Cultura profissional: Como lidar com o atraso?

Cultura profissional: Como lidar com o atraso?

O que fazer com os "retardatários"? Quão eficaz é emitir cartões de acesso electrónicos e subtrair minutos de atraso aos salários ou introduzir a regra de que cada empregado que chegue atrasado deve pôr 5 dólares num frasco? Que mais se pode usar para disciplinar tais empregados: introduzir conversas com o gestor, repreender, caricaturar, ou talvez, não prestar atenção? A directora do programa MBA "Inovação na Gestão" Emily Reid disse à CleverControl como e quando punir os empregados por se atrasarem.

Antes de mais, é claro, é necessário examinar o contexto da situação, sem o qual é impossível tomar a decisão correcta. Cada tipo de actividade, cada situação de mercado, e cada cultura profissional é única. Por conseguinte, precisamos de discutir como lidar com os atrasos, em diferentes situações em que...

... a disciplina é um pré-requisito de eficiência

Não podemos discordar do facto de que se um escritório abre às 10 da manhã, a secretária deve estar pronta para responder às chamadas às 9:59.

O único vendedor de uma loja deve estar presente no trabalho das 9h às 21h se o sinal de informação o disser.

Um piloto não pode chegar atrasado a um voo.

Em regra, tal exigência de disciplina, devido ao senso comum, é fácil de controlar, porque é clara, prática, e não causa quaisquer dúvidas. Ao conseguir um emprego, cuja implementação terá lugar em prazos claros, o futuro empregado compreende que a pontualidade é o seu Indicador Chave de Desempenho básico.

Uma vez que a disciplina, neste caso, está directamente ligada à qualidade dos bens e serviços (e consequentemente à fidelidade do cliente e à viabilidade económica da empresa) não vale a pena perder tempo com caricaturas, multas e outros "truques". Pode-se permitir que um empregado se atrase uma ou duas vezes, desculpando-o com força maior ou com algumas circunstâncias inesperadas, mas a terceira vez é seguro despedi-lo.

... a disciplina é uma manifestação de boas maneiras

Qualquer pessoa bem educada sabe que fazer alguém esperar é indelicado.

Igualmente indelicado é estar atrasado para uma reunião com clientes e colegas, ou para a consulta médica, ou para um salão de beleza.

Todas as empresas têm o seu próprio código cultural: em algumas, seguram a porta à sua frente e sorriem, noutras - basta murmurar algo em resposta ao seu "Obrigado, adeus"! O código cultural pode e deve ser alterado com uma acção deliberada, considerando que as pessoas politeras são mais simpáticas para estar por perto.

É mais agradável falar informalmente com essas pessoas, fazer amigos, conhecer-se melhor e confiar mais uns nos outros se forem colegas.

É mais agradável comprar-lhes e ouvir as suas ofertas promocionais se for seu cliente. Isto significa que os clientes e parceiros terão mais prazer em trabalhar com alguém que tenha a "delicadeza dos reis".

A cortesia compensa bem, e o respeito pelo tempo dos outros é uma manifestação de cortesia. Por conseguinte, é necessário pedir aos empregados que cumpram as disposições de tempo, e também é racional por razões óbvias.

Deve punir os colegas que não reconhecem esta regra de etiqueta? Muito provavelmente, as multas e reprimendas serão inúteis. Mas é, evidentemente, necessário falar directamente sobre o facto de ser inaceitável chegar atrasado às reuniões, bem como sobre o facto de a incapacidade do funcionário em reconhecer o "código cultural" da empresa pôr em causa o seu futuro na empresa. Uma maioria pontual é o melhor ajudante na educação da minoria pouco pontual: quando a educação se torna uma norma social geralmente aceite, as pessoas tentarão aderir a ela para "serem boas".

... é necessária disciplina para que os empregados possam realizar o trabalho

Se o desempenho dos seus empregados não depende directamente de quando começam o seu dia às 10:00 ou 10:30, então porque exigiria pontualidade? Talvez seja porque geralmente não está satisfeito com a qualidade e quantidade do trabalho dos empregados e com a sua atitude?

A contagem de clientes é menor do que poderia ser, as vendas estão em baixa. Os gestores de vendas, contudo, não parecem importar-se: continuam a andar pelo escritório como se nada tivesse acontecido, falando sobre como irão passar os seus fins-de-semana. Não estão sequer perto dos objectivos comerciais e outros objectivos da empresa... mas quais exactamente?!

Infelizmente, nas empresas sem metas e objectivos digitalizados, a cruzada pela disciplina torna-se muitas vezes a forma de o gestor dizer "Você está a trabalhar mal"!

Como regra, os empregados não concordam: eles próprios acreditam que trabalham "bem" ou mesmo "bem". Mas é ineficaz falar de trabalho ao nível da avaliação subjectiva, é necessário introduzir métricas claras e óbvias que sejam reconhecidas por ambas as partes, por exemplo:

Trabalhamos bem se:

  • A cada trimestre, as nossas vendas crescem pelo valor "x"%;

  • O volume de negócios do pessoal de vendas não excede o valor "y";

  • Todos os meses, verificamos o plano anual de tarefas para ver se cumprimos o calendário: implementar projectos empresariais a um ritmo pré-determinado, construir processos empresariais, testar novos produtos e assim por diante.

Repare que no exemplo existem não só indicadores económicos mas também indicadores de evolução antecipada da qualidade planeada da empresa!

Neste caso, deve falar com os subordinados não como "Porque está atrasado", mas sim "O que podemos fazer para avançar de acordo com o nosso ambicioso plano".

É improvável que a implementação do plano dependa de trinta minutos de trabalho, certo? Depende antes dos conhecimentos, das competências e, claro, da motivação.

A questão é essa: as empresas precisam não tanto de empregados "disciplinados" mas sim daqueles que trabalham eficientemente. E os gestores estão preocupados não tanto com o facto de os empregados chegarem ao escritório com 15 minutos de atraso, mas sim com o facto de não fazerem o suficiente. Eles não se comprometem a trabalhar completamente. Mas quem o faz? Talvez crianças a jogar algum jogo divertido num pátio? Talvez. Não precisam de ser convencidos a vir mais cedo ao jogo, o problema é muito provavelmente o oposto - os pais não podem arrastá-los para casa.

Ou tomar por exemplo os jovens "totós" de uma empresa start-up que estão a tentar criar algo que ninguém entende, mas que em breve mudará o mundo? Estes tipos vêm à sua garagem de manhã cedo, e não são motivados por um desejo de evitar a penalização por atraso.

É pouco provável que cheguemos tarde ao cinema, a uma palestra importante, ou a uma conferência profissional interessante, porque queremos ir lá para nos divertirmos e obter algum conhecimento!

Cada um de nós, pelo menos uma vez na vida, fez algo que amava, e todos sabemos que quando é necessário, virá cedo para desfrutar do trabalho. Por conseguinte, as empresas devem concentrar-se não em combater o atraso, mas em tornar as condições de trabalho confortáveis e produtivas e em encontrar pessoas que amem verdadeiramente a sua profissão, pessoas que experimentem uma profunda necessidade psicológica de trabalhar arduamente.

É por isso que no mundo há cada vez mais empresas, nas quais não há penalização por atraso, e além disso, a própria noção de atraso não existe. Estas empresas não se têm encarregado da tarefa de controlar o horário de trabalho. Em vez disso, estão a tentar criar o ambiente em que as pessoas querem estar, ficar, brincar, inventar, e agir!

Admiramos a sua cultura e por vezes surpreende-nos: um amigo meu conseguiu recentemente um emprego num escritório americano de uma empresa multinacional. Ele conta cómicamente a história de como não conseguiu obter qualquer outra resposta à sua pergunta sobre o seu horário de trabalho, excepto "Seria óptimo se viesse a algum lugar entre as oito e as dez...".

Ele trabalha arduamente para fazer um bom trabalho. Gosta de fazer um bom trabalho.

O seu gerente está apenas intrigado com a forma de o levar a tirar mais dias de folga.

A empresa faz o máximo esforço para seleccionar tais empregados como meu amigo em todo o mundo, e para ser atraente para eles.

Estas empresas normalmente não têm problemas com atrasos. Mas há situações em que...

... o hábito de controlar a disciplina é uma necessidade psicológica do gestor.

Acontece que a função de controlo é a essência da identificação do "gestor".

Este tipo de gestor apoia um modelo estritamente hierárquico - de cima para baixo - da empresa e sabe que as suas ferramentas básicas de gestão são franzir o sobrolho e comandar a voz.

Por vezes nem sequer é porque algo corre mal. O gerente apenas acredita que haverá caos no momento em que ele ou ela relaxar.

Privar esse gestor dos atributos do estilo de gestão autoritária, levá-lo a comunicar com os subordinados como iguais e ele ou ela sentir-se-á instantaneamente fraco.

Infelizmente, estes gestores muitas vezes não possuem quaisquer outras competências de gestão, excepto "vigilância". Não estão envolvidos na concepção de um sistema empresarial, no desenvolvimento de uma estratégia empresarial, não estudam os clientes ou a indústria e não têm sucesso como treinadores para os gestores intermédios ... Infelizmente, este é o contexto de luta mais triste e quase insolúvel com a luta contra o atraso: quando o gestor está ocupado com disciplina porque... bem, o que mais deve ele ou ela controlar?

A "Gestão do atraso" não tem um conjunto universal das ferramentas certas. A suavidade em algumas situações transforma-se em permissividade, o que custa à empresa os seus lucros, clientes e causa danos de reputação.

Austeridade numa situação diferente leva a sabotagem oculta, ocultação de conhecimentos e vingança mesquinha, especialmente se não houver razões objectivas para tal austeridade.

Ao mesmo tempo, é difícil encontrar uma cultura menos produtiva do que a "cultura do jardim de infância", quando o horário é definido pelos "adultos" e as "crianças" são sujeitas a ela.

O que fazer? Analisar o problema em toda a sua complexidade, incluindo a cultura empresarial, processos empresariais, hierarquia e capacidades de gestão. Apenas neste caso, será capaz de conceber a solução que será eficaz para a sua empresa!

Uma boa forma de manter a disciplina e controlar o atraso é a monitorização dos empregados. O software de monitorização irá acompanhar quando o empregado chega e sai e quanto tempo passa a trabalhar. Será particularmente conveniente para escritórios onde os horários dos empregados são flexíveis, uma vez que poupará muito do tempo do gestor a controlar a assiduidade. Ao mesmo tempo, o software será um método de monitorização muito menos stressante para os empregados do que o controlo directo do gestor. O mercado actual oferece muitas soluções de monitorização dos empregados para todos os gostos e orçamentos. Se quiser saber como escolher o melhor para a sua empresa, consulte o nosso guia .