O melhor software de monitorização de escritórios para 2024

Atualmente, o software de monitorização de escritórios é benéfico para as empresas. Uma vez que cada vez mais pessoas trabalham remotamente ou em horários híbridos, garantir que os funcionários trabalham de forma eficiente e utilizam adequadamente os materiais fornecidos pode ser um desafio. Este software resolve este problema medindo a produtividade, avaliando o tempo despendido nas tarefas e identificando áreas a melhorar. Também pode garantir que os funcionários estão a cumprir as políticas da empresa.

O estudo dos dados sobre o fluxo de trabalho dos seus empregados conduz a decisões mais informadas sobre o pessoal, a afetação de recursos e a racionalização dos processos. Isto pode fazer com que os empregados trabalhem mais, poupem o dinheiro da empresa e se sintam mais seguros nos seus locais de trabalho. Aqui estão as nossas 7 principais escolhas para o software de monitorização de funcionários.

O CleverControl é o melhor software de monitorização de funcionários concebido para ajudar as empresas a controlar o que os funcionários fazem nos computadores da empresa durante o horário de trabalho, incluindo sites visitados, períodos de atividade/inatividade, aplicações utilizadas, dispositivos de armazenamento externo, atividade da impressora e muito mais. Este software pode ser útil para os gestores que pretendem garantir que os funcionários se mantêm no caminho certo e fazem o que têm a fazer.

Características

• Pontuação de IA para produtividade:

  Esta é uma caraterística única que torna o CleverControl diferente de outros programas semelhantes. Utiliza a inteligência artificial para analisar a informação da atividade de trabalho de um funcionário, compará-la com os padrões da indústria e atribuir-lhe uma pontuação de produtividade. Esta funcionalidade pode ajudar a encontrar colaboradores que estão a ter problemas e precisam de ajuda extra.

• Gravação de ecrã e acompanhamento de aplicações:

  O CleverControl pode registar o que os empregados vêem nos seus ecrãs e seguir os programas que utilizam. Pode ver exatamente em que é que os empregados estão a trabalhar e durante quanto tempo. Por exemplo, pode ver se um funcionário passa muito tempo em sites de redes sociais ou alterna frequentemente entre programas sem concluir as tarefas.

• Bloqueio de sites:

  Pode utilizar o CleverControl para impedir que os funcionários acedam a determinados sítios Web que considere inadequados ou não úteis para o trabalho. Desta forma, os funcionários utilizarão o seu tempo de trabalho de forma produtiva e não perderão tempo em actividades pessoais. Por exemplo, pode bloquear o acesso a sites de redes sociais, jogos online ou sites de compras.

• Reconhecimento de rostos:

  A tecnologia de reconhecimento facial utiliza uma câmara para tirar uma fotografia de todas as pessoas que acedem ao computador monitorizado durante o dia e reconhece-as, fazendo um relatório fotográfico. Esta funcionalidade ajuda a controlar o acesso não autorizado aos computadores da empresa e protege as informações sensíveis.

Prós

• Fornece informações sobre a produtividade utilizando a pontuação de IA.

• Regista o que está no ecrã e acompanha as aplicações utilizadas.

• Bloqueia o acesso a sítios Web que não são para trabalho.

• Reconhecimento facial

• Custa menos do que muitos outros programas de monitorização de funcionários.

Contras

• As funcionalidades avançadas, como a gravação de chamadas e de ecrã, têm um custo adicional.

O Teramind é um programa de monitorização de funcionários que ajuda as empresas a monitorizar o que os funcionários fazem nos computadores da empresa e a melhorar a sua segurança. Isto pode ser útil para as empresas que precisam de seguir as regras, proteger informações confidenciais ou melhorar o desempenho dos empregados. O Teramind funciona através da instalação de software nos computadores dos funcionários.

Características

• Prevenção de perda de dados:

  O Teramind possui ferramentas robustas para impedir fugas de informação. Pode definir regras para evitar que informações secretas sejam acidentalmente ou intencionalmente partilhadas com outros. Pode indicar ao Teramind que informações estão ocultas (como detalhes de clientes ou dados financeiros) e, em seguida, definir regras para impedir que os funcionários copiem, colem, imprimam ou enviem esses dados por correio eletrónico. O Teramind também pode codificar informações secretas para que ninguém as possa ler, mesmo que as roubem.

• Acompanhe o que os funcionários fazem:

  O Teramind rastreia muitas coisas que os funcionários fazem no computador, incluindo os programas que utilizam, os sítios Web que visitam, o que escrevem e até as fotografias que tiram do ecrã. Esta informação pode ser utilizada para encontrar possíveis riscos de segurança, como os funcionários que visitam sítios Web que não devem ou que utilizam programas que não estão autorizados a utilizar. Também pode ser utilizada para ver o grau de produtividade dos empregados, ao ver quanto tempo passam em diferentes tarefas.

• Receber alertas:

  A Teramind pode enviar mensagens aos gestores quando os trabalhadores fazem algo suspeito. Por exemplo, pode configurar um alerta se um colaborador tentar visitar um sítio Web bloqueado ou copiar dados secretos. Isto pode ajudá-lo a tomar medidas imediatas para evitar uma violação de segurança.

• Ver Computadores à distância:

  O Teramind permite aos gestores monitorizar os computadores dos funcionários a partir de outro local, ver os seus ecrãs ou mesmo controlá-los. Isto pode ajudar a resolver problemas gerais ou fornecer ajuda à distância.

• Relatórios:

  A Teramind elabora relatórios detalhados que apresentam informações sobre a atividade dos trabalhadores. Estes relatórios podem ajudar a encontrar padrões, acompanhar a produtividade e identificar áreas de melhoria.

Prós

Acompanha a atividade dos empregados.

• Protege os dados secretos.

• Contribui para melhorar a produtividade.

• Ajuda a detetar riscos de segurança.

Contras

• Bastante caro.

• Alguns empregados podem preocupar-se com a sua privacidade.

• Os gestores precisam de formação para o utilizar.

O Insightful é um programa de monitorização de funcionários que ajuda as organizações empresariais a monitorizar as actividades informáticas dos funcionários. Este programa pode ajudar as empresas a atingir novos patamares, garantir que os membros da equipa tratam de questões relevantes e proteger a informação.

Características

• Regista o tempo automaticamente:

  O Insightful monitoriza o tempo que um empregado utiliza um computador e não exige que o empregado registe manualmente o seu tempo de trabalho. Isto poupa tempo e também torna a informação muito mais exacta.

• Acompanha projectos e tarefas:

  O Insightful permite-lhe atribuir projectos e tarefas aos empregados. O programa acompanha então o tempo que cada um gasta em cada projeto ou tarefa. Isto ajuda-o a compreender o desempenho da sua equipa e as áreas que precisam de ser melhoradas.

• Rastreia aplicações e sítios Web:

  O Insightful pode monitorizar as aplicações e URLs que os empregados abrem no trabalho. Isto ajuda-o a garantir que os funcionários não perdem o seu tempo com outras questões pessoais durante o horário de trabalho.

• Protege os dados:

  O Insightful também possui ferramentas incorporadas para evitar a fuga de dados sensíveis da sua empresa. Por exemplo, pode definir políticas de acesso que impeçam os funcionários de copiar ou mover determinados tipos de ficheiros.

• Modo oculto:

  O Insightful pode funcionar em modo furtivo, o que significa que os funcionários não se aperceberão da monitorização. Também pode ajudar a evitar que os funcionários se envolvam em actividades no computador que não deveriam.

Prós

• Melhora a produtividade

• Assegura que os empregados cumprem as tarefas

• Protege os dados

• Fácil de utilizar

• Oferece funcionalidades de proteção de dados

Contras

• Os trabalhadores podem sentir que estão a ser observados

• Pode afetar a moral dos empregados

• Os relatórios podem ser complexos de alterar

O TimeDoctor está entre os principais programas de monitorização de funcionários que ajudam as empresas a controlar o que os seus funcionários fazem nos computadores de trabalho. Isto é útil para empresas com empregados que trabalham a partir de casa ou para empresas que pretendem que os seus trabalhadores sejam mais produtivos. O TimeDoctor funciona em segundo plano sem que ninguém se aperceba e lembra-se automaticamente do tempo que os funcionários passam em diferentes sítios Web e programas.

Características

• Faixas de tempo:

  O TimeDoctor lembra-se automaticamente do tempo que os empregados trabalham nos seus computadores. Pode ver relatórios que mostram quanto tempo é gasto em cada projeto, trabalho ou website.

• Sítios Web e programas:

  Pode ver que sítios Web e programas os empregados utilizam e durante quanto tempo. Isto pode ajudá-lo a encontrar actividades que desperdiçam tempo e a garantir que os funcionários se concentram no trabalho.

• Capturas de ecrã e gravações:

  O TimeDoctor pode tirar fotografias do ecrã do computador ou gravar o que está no ecrã em alturas aleatórias ou quando o computador não está a ser utilizado. Isto pode ajudá-lo a confirmar que os empregados estão a trabalhar e não apenas a navegar na Internet.

• Atribui tarefas:

  Pode atribuir tarefas aos empregados e monitorizar o seu desempenho, por exemplo, o tempo que demoram a concluir as diferentes tarefas.

Prós

• Ajuda os empregados a manterem-se concentrados para que possam fazer mais.

• Fornece registos de tempo precisos para a folha de pagamentos e faturação.

• Funciona com muitos programas populares de gestão de projectos e de contabilidade.

• Fácil de utilizar tanto pelos trabalhadores como pelos gestores.

Contras

• Alguns empregados podem sentir que estão a ser observados demasiado de perto.

• O programa pode tornar alguns computadores mais lentos.

Monitask é um software de monitorização de escritório que ajuda as empresas a gerir as suas equipas. É especialmente útil para empresas que têm trabalhadores que trabalham em casa ou híbridos. Monitask acompanha o trabalho informático dos funcionários, ajuda-os a ver a sua produtividade e mantém as informações da empresa seguras.

Características

• Controlar o tempo de trabalho:

  O Monitask regista automaticamente o tempo que os funcionários passam em diferentes programas e websites. Isto ajuda a encontrar momentos em que os funcionários não estão concentrados e permite uma faturação mais precisa.

• Veja o que os funcionários fazem:

  Veja que programas e sítios Web os empregados utilizam durante o dia de trabalho. Estes dados darão aos gestores uma melhor ideia da forma como os empregados trabalham e ajudá-los-ão a detetar coisas que os possam distrair.

• Tirar fotografias dos ecrãs dos computadores:

  O Monitask pode tirar fotografias dos ecrãs dos computadores dos empregados a horas definidas. Isto pode ser útil para os gestores que pretendam verificar se os empregados trabalham nas tarefas que lhes foram atribuídas.

• Gerir projectos:

  Atribua tarefas aos funcionários e veja o seu progresso no Monitask, facilitando a comunicação e ajudando a garantir que os projectos são concluídos a tempo.

Prós

• Torna as coisas mais simples entre gestores e empregados

• Ajuda a encontrar formas de melhorar a produtividade

• Dá aos gestores uma melhor ideia de como os empregados trabalham

• Facilita a gestão de projectos e a comunicação

Contras

• Alguns trabalhadores podem sentir que invade a sua privacidade

• Alguns empregados poderão necessitar de formação adicional para a utilizar

• Armazena informações durante um período de tempo limitado

• Sem aplicação para telemóvel para monitorizar em movimento

O Hubstaff é um programa para empresas que ajuda a controlar o tempo de trabalho dos funcionários e torna-os mais produtivos. Pode ver quanto tempo a sua equipa trabalha em tarefas e projectos específicos. Isto permite-lhe melhorar o fluxo de trabalho e garantir que os empregados são pagos corretamente.

Características

• Tempo de percurso:

  O Hubstaff regista o tempo automaticamente. Tem funcionalidades como um sistema para ver quando alguém não está a trabalhar e o que está no ecrã do computador. Pode ver facilmente quanto tempo as pessoas trabalham e em que é que trabalham.

• Gerir projectos:

  Atribuir tarefas a membros da equipa e projectos específicos. Acompanhe o andamento das tarefas e os prazos num único local.

• Folha de pagamento facilitada:

  Ligue o Hubstaff ao seu sistema de processamento de salários para calcular automaticamente os salários com base nas horas de trabalho registadas.

• Veja o que os funcionários fazem:

  Tenha uma ideia melhor de quanto os empregados estão a trabalhar, utilizando funcionalidades como capturas de ecrã e rastreio dos sítios Web e programas que utilizam.

• Aplicação móvel:

  Acompanhe as horas de trabalho e utilize funcionalidades essenciais em qualquer lugar com a aplicação móvel Hubstaff para telemóveis e tablets.

Prós

• Controlar o tempo com maior precisão.

• Tornar os empregados mais produtivos.

• Efectue o processamento de salários de forma mais rápida e fácil.

• Gerir melhor os projectos e atribuir as tarefas certas às pessoas.

• Pode melhorar a confiança entre empregadores e empregados ao ser mais aberto.

Contras

• Alguns trabalhadores podem sentir que estão a ser vigiados demasiado de perto.

• Algumas funcionalidades, como as capturas de ecrã, podem causar problemas de privacidade.

O Spyrix Employee Monitoring é um programa de computador que ajuda as empresas a monitorizar a utilização do computador pelos funcionários. Pode ajudar os trabalhadores a serem mais produtivos, a seguirem as regras da empresa e a detectarem possíveis problemas de segurança.

Características

• App Tracker:

  Monitoriza os programas que os empregados utilizam e durante quanto tempo. Isto ajuda a determinar se os empregados passam demasiado tempo em coisas que não estão relacionadas com o trabalho.

• Localizador de sítios Web:

  O software de monitorização de empregados regista os sítios Web que os empregados visitam. Isto ajuda a garantir que os funcionários só utilizam a Internet para trabalhar.

• Monitorização da utilização da Internet:

  Monitoriza toda a atividade na Internet, incluindo os sítios Web visitados, as consultas de pesquisa e a atividade nas redes sociais. Analisando estas informações, pode tomar decisões informadas sobre a necessidade de formação adicional ou de bloqueio de recursos indesejados.

• Captura de ecrã:

  Tira fotografias dos ecrãs de computador dos empregados em determinados momentos. Isto permite obter um registo visual do que os empregados estão a fazer.

• Relatórios:

  Elabora relatórios que mostram resumos da atividade informática dos empregados. Estes relatórios podem ajudar a encontrar padrões e a fazer boas escolhas relativamente à produtividade dos funcionários e às regras de utilização da Internet.

Prós

• Mais trabalho realizado

• Segurança mais forte

• Melhor gestão do tempo

Contras

• Pode levantar problemas de privacidade se não for implementado de forma transparente

A escolha do melhor software de monitorização de funcionários depende das necessidades da sua empresa. Alguns programas, como o Hubstaff, são óptimos para controlar as horas de trabalho. Outros, como o Teramind, concentram-se em manter as informações da empresa seguras. Pense no que pretende alcançar - pretende melhorar o volume de trabalho realizado, controlar melhor o tempo ou proteger dados sensíveis? Seja qual for a sua escolha, seja aberto e honesto com os seus empregados sobre a utilização de software de monitorização. Se estiver à procura de um programa com muitas funcionalidades que também seja económico, o CleverControl é uma excelente opção a considerar.