Como Melhorar com Sucesso o Trabalho dos Funcionários durante a Crise

O problema da melhoria torna-se especialmente agudo para uma empresa em tempos de crise, quando a produtividade dos empregados determina muitas vezes directamente o seu sucesso. Jeremy Mitchell, o primeiro Director Geral Adjunto da HomeLand partilha várias soluções de RH de "gestão de crises" com a CleverControl.

Jeremy, qual é o impacto de uma crise na política de RH das empresas em geral e na da sua empresa em particular?

Durante uma crise, qualquer líder pensará em como utilizar ao máximo o potencial dos seus subordinados, mantendo simultaneamente o espírito de equipa e a elevada motivação de todos os empregados, apesar dos tempos difíceis.

A nossa estratégia de RH sempre teve como objectivo obter um compromisso total do pessoal, portanto, durante a crise, não mudou muito e os instrumentos de gestão que utilizamos já demonstraram resultados eficazes.

Uma das ferramentas mais populares de melhoria é a formação: melhoria das competências profissionais. Como é que a organiza?

A formação de pessoal é uma tarefa extremamente importante, mas muitas vezes convidar formadores de fora pode ser bastante caro. O problema é resolvido de forma simples: pedir aos funcionários mais experientes que formem novos funcionários. Todos beneficiarão com isso. Os jovens serão capazes de avançar na sua carreira com novos conhecimentos e competências, e o treinador receberá motivação financeira. Além disso, provavelmente não há melhor forma de expressar a aprovação e o reconhecimento de um empregado do que conseguir que ele ou ela tenha alguém como estudante. Por conseguinte, os funcionários experientes têm a garantia de apreciar esta decisão.

Além disso, melhorar os seus próprios empregados é mais rápido e mais barato do que recrutar pessoas de fora da empresa. O coaching também pode ser feito por organizações externas. Normalmente, convidamos especialistas para a aquisição de novo equipamento para oficinas ou software para o departamento de engenharia. As novas competências são a inovação que aumenta a competitividade.

Como motivar os empregados para o desenvolvimento profissional e o aumento da produtividade?

Há três níveis de produtividade: baixa, média (ou esperada), e máxima. Os empregados do nível baixo não são fiáveis, propensos a executar uma menor quantidade de tarefas e a tentar evitar o trabalho. Aqueles que estão no nível médio executam exactamente o que lhes é exigido, e já não, embora como empregados sejam muito fiáveis. E aqueles que estão no nível máximo, trabalham horas muito longas, tomam sempre a iniciativa, e a sua produtividade é muito superior ao esperado. É evidente que qualquer empregador gostaria de ter o maior número possível de trabalhadores que se encontram ao nível máximo de desempenho. Não é necessário ser limitado

A motivação dos empregados deve ajudar nisso, porque, na essência, é a chave para a prosperidade da empresa. Atribui o sucesso da empresa com o bem-estar pessoal do empregado, o que ajuda a aumentar a eficiência.

Como é implementado na sua empresa?

O nosso sistema de motivação é baseado no KPI. Um sistema de indicadores-chave de desempenho baseia-se nas tarefas que devem ser resolvidas pelo funcionário numa posição específica. E, se a tarefa for resolvida com sucesso, o empregado é recompensado. A funcionalidade para cada posição é diferente, mas o KPI é uniforme e transparente em toda a organização. Em particular, implementámos um sistema de gestão documental, que permitiu melhorar a sensibilização e reforçar o controlo sobre a execução das ordens.

É muito importante construir um sistema de motivação, caso contrário, isso irá atrasar a empresa. Por exemplo, se dois empregados com competências semelhantes trabalharem com compromissos diferentes, mas o seu salário for o mesmo, resultará numa baixa eficiência de ambos os trabalhadores.

Que factores estão na base do sistema de motivação dos empregados? Existem exemplos que ilustram a sua eficácia?

A oportunidade de crescimento de carreira apoiada financeiramente motiva os jovens profissionais e outros empregados a atingir novos patamares. É benéfico tanto para os empregados como para a empresa à qual o especialista trará benefícios garantidos e ajudará no seu desenvolvimento futuro. Temos um exemplo disso na HomeLand - Jack Burton que detém actualmente o cargo de engenheiro-chefe. Ele começou a sua jornada como aprendiz de mecânico na reparação de instrumentação no Departamento de Metrologia. Depois Jack trabalhou em vários cargos: mecânico, desenhador, engenheiro-pesquisador. Foi então nomeado o engenheiro chefe do Departamento de microelectrónica e, em breve, o chefe deste Departamento. A sua história mostra que cada funcionário da empresa pode atingir qualquer altura com a sua própria força e perseverança.

Quais são as peculiaridades da motivação dos empregados?

Nunca esquecer que o sistema salarial deve ser estruturado e consistente, reforçando os resultados desejados, mas não único para cada empregado. Os princípios de pagamento de prémios e recompensas devem ser transparentes e uniformes para todos. Lembre-se de que é igualmente errado recompensar de forma idêntica por esforços diferentes, tal como é errado recompensar de forma diferente por esforços idênticos. Este tipo de injustiça pode desequilibrar os empregados e minar não só a sua motivação, mas também a credibilidade da empresa.

Além disso, os salários devem ser sempre pagos de forma atempada. Atrasos ou cancelamento de pagamento desmoralizam a equipa: perdem a confiança no futuro da empresa, a motivação para o trabalho qualitativo, a equipa forma um ambiente pouco saudável, chega frequentemente a mexericos e rumores. Tudo isto, em última análise, leva a um enfraquecimento da posição da própria empresa.

No caso de uma situação financeira difícil, a empresa poderá passar para uma semana de trabalho mais curta, o que lhe permitirá poupar no pagamento de salários. Mas a situação deve ser explicada pela direcção,

as pessoas precisam de saber as razões de tais decisões. A empresa deve trabalhar como tal.

Contrata estudantes e jovens profissionais? Porque entre eles, pode haver um novo recurso valioso, que, em última análise, contribuirá para a optimização da empresa? Como se trabalha com eles?

Precisamos sempre de jovens especialistas. Para atrair novos funcionários com as competências certas, a nossa empresa assina contratos com instituições de ensino superior que garantem aos estudantes a frequência de um curso no qual recebem as competências necessárias para trabalhar connosco. Trata-se de um acordo tripartido entre a nossa empresa, um estudante e a universidade. É acordado que o estudante tem a obrigação de trabalhar um certo tempo na nossa empresa e assim obter conhecimentos avançados em algumas disciplinas. Estamos também activamente envolvidos nos Doors Open Days. Alguns estudantes já conseguiram um emprego na nossa empresa desta forma. Também estamos constantemente a actualizar o nosso programa de formação.

Estamos prontos para atrair profissionais especialmente valiosos. Se necessário, a empresa efectua pesquisas em todo o país e até no estrangeiro. E se um determinado perito for adequado para nós, estamos prontos a ajudar na recolocação e a ajudar na habitação.

Durante uma crise, muitas empresas recorrem ao downsizing. Como tornar o processo menos doloroso para os empregados e para a própria empresa?

Muitas empresas enfrentam a questão da optimização do número de efectivos. Mas devemos lembrar que se trata de um processo complexo, que começa sempre a partir do topo. Os gestores de topo das organizações realizam reuniões, analisam a situação, e desenvolvem uma estratégia para acções futuras.

Só depois disso é que se pode despedir empregados quando é precisamente planeado e cuidadosamente considerado. Evidentemente, tudo deve ser feito em conformidade com a lei. Assim, as mudanças são feitas correctamente e todos os empregados vêem que a empresa se comporta honestamente e cumpre as suas obrigações até ao fim.

Devemos utilizar os eventos corporativos como um instrumento de motivação emocional durante uma crise, ou melhor, pelo contrário, abandoná-los?

Todos os eventos festivos são uma grande ferramenta para criar uma atmosfera favorável na equipa e aumentar a produtividade. No entanto, não podemos dizer que o resultado será imediato. Mas ajudará a aumentar a lealdade dos funcionários. Talvez o mais importante a ter em mente como gestor é que se deve seguir sempre as regras e não apenas durante uma crise, quando o pessoal necessita de mobilização urgente. Graças a uma abordagem competente da motivação e relações honestas com os funcionários, as empresas conseguem sempre sobreviver aos tempos difíceis com perdas mínimas.