5 semne că firma dvs. are nevoie de un software de monitorizare a angajaților

Indicatorii de performanță în scădere sunt primul și cel mai natural motiv de îngrijorare atunci când reprezintă mai mult decât o scădere ocazională sau sezonieră. Dacă observați un declin constant al performanței și productivității generale a companiei dumneavoastră, este timpul să analizați mai în profunzime următorii factori.

Uitați-vă la cifrele exacte. Reperele dvs. obișnuite sunt brusc mai greu de atins? Vânzările sunt în mod constant sub așteptări? Numărul de unități produse pe zi este în scădere? Atunci când indicatorii-cheie de productivitate scad constant, iar forțele externe ale pieței nu pot explica acest lucru, este un semn alarmant că ceva nu este în regulă.

Nerespectarea termenelor limită a devenit mai degrabă o normă decât o excepție? Proiectele care întârzie în mod constant sunt o problemă serioasă. Nerespectarea termenelor limită dă peste cap procesele de lucru zilnice, provoacă depășiri ale bugetului, frustrează clienții, diminuează veniturile și vă ruinează reputația. Întârzierile frecvente înseamnă că există ineficiențe undeva în procesele dumneavoastră, o potențială lipsă de responsabilitate sau probleme ale angajaților cu gestionarea timpului. Înțelegerea motivului pentru care se întâmplă este primul pas către îmbunătățire.

Angajații pot livra munca la timp, dar aceasta este doar jumătate din afacere. Nu este vorba doar de cât de mult se face, ci și de cât de bine. Ați observat un vârf al plângerilor din partea clienților? Echipa dvs. petrece mai mult timp cu refacerea și remedierea erorilor? Verificările privind asigurarea calității eșuează mai frecvent? Acest lucru ar putea însemna că echipa își pierde concentrarea sau îi lipsesc competențele esențiale pentru a funcționa mai bine. Software-ul de monitorizare a angajaților vă poate ajuta să descoperiți problema din spatele scăderii calității muncii.

Vă chinuiți să stabiliți cine este responsabil pentru o sarcină ratată, o eroare sau o întârziere a proiectului? Dificultățile de stabilire a responsabilității pot proveni din fluxuri de lucru neclare, roluri slab definite sau lipsa de responsabilitate pentru contribuțiile individuale.

Monitorizarea angajaților colectează date detaliate despre activitatea de lucru a angajaților: timp activ și inactiv, cele mai utilizate aplicații și site-uri web, modele de activitate și potențiale distrageri, cum ar fi social media. Analizând aceste date, puteți descoperi de ce performanța angajaților este în scădere și cum să o îmbunătățiți.

Incidentele de securitate din ce în ce mai frecvente, cum ar fi infecțiile frecvente cu programe malware, atacurile de phishing reușite, încălcările securității datelor sau accesul neautorizat la informații sensibile ale companiei sunt motive pentru a începe să acționați. Acestea înseamnă o slăbiciune în apărarea dvs. de securitate și, adesea, vulnerabilitatea constă în acțiunile neintenționate sau chiar intenționate ale angajaților. Conform unor rapoarte recente, până la 82% din breșele de securitate sunt cauzate de erori umane. Monitorizarea angajaților poate contribui la atenuarea acestor riscuri și la detectarea timpurie a incidentelor.

Următorul motiv pentru a lua în considerare monitorizarea angajaților sunt reglementările precum GDPR, HIPAA, PCI DSS sau standardele de conformitate specifice industriei. Nerespectarea acestora poate duce la amenzi mari și daune reputaționale. Conformitatea depinde adesea de aderarea angajaților la proceduri și protocoale specifice, în special în ceea ce privește manipularea și securitatea datelor. Lipsa vizibilității asupra operațiunilor zilnice ale angajaților crește semnificativ riscurile de incidente cauzate de neglijență și conduită necorespunzătoare.

În cele din urmă, dacă avantajul competitiv al companiei dvs. constă în informații confidențiale, proprietate intelectuală sau secrete comerciale, protejarea acestor active este vitală. Angajații cu acces privilegiat la date sensibile le pot scurge atât în mod neintenționat, cât și intenționat.

Software-ul de monitorizare a angajaților vă permite să vedeți activitatea angajaților, datorită căruia vă puteți asigura că aceștia respectă politicile de securitate și reglementările relevante.

Software-ul cu funcție de prevenire a pierderilor de date (DLP) poate detecta comportamentul nesigur sau inadecvat al angajaților și poate alerta managerul sau un specialist în securitate. În plus, datele colectate de programele de monitorizare pot constitui probe în cadrul investigațiilor interne în cazul în care are loc un incident.

Un mediu de lucru sigur, confortabil, prietenos și respectuos este esențial pentru productivitatea angajaților. Încălcările comportamentului la birou creează o atmosferă ostilă, scad moralul și implicarea angajaților și contribuie la creșterea fluctuației de personal. În cele mai rele scenarii, un astfel de comportament poate chiar expune compania la răspunderi juridice semnificative și la prejudicii de reputație. Observați următoarele semne îngrijorătoare? O investigație responsabilă care implică monitorizarea angajaților poate fi soluția dumneavoastră.

Primul semnal de alarmă este reprezentat de rapoartele de hărțuire și discriminare, formale sau informale. Ignorarea acestor plângeri nu numai că va dăuna victimei unui astfel de comportament, dar va duce și la o atmosferă toxică în birou.

Un alt semn îngrijorător la care trebuie să fiți atenți este încălcarea codului de conduită sau de etică al companiei. Acestea pot include utilizarea personală excesivă a timpului companiei pentru activități care nu țin de muncă, utilizarea abuzivă a resurselor companiei în scopuri personale, comportament online neadecvat prin utilizarea rețelelor sau dispozitivelor companiei sau încălcarea acordurilor de confidențialitate.

În cele din urmă, angajații pot utiliza resursele companiei pentru a defăima sau calomnia pe cineva sau ceva online, pentru a accesa resurse piratate, încălcând astfel drepturile de autor, sau pentru a face orice altceva care poate duce la pierderi financiare și consecințe juridice. Dacă nu controlați astfel de acțiuni, acestea pot conduce la procese costisitoare, sancțiuni de reglementare și daune semnificative aduse reputației.

În cazurile de hărțuire, discriminare sau intimidare, monitorizarea comunicațiilor angajaților - cu avizul juridic adecvat și notificarea angajaților - poate furniza dovezile necesare pentru investigațiile interne.

Software-ul de monitorizare poate crea jurnale detaliate ale activității angajaților, inclusiv utilizarea aplicațiilor și accesul la fișiere. Aceste jurnale pot oferi o urmă verificabilă pentru a înțelege acțiunile angajaților și pentru a determina dacă politicile companiei au fost încălcate.

Dacă vă întrebați adesea cum curge de fapt munca și de ce apar blocaje de nicăieri, este posibil să aveți nevoie de un software de monitorizare. Întrebați-vă:

1. Mă bazez pe presupuneri în loc de date concrete pentru a înțelege fluxul nostru operațional?
2. Procesele specifice sunt în mod constant lente, ineficiente și afectate de întârzieri?
3. Anumite sarcini devin în mod repetat puncte de blocaj în fluxurile noastre de lucru, încetinind proiecte întregi sau producția departamentală?
4. Am nevoie de date obiective pentru a înțelege fluxurile noastre de lucru actuale înainte de a implementa modificări ale proceselor? Cum pot măsura impactul acestor schimbări?

Atunci când managerii nu au o vizibilitate clară asupra proceselor de lucru, ei nu pot planifica eficient calendarul și bugetul proiectului, nu pot optimiza fluxurile de lucru și nu pot prevedea eventualele probleme.

Software-ul de monitorizare a angajaților întocmește rapoarte detaliate privind utilizarea aplicațiilor de către angajați, progresul sarcinilor și timpul petrecut pentru fiecare sarcină. Aceste rapoarte sunt date obiective, cuantificabile privind fluxurile de lucru actuale. Analizându-le, managerii văd cum se face munca în practică și evaluează productivitatea individuală și a echipei. Aceștia pot dezvălui domenii de îmbunătățire și automatizare, pot elimina pașii redundanți și pot reproiecta fluxurile de lucru pentru a le face mai eficiente și mai rapide.

Odată ce îmbunătățirile sunt implementate, datele de monitorizare pot fi utilizate pentru a măsura impactul real al acestor schimbări asupra eficienței fluxului de lucru. Această buclă bazată pe date poate deveni baza pentru îmbunătățirea și perfecționarea continuă.

Succesul companiei este alimentat de angajați implicați și motivați. Dar ce se întâmplă dacă scânteia se stinge? Este posibil să observați tendințe îngrijorătoare, cum ar fi scăderea implicării, absenteismul și creșterea ratei de fluctuație a personalului. Iată alte simptome alarmante:

1. o scădere vizibilă a entuziasmului
2. scăderea proactivității
3. angajații par mai puțin implicați în munca lor și în succesul companiei
4. mai puțină participare la activitățile și reuniunile echipei
5. sentiment general de apatie sau negativitate.

Aceste semne pot semnala probleme mai profunde, care stau la baza organizației dumneavoastră. Ar trebui să investigați sănătatea culturii locului de muncă și bunăstarea angajaților, iar monitorizarea atentă a angajaților poate fi un instrument util în cercetarea dumneavoastră.

Software-ul de monitorizare cu urmărire automată a prezenței poate dezvălui semnele îngrijorătoare menționate mai sus, adesea mai devreme decât o poate face un manager, și poate îndemna la săpături mai adânci. În plus, vă poate ajuta să măsurați eficiența eforturilor pe care le depuneți pentru a îmbunătăți implicarea angajaților. Cu toate acestea, pentru a implica și motiva angajații, veți avea nevoie de alte metode, cum ar fi recompense și bonusuri, oportunități de dezvoltare și creștere și altele.

Recunoașterea în timp util a celor cinci semne de avertizare - scăderea productivității, securitate, comportament neetic, puncte oarbe operaționale și scăderea implicării - este crucială, iar monitorizarea angajaților poate ajuta la detectarea acestora și la descoperirea motivelor acestor probleme. Dacă vă confruntați cu aceste semne, explorați modul în care Software-ul de monitorizare CleverControl vă poate ajuta. Dar nu uitați să prioritizați implementarea etică și transparentă.