Confiança ou controlo: o que é que os gestores modernos escolhem?

Vou começar com um incidente real: Recentemente, dois dos meus amigos empreendedores e eu falámos sobre o tema da supervisão dos empregados. Há opiniões diferentes: um empresário está confiante de que a empresa falhará dentro de algumas semanas se não houver uma gestão rigorosa. Os seus argumentos - múltiplos casos de roubo de dados, trabalho paralelo, e jogos online enquanto trabalhavam - foram bastante persuasivos. Num grupo de menos de 50 indivíduos, também!

O meu segundo amigo sublinhou que se não se pode confiar num potencial empregado, não há qualquer utilidade em empregá-lo. As suas razões não eram tão fortes, mas o seu ponto de vista ainda é inegável.

Tive de concordar com o ponto de vista do primeiro amigo e apoiar um controlo rigoroso porque sou o director da empresa que desenvolve sistemas de gestão do tempo. No entanto, há subtilezas em todo o lado e constantemente.

A quantidade de tecnologia, pessoal e equipamento de que necessita para lidar expande-se juntamente com a dimensão da sua empresa. A administração manual de um processo deste tipo acaba por se tornar antieconómica. Os sistemas de monitorização e controlo remoto (M&C) estão a tornar-se cada vez mais populares nos sectores empresariais para automatizar vários processos empresariais.

Os sistemas M&C foram inicialmente utilizados no sector industrial para optimizar processos de fabrico que eram demasiado complexos ou sofisticados para que os empregados humanos pudessem executar com sucesso. Desde então, outras empresas e uma grande parte da indústria das tecnologias da informação implementaram procedimentos de monitorização e controlo semelhantes.

Para organizar a forma como as pessoas e a tecnologia devem trabalhar em conjunto nos locais de trabalho contemporâneos, os sistemas de monitorização e controlo à distância estão a tornar-se cada vez mais cruciais. Muitas empresas já estão a investigar como as soluções M&C podem melhorar a sua gestão de activos físicos, incluindo gadgets móveis, kits de equipamento, e até chaves reais.

Contámos as principais justificações para a utilização de sistemas de localização de pessoal. Algumas delas estão listadas abaixo,

• Aumentar a eficácia do gestor:

  O benefício mais aparente é que será sempre informado sobre as acções do seu empregado. A actividade do utilizador no computador nos seguintes momentos: quando começou a trabalhar, quando fez uma pausa, quando retomou as suas responsabilidades, e quando concluiu o dia.

  Actividade em certas aplicações: A procrastinação é simples de seguir. Toda a informação é acessível a equipas de projecto, departamentos, especialistas individuais, e a toda a organização. O gestor pode reduzir o tempo necessário para compreender o que o pessoal está a fazer e o quão produtivo é ao ter uma ferramenta deste tipo.

• Objectividade garantida:

  Não se pode tratar cada empregado de forma justa; alguns deles serão mais aliciantes do que outros. A segunda defesa é que os funcionários geralmente vêem as acções dos gestores como sendo feitas pessoalmente. Utilizando software de monitorização, poderá obter dados precisos, fidedignos e inteiramente objectivos. Ambos terão confiança na objectividade, o que tornará simples para si a tomada de decisões sensatas.

• Recolha de dados necessários para a análise:

  Há sempre métodos para melhorar o desempenho, independentemente do bom desempenho do seu pessoal. Optimize a forma como os trabalhos são distribuídos, modifique o horário, racionalize certos procedimentos, etc.

  Necessita de informação sobre quanto tempo o seu pessoal gasta a trabalhar num projecto para identificar estas áreas de desenvolvimento. O que é que eles fazem precisamente neste período? Que tarefas é que um especialista específico desempenha bem? O software de monitorização compila todos estes dados. Analisa os relatórios e concentra-se nas áreas que podem ser reforçadas.

• Seguro de risco:

  Existem sempre certos riscos, independentemente do desempenho dos seus empregados. Alguém lida descuidadamente com logins e palavras-passe, aumentando a possibilidade de fuga de dados pessoais. Alguém viola a política de comunicação do cliente da empresa, prejudicando a reputação da empresa. Pode providenciar um controlo que o alerte para uma actividade questionável, de modo a protegê-lo de tais circunstâncias.

• Capacidade de exercer controlo sobre trabalhadores à distância:

  Os trabalhadores à distância requerem tanto controlo como os trabalhadores de escritório, se não mais. Desde que um empregado instale uma aplicação de agente no seu computador, poderá obter a mesma informação abrangente sobre ele que obteria sobre o tipo que trabalha no escritório seguinte.

• Aumento da produtividade dos subordinados:

  De acordo com o estudo do MIT (Massachusetts Institute of Technology), dizer aos trabalhadores que o seu trabalho está a ser monitorizado aumenta a produtividade laboral em 7%. A simples implementação de um controlo objectivo, imparcial e contínuo tem um impacto positivo no grau de disciplina da organização. Após verificar o relatório diário durante cinco minutos, todas as áreas problemáticas já estão à frente dos seus olhos; tudo o que é necessário é digitalizá-las.

O envolvimento dos trabalhadores é essencial para o sucesso de qualquer empresa, uma vez que os trabalhadores contratados são mais eficientes, fazem melhor trabalho, têm maior moral em geral, têm menos absentismo, fazem melhores companheiros de equipa e experimentam uma rotação reduzida.

O envolvimento dos empregados é frequentemente desafiante de medir. No entanto, sabemos que as questões acima descritas resultam de uma falta de interacção. Por conseguinte, a monitorização dos sinais de baixo envolvimento é uma técnica para detectar problemas de envolvimento.

Pode indicar alterações no envolvimento dos trabalhadores se observar um declínio na produtividade ou qualidade ou se as taxas de ausência ou de rotatividade aumentarem.

Hoje em dia, a maioria das empresas é obrigada a efectuar a monitorização do local de trabalho. As empresas implantam actualmente sistemas de vigilância para monitorizar a força de trabalho por várias razões. Só em Inglaterra, os indivíduos estão fascinados por empregar a tecnologia mais recente para controlar os seus filhos, parceiros, membros do pessoal, e babysitters.

Diz-se que a Grã-Bretanha não confia nos indivíduos que rodeiam os seus filhos e quer monitorizá-los e saber o que estão a fazer. Estas pessoas seguem o seu pessoal utilizando o maior equipamento e programas. Muitas pessoas até mantêm o rasto das suas empregadas e limpadores. Todas elas estão correctas, uma vez que é agora uma dificuldade significativa para as empresas gerirem o pessoal.

Dizia respeito apenas ao pessoal de baixo nível. Algumas empresas empregam milhares de pessoas. Têm enormes escritórios com equipamento, aparelhos e instrumentos no valor de milhares de milhões. A segurança do trabalho preocupa-os muito mais. Tem havido vários casos de funcionários ou trabalhadores que roubam bens ou informações sensíveis, ao mesmo tempo que quebram as regras da empresa.

As preocupações dos empregadores com a salvaguarda do seu espaço de trabalho, equipamento, computadores e dados sensíveis estão a tornar-se um problema grave. Neste sentido, a computação em nuvem tem ajudado na protecção de dados e no armazenamento seguro de dados. Apesar disso, as empresas desejam resolver alguns desafios de segurança no local de trabalho e de protecção de dados.

Ao ler a informação abaixo, poderá saber mais sobre como e porquê as empresas rastreiam os seus empregados e pessoal no trabalho. Isto pode ser útil para determinar se existem centenas de milhares ou milhares de milhões de empresas que controlam o horário de trabalho dos seus empregados.

• Actualmente, as empresas localizam mais de um terço de todos os trabalhadores em todo o mundo.

• 63% das empresas monitorizam a utilização do computador e da Internet dos seus trabalhadores.

• 47% dos empregadores guardam informações nos seus computadores, incluindo correio electrónico e outro material pertinente.

• Mais de 80% dos gestores e das empresas controlam os seus trabalhadores no local de trabalho.

• Os empregadores vêem e analisam os ficheiros informáticos dos seus empregados em 36% dos casos.

• Os empregadores monitorizam os empregados utilizando vigilância por vídeo em cerca de 20% dos casos.

Existem várias justificações para manter os trabalhadores debaixo de olho durante o horário de trabalho. A primeira melhoria é a segurança no trabalho. Os trabalhadores ficarão vigilantes se houver vigilância por vídeo. Isto ajudará a proteger o escritório contra roubo e outras actividades criminosas.

Observámos como as mulheres têm utilizado os meios de comunicação social para chamar a atenção para os casos de assédio que sofreram de colegas de trabalho e outros indivíduos. Isto tem impacto na reputação de uma organização por não salvaguardar as mulheres. O uso de monitorização vídeo ajudará na captura dos responsáveis pelo assédio.

O CleverControl baseado na nuvem oferece acesso remoto e capacidades de monitorização para empresas de todas as dimensões. O sistema destina-se a acompanhar a actividade do pessoal, medir a produção, proteger contra violações de dados, e conduzir investigações aos funcionários. CleverControl funciona como um agente indetectável e não é aparente aos dispositivos que estão a ser vigiados.

Os gestores podem utilizar uma capacidade de monitorização ao vivo a partir da plataforma CleverControl e simultaneamente visualizar até 16 dispositivos de pessoal. O histórico do website, utilização de aplicações, teclas, actividade da rede social, e outras acções são registados. Os gestores têm acesso a capturas de ecrã, actividade do motor de busca, e gravações de microfone graças a CleverControl.

Apesar de ter uma vasta gama de funções, CleverControl faz um trabalho fantástico de manter o seu software simples. Uma variedade de separadores e opções organiza elegantemente a interface de utilizador esteticamente agradável. Isto torna simples a localização da ferramenta de que necessita sem ser sobrecarregado por aquelas que não possui.

Se não acreditarem que a gerência está do seu lado, os empregados nunca terão o máximo desempenho da sua capacidade. O moral dos empregados sofre quando não existem ligações de confiança, o que afecta a produtividade.

Um bom procedimento de recrutamento garantirá que a sua empresa tenha escolhido empregados que possam beneficiar os seus resultados. Cabe aos gestores recuar e oferecer aos seus empregados alguma liberdade, porque precisam de ter fé nos indivíduos que recrutaram e resistir ao impulso de exercer um controlo excessivo.

Os gestores de equipas de campo são particularmente susceptíveis a isto; os trabalhadores distantes são autónomos por natureza e prosperam em situações em que devem usar os seus talentos e julgamento para resolver dificuldades. Se os trabalhadores receberem as ferramentas adequadas e forem responsabilizados pelas suas acções, os gestores podem ter a certeza de que estão a lidar correctamente com os negócios no terreno.

Mas em alguns casos, a confiança cega prejudicará a empresa. Assim, para tais casos, desenvolvemos o CleverControl. Esta é a melhor aplicação para monitorizar e localizar empregados!