5 greșeli de corespondență de afaceri

Comunicarea prin e-mail a devenit o parte esențială a activității noastre, de aceea e-mailurile trebuie să fie scrise corect. Business Insider a povestit despre greșelile angajaților în corespondența de afaceri.

Nimic nu poate fi mai evident. Cu toate acestea, oamenii încă mai fac o astfel de greșeală. Întotdeauna este posibil să vă cereți scuze persoanei căreia i-ați trimis un e-mail greșit, dar aceasta va rămâne oricum cu o impresie proastă.

Așadar, înainte de a trimite un e-mail, vă rugăm să verificați adresa și numele destinatarului: "Dragă Debra Kelly,...". Citiți numele cu voce tare - vă va ajuta să vă concentrați și să nu faceți o greșeală.

Termenul bine cunoscut printre jurnaliști "to bury the lead" înseamnă să ascunzi punctul principal în adâncul scrisorii. Atât de adânc încât este greu de găsit. Este o greșeală frecvent întâlnită în corespondența de afaceri. Pentru a o evita, întrebați-vă: "Ce vreau să spun?". Și răspundeți foarte repede. O astfel de scrisoare - clară, scurtă și la obiect - este așteptată de la dumneavoastră de către colegii dumneavoastră.

"Vă scriu pentru a discuta despre cooperarea dintre companiile noastre înainte de începutul trimestrului al patrulea."

Dacă nu enunțați punctul principal la începutul scrisorii, ci ajungeți la miezul ei în mod lung și înfloritor, destinatarul nu va înțelege care este scopul scrisorii. Scrieți simplu și evitați vociferările inutile în texte.

Acesta este un eșec clasic în corespondența de afaceri. Argoul de afaceri, clar pentru dvs. și colegii dvs., vă poate deruta partenerii și colegii din alte departamente.

"Să ne întâlnim la CO în camera 200 la ora 18:30. Da, și nu uitați să aduceți sarcina, avem "cod verde" după ora 17:00."

Despre ce este vorba în scrisoare? Uitați-vă la lista destinatarilor scrisorii dumneavoastră și întrebați-vă: știu cu toții ce este CO? Cunosc cu toții "codul verde"? Dacă nu este așa, clarificați acești termeni.

"Să ne întâlnim la sediul central, în camera 200, la ora 18:30. Da, și nu uitați de sarcină, avem "cod verde" după ora 17.00. Pentru cei care poate nu știu, "codul verde" înseamnă că trebuie să fiți complet pregătiți la întâlnire".

Vezi? Scrisoarea este mult mai bună acum.

De foarte multe ori, în graba zilnică, citim rapid scrisoarea cuiva, îi răspundem în gând și uităm să postăm răspunsul. Acest lucru este inacceptabil. Trebuie să răspundeți la scrisorile colegilor dumneavoastră. Răspunsul dvs. poate influența întregul flux de lucru.

Nu uitați că, în epoca Twitter și Facebook, nimănui nu-i place să citească mesaje care depășesc două propoziții. De aceea, paragrafele lungi din corespondența de afaceri sunt doar parcurse, dar nu citite cu atenție. Rupeți paragrafele lungi și faceți-le să fie ușor de citit.