Porque é que o negócio moderno "Apertar os parafusos de controlo"?

Nos últimos anos, as empresas implementaram um controlo rigoroso sobre os seus empregados. Protocolos como a proibição de telemóveis no trabalho ou a limitação da sua utilização, despedimento de empregados por se distraírem no trabalho, e alguns outros têm sido utilizados para apertar os parafusos de controlo. No entanto, o que leva as empresas modernas a "apertar estes parafusos de controlo" sobre os empregados, e são as estratégias que utilizam eficazes ou têm consequências adversas? Estes são alguns dos tópicos que abordamos neste artigo.

O controlo e a gestão como um todo não seriam exigidos se todos os empregados de uma empresa fizessem consistentemente o que era melhor para a empresa. Mas, na prática, há casos em que os funcionários não podem ou não querem agir no melhor interesse da organização. Por conseguinte, as empresas devem estabelecer um conjunto de controlos para ajudar a orientar os empregados para longe de comportamentos indesejáveis e para esforços desejáveis. Estas acções destinam-se a beneficiar a produtividade da empresa e a levar ao seu crescimento.

Acesso à Internet, redes sociais, correio electrónico e smartphones estão entre os 10 maiores assassinos da produtividade no local de trabalho. É simples ver como o fascínio das mensagens de texto, jogos móveis, e navegação na Internet pode desviar até mesmo o trabalhador mais dedicado. A verificação constante do seu telefone não contribui para a sua concentração e fluxo de trabalho. O controlo do emprego torna-se crucial para eliminar as distracções.

Um estudo recente da Deloitte descobriu que as pessoas verificam os seus smartphones 47 vezes por dia em média. Isto significa que, se trabalhar um turno de 8 horas, usa o seu telefone quase seis vezes por hora. Ninguém se pode concentrar no trabalho em tais condições.

Os nossos telemóveis, comprimidos, relógios e outros dispositivos são causa de interrupções e atenção distraída durante o trabalho no projecto ou tarefa. Somos constantemente tentados a fazer pausas ao longo das nossas tarefas cruciais para verificar mensagens, ver o que há de novo no Facebook, percorrer o Pinterest para obter inspiração e tal.

No entanto, a tecnologia não pode ser culpada apenas por distrair os empregados do seu trabalho. O ruído do escritório é outra razão principal para criar distracções entre os empregados. De acordo com a pesquisa de Kim e de Dear na Universidade de Sidney, os níveis de ruído no local de trabalho insatisfeitos 30% dos empregados em cubículos e cerca de 25% dos empregados em escritórios sem divisórias.

85% das pessoas relatam ser incapazes de se concentrar no trabalho devido à sua insatisfação com o seu espaço de trabalho, de acordo com a investigação da Ipsos e da equipa Steelcase's Workspace Futures. 95% dos inquiridos indicaram que trabalhar em silêncio era essencial para eles. Contudo, apenas 41% disseram que o podiam fazer, e 31% tiveram de procurar um lugar mais calmo fora do escritório para terminar o seu trabalho. É por isso que o controlo dos empregados no local de trabalho é tão importante nos tempos actuais.

A capacidade de compreender o mundo através de imagens e mensagens breves e vívidas, tais como as encontradas em noticiários, pequenos ensaios, ou videoclipes rápidos, é conhecida como pensamento clip. É um fenómeno comum entre os jovens de hoje, que estão sempre a ver bobinas nas redes sociais. Como resultado, obtemos uma pessoa que só pensa superficialmente e é incapaz de manter um foco sustentado num único objecto. Também actuam impulsivamente e reflectem pouco, o que é uma marca registrada do pensamento clip. O pensamento por clipes desestabiliza o equilíbrio dos processos mentais cognitivos, fortalecendo ou enfraquecendo características particulares de uma determinada esfera. Sistemas de gestão do emprego são criados para lidar com um fenómeno tão moderno.

A utilização contínua de processamento e combinação de informação de nível secundário contribui para o pensamento por clipes, o que causa desordem de défice de atenção, perda de desejo de novos conhecimentos, diminuição das capacidades de criatividade, e outros problemas. A capacidade de atenção dos indivíduos envolvidos no pensamento em clip é menor e, por conseguinte, são frequentemente incapazes de se concentrarem no trabalho durante um período prolongado. Isto leva a um afrouxamento no local de trabalho e motiva ainda mais os empregadores a impor medidas de controlo aos empregados.

Independentemente do desempenho eficaz do pessoal de uma empresa, existem sempre certos perigos. Alguém manuseia as senhas e logins descuidadamente, o que aumenta o risco de fuga de dados pessoais. A reputação da empresa é prejudicada quando alguém desrespeita a política de comunicação do cliente da empresa. Os empregados remotos precisam de controlo pelo menos tanto quanto os empregados de escritório.

De facto, pode-se argumentar que o modelo de trabalho à distância requer mais supervisão. O empregado que trabalha a partir de casa ou em qualquer lugar fora do escritório está consciente da falta de supervisão física sobre eles. Isto pode muitas vezes levar ao roubo de dados ou mesmo à exposição errada de informações importantes da base de dados da empresa, pondo em risco a imagem da empresa perante os seus intervenientes. Em tal cenário, é necessário um mecanismo de controlo rigoroso.

O software de monitorização de funcionários como CleverControl tornou-se extremamente útil em tais situações. Para empresas de todos os tamanhos, CleverControl fornece acesso remoto e capacidades de monitorização. Os objectivos do sistema incluem a monitorização do comportamento dos funcionários, a avaliação dos resultados, a prevenção de violações de dados, e a realização de investigações aos funcionários. CleverControl funciona como um agente invisível e não é visível para os dispositivos que monitoriza.

Utilizando a função de monitorização ao vivo da plataforma CleverControl, os gestores podem visualizar o trabalho de todos os empregados em tempo real em simultâneo. Teclas, actividade da rede social, histórico do sítio web, utilização da aplicação, e outras actividades são todas registadas. CleverControl fornece aos gestores acesso a capturas de ecrã, actividade do motor de busca, e gravações de microfone.

Muitas empresas têm milhares de empregados. Têm escritórios gigantescos cheios de biliões de dólares de ferramentas, gadgets e equipamento. Estão muito mais preocupadas com a sua segurança. Tem havido numerosos exemplos de empregados que violam as políticas empresariais enquanto roubam propriedade da empresa ou informação confidencial.

As preocupações entre os empregadores relativamente à segurança do seu espaço de escritórios, ferramentas, computadores e dados sensíveis estão a piorar. A fraude entre empregados é quando um trabalhador induz intencionalmente em erro o seu empregador para obter uma vantagem. Estes ganhos manifestam-se tipicamente como pagamento adicional e encoberto; contudo, podem também tomar a forma de outros benefícios.

A fraude dos empregados é alarmante mas também bastante típica. Na América, 75% dos trabalhadores admitidos a roubar do seu local de trabalho pelo menos uma vez. O roubo de dados parece ser uma forma mais recente de fraude de empregados. O roubo de dados é particularmente importante quando se trata de espionagem empresarial ou de práticas comerciais desonestas.

A fraude de propriedade intelectual é um exemplo disto, em que um trabalhador descontente com o negócio A vaza informação confidencial sobre uma invenção novinha em folha para a empresa B. O produto é então protegido por patente pela empresa B antes que o criador original tenha uma oportunidade.

A chave para reduzir o roubo de dados é a segurança rigorosa e a protecção da informação, bem como a retenção de novas ideias numa base de necessidade de conhecimento durante o máximo de tempo possível. Diversos mecanismos de controlo podem ser implementados para assegurar que nada de mal aconteça desta forma. Num espaço físico de escritório, os empregadores instalam câmaras de CCTV para monitorizar os empregados. Existe uma gama de software de monitorização de empregados como o CleverControl que ajuda as empresas modernas a vigiar tanto os trabalhadores de escritório como os empregados remotos.

Gestão do controlo é um termo comum utilizado em espaços de escritório. Controlar e dirigir o comportamento dos empregados é uma das responsabilidades mais cruciais de um gestor. Para que os sistemas e processos de uma organização funcionem correctamente, o controlo de gestão é essencial. Um sistema de gestão de controlo é bem sucedido quando ajuda a empresa a atingir os seus objectivos, reduz as taxas de erro, utiliza e distribui eficazmente os recursos, e determina se as normas são precisas.

O sistema de controlo também incute ordem e disciplina, aumenta o moral e inspira os trabalhadores, assegura a preparação para o futuro através da actualização das normas, e melhora o desempenho da organização em geral.

Gestão do controlo, frequentemente conhecido como "gestão da mudança", é o processo de estabelecer normas, avaliar o desempenho, e fazer ajustamentos. A gestão de controlo é dinâmica; adapta-se à mudança e coloca os objectivos corporativos na linha da frente. É de ponta a ponta, contínua e orientada para a acção, e os seus principais objectivos são a eficácia e a eficiência.

Embora a monitorização dos empregados seja um conjunto de estratégias eficazes, pode ter efeitos secundários para o empregador se não for utilizada correctamente. Níveis extremos de vigilância onde cada movimento do empregado é acompanhado e monitorizado exibe um nível de défice de confiança. Pode levar o empregado a pensar que a empresa não confia neles apesar de todo o seu trabalho e esforços árduos. Isto pode levar a uma baixa produtividade, a uma falta de partilha de ideias criativas, e a uma elevada rotatividade. As empresas dependem de cada empregado para o seu sucesso. Assim, os sistemas de monitorização dos funcionários em vigor devem ser exaustivos e eficazes.

Na realidade, os instrumentos de monitorização dos trabalhadores podem ser instrumentos potentes para promover a autonomia e permitir que os trabalhadores desempenhem as suas funções com mais sucesso. Por exemplo, ao diminuir as relações entre os empregados e os seus chefes, o software que acompanha a actividade dos empregados na Internet pode melhorar a produtividade. Isto pode ter um grande impacto na atmosfera psicológica no trabalho.

Tendo isto em conta, eis o que aconselhamos: Seleccione uma ferramenta de monitorização que possa "flexionar" para se adequar ao seu modelo de negócio particular. Por exemplo, dar aos empregados um método simples e de auto-serviço para implementar e acompanhar a produtividade dos empregados aumentará o seu empowerment enquanto diminui a carga cognitiva dos supervisores.

Faz sentido que no mundo de hoje, os empregadores "apertem os parafusos de controlo" para salvaguardar a sua empresa dos infractores. O segredo é não exagerar porque se o fizer, arrisca-se a assustar a equipa e a tornar o local de trabalho inquieto.