceea ce îl așteaptă dacă stăpânește abilitățile care sunt subdezvoltate în acest moment. Aprindeți-i entuziasmul cu gândurile despre viitor!
Ce să faci dacă nu ai reușit să atingi toate obiectivele?
Dezvoltare în loc de bici. Atunci când discutați despre eșecurile angajatului, acordați suficient timp pentru a discuta despre dezvoltarea abilităților acestuia. Aflați de ce angajatul nu a reușit să atingă obiectivele. Acest lucru îl va ajuta să le atingă data viitoare. Discutați împreună pașii specifici pentru dezvoltarea abilităților necesare.
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
