Como Melhorar com Sucesso o Trabalho dos Funcionários durante a Crise

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

Jeremy, qual é o impacto de uma crise na política de RH das empresas em geral e na da sua empresa em particular?

Durante uma crise, qualquer líder pensará em como utilizar ao máximo o potencial dos seus subordinados, mantendo simultaneamente o espírito de equipa e a elevada motivação de todos os empregados, apesar dos tempos difíceis.

A nossa estratégia de RH sempre teve como objectivo obter um compromisso total do pessoal, portanto, durante a crise, não mudou muito e os instrumentos de gestão que utilizamos já demonstraram resultados eficazes.

Uma das ferramentas mais populares de melhoria é a formação: melhoria das competências profissionais. Como é que a organiza?

A formação de pessoal é uma tarefa extremamente importante, mas muitas vezes convidar formadores de fora pode ser bastante caro. O problema é resolvido de forma simples: pedir aos funcionários mais experientes que formem novos funcionários. Todos beneficiarão com isso. Os jovens serão capazes de avançar na sua carreira com novos conhecimentos e competências, e o treinador receberá motivação financeira. Além disso, provavelmente não há melhor forma de expressar a aprovação e o reconhecimento de um empregado do que conseguir que ele ou ela tenha alguém como estudante. Por conseguinte, os funcionários experientes têm a garantia de apreciar esta decisão.

Além disso, melhorar os seus próprios empregados é mais rápido e mais barato do que recrutar pessoas de fora da empresa. O coaching também pode ser feito por organizações externas. Normalmente, convidamos especialistas para a aquisição de novo equipamento para oficinas ou software para o departamento de engenharia. As novas competências são a inovação que aumenta a competitividade.

Como motivar os empregados para o desenvolvimento profissional e o aumento da produtividade?

Há três níveis de produtividade: baixa, média (ou esperada), e máxima. Os empregados do nível baixo não são fiáveis, propensos a executar uma menor quantidade de tarefas e a tentar evitar o trabalho. Aqueles que estão no nível médio executam exactamente o que lhes é exigido, e já não, embora como empregados sejam muito fiáveis. E aqueles que estão no nível máximo, trabalham horas muito longas, tomam sempre a iniciativa, e a sua produtividade é muito superior ao esperado. É evidente que qualquer empregador gostaria de ter o maior número possível de trabalhadores que se encontram ao nível máximo de desempenho. Não é necessário ser limitado

A motivação dos empregados deve ajudar nisso, porque, na essência, é a chave para a prosperidade da empresa. Atribui o sucesso da empresa com o bem-estar pessoal do empregado, o que ajuda a aumentar a eficiência.

Como é implementado na sua empresa?

O nosso sistema de motivação é baseado no KPI. Um sistema de indicadores-chave de desempenho baseia-se nas tarefas que devem ser resolvidas pelo funcionário numa posição específica. E, se a tarefa for resolvida com sucesso, o empregado é recompensado. A funcionalidade para cada posição é diferente, mas o KPI é uniforme e transparente em toda a organização. Em particular, implementámos um sistema de gestão documental, que permitiu melhorar a sensibilização e reforçar o controlo sobre a execução das ordens.

É muito importante construir um sistema de motivação, caso contrário, isso irá atrasar a empresa. Por exemplo, se dois empregados com competências semelhantes trabalharem com compromissos diferentes, mas o seu salário for o mesmo, resultará numa baixa eficiência de ambos os trabalhadores.

Que factores estão na base do sistema de motivação dos empregados? Existem exemplos que ilustram a sua eficácia?

A oportunidade de crescimento de carreira apoiada financeiramente motiva os jovens profissionais e outros empregados a atingir novos patamares. É benéfico tanto para os empregados como para a empresa à qual o especialista trará benefícios garantidos e ajudará no seu desenvolvimento futuro. Temos um exemplo disso na HomeLand - Jack Burton que detém actualmente o cargo de engenheiro-chefe. Ele começou a sua jornada como aprendiz de mecânico na reparação de instrumentação no Departamento de Metrologia. Depois Jack trabalhou em vários cargos: mecânico, desenhador, engenheiro-pesquisador. Foi então nomeado o engenheiro chefe do Departamento de microelectrónica e, em breve, o chefe deste Departamento. A sua história mostra que cada funcionário da empresa pode atingir qualquer altura com a sua própria força e perseverança.

Quais são as peculiaridades da motivação dos empregados?

Nunca esquecer que o sistema salarial deve ser estruturado e consistente, reforçando os resultados desejados, mas não único para cada empregado. Os princípios de pagamento de prémios e recompensas devem ser transparentes e uniformes para todos. Lembre-se de que é igualmente errado recompensar de forma idêntica por esforços diferentes, tal como é errado recompensar de forma diferente por esforços idênticos. Este tipo de injustiça pode desequilibrar os empregados e minar não só a sua motivação, mas também a credibilidade da empresa.

Além disso, os salários devem ser sempre pagos de forma atempada. Atrasos ou cancelamento de pagamento desmoralizam a equipa: perdem a confiança no futuro da empresa, a motivação para o trabalho qualitativo, a equipa forma um ambiente pouco saudável, chega frequentemente a mexericos e rumores. Tudo isto, em última análise, leva a um enfraquecimento da posição da própria empresa.

No caso de uma situação financeira difícil, a empresa poderá passar para uma semana de trabalho mais curta, o que lhe permitirá poupar no pagamento de salários. Mas a situação deve ser explicada pela direcção,

as pessoas precisam de saber as razões de tais decisões. A empresa deve trabalhar como tal.

Contrata estudantes e jovens profissionais? Porque entre eles, pode haver um novo recurso valioso, que, em última análise, contribuirá para a optimização da empresa? Como se trabalha com eles?

Precisamos sempre de jovens especialistas. Para atrair novos funcionários com as competências certas, a nossa empresa assina contratos com instituições de ensino superior que garantem aos estudantes a frequência de um curso no qual recebem as competências necessárias para trabalhar connosco. Trata-se de um acordo tripartido entre a nossa empresa, um estudante e a universidade. É acordado que o estudante tem a obrigação de trabalhar um certo tempo na nossa empresa e assim obter conhecimentos avançados em algumas disciplinas. Estamos também activamente envolvidos nos Doors Open Days. Alguns estudantes já conseguiram um emprego na nossa empresa desta forma. Também estamos constantemente a actualizar o nosso programa de formação.

Estamos prontos para atrair profissionais especialmente valiosos. Se necessário, a empresa efectua pesquisas em todo o país e até no estrangeiro. E se um determinado perito for adequado para nós, estamos prontos a ajudar na recolocação e a ajudar na habitação.

Durante uma crise, muitas empresas recorrem ao downsizing. Como tornar o processo menos doloroso para os empregados e para a própria empresa?

Muitas empresas enfrentam a questão da optimização do número de efectivos. Mas devemos lembrar que se trata de um processo complexo, que começa sempre a partir do topo. Os gestores de topo das organizações realizam reuniões, analisam a situação, e desenvolvem uma estratégia para acções futuras.

Só depois disso é que se pode despedir empregados quando é precisamente planeado e cuidadosamente considerado. Evidentemente, tudo deve ser feito em conformidade com a lei. Assim, as mudanças são feitas correctamente e todos os empregados vêem que a empresa se comporta honestamente e cumpre as suas obrigações até ao fim.

Devemos utilizar os eventos corporativos como um instrumento de motivação emocional durante uma crise, ou melhor, pelo contrário, abandoná-los?

Todos os eventos festivos são uma grande ferramenta para criar uma atmosfera favorável na equipa e aumentar a produtividade. No entanto, não podemos dizer que o resultado será imediato. Mas ajudará a aumentar a lealdade dos funcionários. Talvez o mais importante a ter em mente como gestor é que se deve seguir sempre as regras e não apenas durante uma crise, quando o pessoal necessita de mobilização urgente. Graças a uma abordagem competente da motivação e relações honestas com os funcionários, as empresas conseguem sempre sobreviver aos tempos difíceis com perdas mínimas.