Melhores práticas para rastrear actividades de navegação sem comprometer a confiança

O rastreio das actividades de navegação no local de trabalho inclui normalmente o registo dos sítios Web visitados, das consultas de pesquisa, da atividade nas redes sociais e das conversas (ocasionalmente incluindo registos de mensagens). Por vezes, o empregador pode também seguir as transferências de ficheiros e as teclas premidas (por exemplo, mensagens ou consultas de pesquisa).

As organizações podem utilizar um de vários métodos para monitorizar a atividade na Internet:

1. Monitorização da rede através da configuração do router: configuração do router para registar o tráfego da Internet;
2. Os servidores proxy e as firewalls podem registar o tráfego da Internet para análise administrativa. Podem também bloquear o acesso a sítios Web inadequados;
3. O software de monitorização de empregados regista toda a atividade do computador do empregado, incluindo o histórico de navegação e a atividade nas redes sociais, e tem a funcionalidade de bloqueio de sítios.

A legalidade do rastreio da atividade na Internet depende da legislação estatal e local da sua área. Por exemplo, ao abrigo da legislação dos EUA, a monitorização de funcionários é normalmente legal. A Lei de Privacidade das Comunicações Electrónicas (ECPA) permite geralmente que os empregadores monitorizem os dispositivos e redes da empresa se tiverem objectivos comerciais legítimos. Alguns estados recomendam às organizações que notifiquem os funcionários sobre as actividades de monitorização; outros estados deixam a notificação ao critério do empregador. Os empregadores também são aconselhados a ter uma política clara que defina o âmbito e as práticas de monitorização.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) rege o rastreio da atividade informática dos funcionários na UE. Nos termos deste regulamento, as organizações devem limitar a recolha de dados ao estritamente necessário para fins comerciais legítimos, informar o pessoal sobre a monitorização e obter frequentemente o seu consentimento.

Na Austrália, na Índia, no Canadá, na Dinamarca e noutros países, aplicam-se regulamentos de proteção de dados semelhantes.

Outras jurisdições têm protecções de privacidade mais rigorosas. Na Grécia, por exemplo, a vigilância eletrónica é proibida, a não ser que o empregador tenha autorização legal ou objectivos comerciais legítimos. Os Países Baixos exigem que as organizações tenham interesses comerciais legítimos que se sobreponham aos direitos de privacidade dos funcionários para implementar a monitorização dos funcionários. A Finlândia limita a monitorização de e-mails, chamadas e utilização de computadores.

Nesta secção, fizemos apenas uma breve descrição da legalidade da monitorização de funcionários em várias jurisdições. Em geral, embora a monitorização de funcionários seja geralmente legal na maioria dos países, há uma ênfase crescente no equilíbrio entre os interesses do empregador e os direitos de privacidade dos funcionários. Recomendamos que consulte o seu consultor jurídico antes de implementar práticas de monitorização na sua organização.

O acompanhamento das actividades de navegação pode ser benéfico tanto para as organizações como para os empregados e eis como:

1. O controlo melhora a produtividade. Lutar contra a tentação de verificar as mensagens de chat recebidas ou um sítio Web de compras pode ser um desafio, e nem todos conseguem resistir-lhe. O acompanhamento das actividades de navegação revela os funcionários que passam tempo excessivo em actividades não relacionadas com o trabalho, como a navegação pessoal, as redes sociais, as plataformas de vídeo, entre outras. Com esta informação, os gestores podem tomar medidas para melhorar a concentração e a produtividade, por exemplo, bloqueando as distracções.
2. Os dados recolhidos revelam lacunas de competências. Se um empregado pesquisa frequentemente no Google como utilizar uma determinada aplicação necessária para o trabalho, pode precisar de formação adicional. Analisar o histórico de navegação de um empregado pode dar-lhe uma pista sobre as competências e conhecimentos que lhe faltam. Depois disso, pode planear programas de formação e desenvolvimento em conformidade.
3. O rastreio aumenta a segurança dos dados. Uma solução DLP forte pode detetar e impedir o acesso, a partilha ou a transferência de dados confidenciais da empresa por parte de funcionários não autorizados.
4. A monitorização ajuda a aumentar a segurança da rede da empresa. O software especializado pode identificar tentativas de aceder a sites maliciosos ou de descarregar ficheiros infectados.

Apesar de todos os seus benefícios, o rastreio das actividades de navegação dos empregados pode ser um tiro pela culatra se for implementado de forma pouco ética. A principal preocupação neste caso é a privacidade do trabalhador. Os funcionários têm direito à privacidade e a utilização de métodos de monitorização demasiado intrusivos pode levar à desconfiança, a um ambiente de trabalho hostil e até a repercussões legais. Os trabalhadores podem sentir-se microgeridos e sem confiança, o que pode diminuir a sua satisfação no trabalho e levá-los a procurar melhores condições noutras empresas.

O acompanhamento da atividade na Internet está também associado a desafios técnicos. A implementação e a manutenção de sistemas de monitorização podem ser complexas e dispendiosas. Além disso, mesmo as soluções mais fiáveis são propensas a erros. Podem assinalar actividades legítimas como suspeitas, levando a um controlo desnecessário dos empregados.

A implementação da monitorização dos trabalhadores requer uma abordagem cuidadosa para mitigar estas dificuldades e colher todas as vantagens.

Reunimos as melhores práticas para a implementação de software de rastreio.

O mercado atual oferece muitas ferramentas de monitorização de funcionários para seguir as actividades de navegação. O CleverControl é uma das soluções mais avançadas e fiáveis neste domínio. Acompanha o histórico de navegação de cada funcionário, as consultas de pesquisa, o tempo passado em cada sítio Web e a atividade nas redes sociais. Os dados recolhidos são agregados em tabelas e gráficos estatísticos claros, permitindo uma análise rápida da produtividade individual e das tendências de toda a equipa. A plataforma também oferece definições flexíveis de bloqueio de sites, para que possa limitar as distracções e ajudar os funcionários a concentrarem-se no trabalho.

Um gestor dificilmente ganhará a confiança da sua equipa se monitorizar secretamente a sua atividade. A honestidade é sempre a melhor política. Recomendamos que comunique abertamente aos empregados os motivos da implementação de medidas de controlo, mesmo que a sua jurisdição não o exija. Seja transparente quanto aos dados recolhidos: sítios Web visitados, tempo passado nesses sítios, capturas de ecrã, registos de redes sociais, etc. Sempre que possível, peça o consentimento dos trabalhadores para a monitorização, especialmente para métodos mais intrusivos.

Se for aceitável para efeitos de monitorização, remova as informações de identificação pessoal da análise da atividade para proteger a privacidade dos funcionários. Tente concentrar-se na análise de tendências e não na atividade individual. Não monitorize o histórico de navegação de um funcionário específico; em vez disso, procure padrões como tempo excessivo nas redes sociais ou visitas a sítios Web de risco.

Defina objectivos de monitorização claros e o âmbito dos dados que precisa de recolher para os alcançar. Por exemplo, se o objetivo for revelar distracções, será suficiente captar os sítios Web visitados e o tempo passado neles. Neste caso, o registo das mensagens recebidas e enviadas nas redes sociais é excessivo.

As actividades de navegação devem ser monitorizadas em dispositivos pertencentes à empresa e apenas durante o horário de trabalho. Evite monitorizar a atividade dos funcionários fora do horário de trabalho ou em dispositivos pessoais. A única exceção pode ser quando um funcionário utiliza um dispositivo pessoal para trabalhar. Neste caso, a solução de monitorização escolhida deve ter uma funcionalidade de entrada e saída para que o funcionário possa parar a monitorização quando o dia de trabalho terminar.

A organização deve ter uma política abrangente de utilização da Internet que defina o comportamento em linha aceitável e inaceitável. Além disso, deve existir uma política separada que defina o âmbito da monitorização, a forma como os dados recolhidos são utilizados, durante quanto tempo são mantidos e quem pode aceder aos mesmos. Ambas as políticas devem ser facilmente acessíveis aos funcionários. A equipa deve compreender as políticas e as suas implicações e ter um canal para expressar as suas preocupações.

As práticas de controlo não devem ser fixadas em pedra. Devem ser revistas periodicamente para garantir que continuam a ser necessárias e eficazes.

Ouça ativamente as reacções dos trabalhadores e ajuste o rastreio a quaisquer preocupações de privacidade. Além disso, deve manter-se atualizado em relação à legislação laboral e de privacidade relevante e garantir a conformidade com as alterações.

O acompanhamento das actividades de navegação dos empregados pode melhorar significativamente a produtividade e a concentração dos empregados e reforçar a segurança da empresa. No entanto, as práticas de monitorização requerem uma abordagem cuidadosa que lhe permita evitar os seus aspectos negativos. Dando prioridade à transparência, concentrando-se nos dados agregados e respeitando a privacidade dos funcionários, pode implementar a monitorização da atividade de navegação de uma forma que mantenha a confiança e promova um ambiente de trabalho positivo.