Trabalhar menos mas mais eficientemente: é possível?

O mundo tem vindo a falar (e alguém já está a implementar) de uma semana de trabalho de quatro dias durante muito tempo. Os opositores falam de enormes perdas para as empresas e economias em geral.

Os adeptos da ideia dizem que os empregados estão prontos para trabalhar mais tempo e de forma mais eficiente nos restantes quatro dias de trabalho, em prol de um dia de folga extra por semana.

Como chefe de uma empresa desenvolvedora de sistemas de controlo do tempo, estou certo de que pode aumentar a eficiência do trabalho. No entanto, não tanto como para libertar um dia inteiro de trabalho.

O local de trabalho é um ambiente dinâmico onde as condições e os desafios estão em constante mudança. A necessidade de os empregados serem flexíveis, engenhosos e adaptáveis nunca foi tão grande.

No entanto, muitas organizações continuam a reforçar uma forma de trabalho que não só está desactualizada como também é desnecessária. Trabalhar mais e com mais afinco são os pilares de uma carreira de sucesso. É algo que muitas pessoas continuam a salientar com os seus colegas. Temos sido condicionados a acreditar que as pessoas mais produtivas que trabalham longas horas têm negligenciado outros factores de produtividade. Trabalhar arduamente produz resultados, mas trabalhar com inteligência tem um valor duradouro.

Isto é especialmente verdade no trabalho, onde permanecer competitivo é primordial para o sucesso. Uma vez que ninguém pode trabalhar 24/7, aqui estão três estratégias simples para aumentar a produtividade no trabalho e equilibrar a sua vida fora dele.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

Os que se preocupam com a produtividade esforçam-se por maximizar a produção com os recursos à sua disposição. Por exemplo, se tiverem um orçamento enorme, procurarão criar o máximo de trabalho possível. Mesmo que tenham um orçamento limitado, esforçar-se-ão por completar o maior número de postos de trabalho possível.

Trabalhar menos tornou-se mais crítico do que nunca na actual economia do conhecimento. No entanto, um número crescente de adultos trabalhadores sente a pressão de trabalhar mais e mais do que nunca. Em média, o típico trabalhador americano põe em 40 horas por semana, mas quase um terço dos adultos trabalha 45 horas ou mais por semana.

O adulto trabalhador médio passa cerca de 47 horas por semana no trabalho e no trajecto de ida e volta combinados. Isso deixa pouco tempo para qualquer outra coisa. Trabalhar menos não significa apenas ter uma vida equilibrada, mas também ser mais produtivo e fazer mais coisas com menos tempo gasto em actividades que não estão directamente relacionadas com os nossos objectivos profissionais.

Trabalhar eficientemente significa identificar áreas onde se pode ser mais produtivo. Trabalhar de forma inteligente significa optimizar o seu tempo e esforços para fazer mais no mesmo espaço de tempo. Aqui estão algumas dicas sobre como pode trabalhar menos mas de forma mais eficiente e eficaz:

Os projectos de trabalho devem ser priorizados com base na quantidade de trabalho envolvido, bem como nas datas de vencimento previstas. Dê tempo suficiente para cada projecto, mas defina um cronómetro para si próprio como um desafio para completar o trabalho mais rapidamente.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

Conhecer a sua missão no trabalho é um dos elementos mais importantes para se tornar totalmente eficaz. Afinal de contas, como pode estabelecer prioridades adequadas se não sabe do que se trata o seu trabalho? (Se não estabelecer prioridades, ficará perpetuamente enterrado numa pilha de trabalho, incapaz de dizer o que é importante e o que não é).

Realizar uma análise de emprego para determinar o objectivo real do seu emprego e os objectivos que deve atingir para avançar. Isto irá ajudá-lo a identificar os seus objectivos mais críticos para que possa começar a dar prioridade ao trabalho de forma eficiente.

Ao trabalhar em tarefas, esforçar-se por manter as distracções a um mínimo. Reduza o volume do seu telefone e mantenha-o fora de vista. Desligue qualquer outro ruído, tal como programas de televisão ou música, que interfira com a sua capacidade de se concentrar no seu trabalho. Estabeleça expectativas com os seus colegas de trabalho

Um grande projecto pode parecer ser demasiado para ser tratado. Mesmo sabendo que é vital, continua-se a deslocá-lo para o fundo da pilha. Em vez de o evitar, tente dividir essa grande tarefa em tarefas mais pequenas. Escolha uma mão-cheia para terminar durante a semana e programe-as na sua agenda. O conhecimento de que está a progredir em direcção a um grande objectivo irá motivá-lo a completar as suas outras tarefas.

Não evite interagir com os seus colegas de trabalho, mas limite-o a períodos de pausa para evitar saltos entre o trabalho e a brincadeira.

Quando se trata de trabalhar com sucesso, a quantidade de esforço que se coloca num projecto não implica automaticamente um resultado de alta qualidade. Se demorar demasiado tempo a completar as tarefas porque está cansado, distraído, ou desorganizado, é uma indicação clara de que está a trabalhar demasiado.

Ser um trabalhador eficaz e produtivo implica dar prioridade à sua tarefa e dar tempo suficiente para a completar adequadamente. Bons hábitos de trabalho resultarão em resultados positivos e consistentes. O passo mais crucial que pode dar em direcção a um trabalho mais eficiente é criar uma estratégia diária.

Trabalhar com outros é uma das melhores formas de se fazer mais em menos tempo. Estudos mostram que as pessoas trabalham de forma mais eficiente quando trabalham em grupo. Quando se trabalha em grupo, é possível partilhar ideias, pensamentos e perspectivas, o que é uma óptima forma de pensar novas formas de pensar sobre um problema.

Pode também oferecer-se para ajudar os seus colegas de trabalho nas suas tarefas quando estiver adiantado em relação ao calendário. Quando ajudar os seus colegas de trabalho, não só estará a contribuir para um ambiente de trabalho mais saudável, mas também estará a trabalhar menos. Isto porque ajudar os outros irá libertar o seu tempo para que se possa concentrar no seu trabalho.

Trabalhar durante longos períodos sem fazer quaisquer pausas irá torná-lo menos produtivo, menos concentrado, e mais propenso a cometer erros. Ajudaria se fizesse uma pausa do seu trabalho de poucas em poucas horas.

No entanto, não serve qualquer pausa. Ajudaria se encontrasse formas de descansar e relaxar enquanto se mantém concentrado no seu trabalho. Uma maneira de o fazer é definir um temporizador para 20 minutos e fazer algo completamente alheio ao seu trabalho.

Por exemplo, poderia ouvir música, dar um passeio lá fora, ou sentar-se e respirar. Isto irá ajudá-lo a relaxar e dar ao seu cérebro tempo para processar informação e desenvolver novas ideias e estratégias que o ajudarão a trabalhar de forma mais eficiente.

A coisa mais importante que pode fazer para aumentar a sua produtividade no trabalho é desenvolver competências de gestão do tempo. Sem isso, os seus dias sentir-se-iam como um sprint frenético, com cada projecto, e-mail, e chamada telefónica a pedir a sua atenção.

Comece por dar uma vista de olhos à sua agenda diária. Sabe como passa o seu tempo no dia-a-dia? Se não souber, a resposta pode surpreendê-lo.

Quando souber quanto tempo dedica a cada tarefa, deverá aprender a dar-lhes prioridade. Poderá concentrar-se no trabalho que acrescenta mais valor se souber quais os trabalhos que são críticos e quais os que podem ser reprogramados ou delegados.

A definição de objectivos é outro aspecto crucial do trabalho produtivo. Depois de realizar uma Análise de Trabalho, deverá ter uma boa ideia do que o seu papel implica. Estabeleça objectivos a curto e longo prazo utilizando este conhecimento. O benefício de o fazer é que os seus objectivos servem de roteiro - afinal, não chegará a lado nenhum se não souber para onde vai!

Trabalhar eficaz e produtivamente também requer uma boa organização. Se não estiver organizado, pode perder muito tempo à procura de coisas deslocadas. Aprenda então como arquivar correctamente e como fazer um horário eficaz.

Considerar a frequência com que conversamos diariamente. Fazemos telefonemas, participamos em reuniões, escrevemos e-mails, fazemos apresentações e interagimos com os clientes, entre outras coisas. Podemos aparecer para passar o dia inteiro a conversar com outros à nossa volta. É por isso que as grandes capacidades de comunicação são cruciais, especialmente se se quiser operar de forma mais eficiente.

Comece por aperfeiçoar as suas capacidades de escuta activa. Isto indica que está a fazer um esforço concertado para ouvir e compreender o que os outros lhe estão a dizer.

Trabalhar menos e mais eficientemente pode ser um desafio, mas é possível se se mantiver concentrado e seguir estas dicas. Trabalhar menos não significa apenas trabalhar menos horas; significa trabalhar mais eficientemente para que se possa fazer mais em menos tempo.

Ser mais eficiente significa identificar áreas onde se pode ser mais produtivo. Trabalhar de forma inteligente significa optimizar o seu tempo e esforços para fazer mais no mesmo espaço de tempo.