Cultura profissional: Como lidar com o atraso?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Antes de mais, é claro, é necessário examinar o contexto da situação, sem o qual é impossível tomar a decisão correcta. Cada tipo de actividade, cada situação de mercado, e cada cultura profissional é única. Por conseguinte, precisamos de discutir como lidar com os atrasos, em diferentes situações em que...

Não podemos discordar do facto de que se um escritório abre às 10 da manhã, a secretária deve estar pronta para responder às chamadas às 9:59.

O único vendedor de uma loja deve estar presente no trabalho das 9h às 21h se o sinal de informação o disser.

Um piloto não pode chegar atrasado a um voo.

Em regra, tal exigência de disciplina, devido ao senso comum, é fácil de controlar, porque é clara, prática, e não causa quaisquer dúvidas. Ao conseguir um emprego, cuja implementação terá lugar em prazos claros, o futuro empregado compreende que a pontualidade é o seu Indicador Chave de Desempenho básico.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Qualquer pessoa bem educada sabe que fazer alguém esperar é indelicado.

Igualmente indelicado é estar atrasado para uma reunião com clientes e colegas, ou para a consulta médica, ou para um salão de beleza.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

É mais agradável falar informalmente com essas pessoas, fazer amigos, conhecer-se melhor e confiar mais uns nos outros se forem colegas.

É mais agradável comprar-lhes e ouvir as suas ofertas promocionais se for seu cliente. Isto significa que os clientes e parceiros terão mais prazer em trabalhar com alguém que tenha a "delicadeza dos reis".

A cortesia compensa bem, e o respeito pelo tempo dos outros é uma manifestação de cortesia. Por conseguinte, é necessário pedir aos empregados que cumpram as disposições de tempo, e também é racional por razões óbvias.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Se o desempenho dos seus empregados não depende directamente de quando começam o seu dia às 10:00 ou 10:30, então porque exigiria pontualidade? Talvez seja porque geralmente não está satisfeito com a qualidade e quantidade do trabalho dos empregados e com a sua atitude?

A contagem de clientes é menor do que poderia ser, as vendas estão em baixa. Os gestores de vendas, contudo, não parecem importar-se: continuam a andar pelo escritório como se nada tivesse acontecido, falando sobre como irão passar os seus fins-de-semana. Não estão sequer perto dos objectivos comerciais e outros objectivos da empresa... mas quais exactamente?!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Trabalhamos bem se:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Todos os meses, verificamos o plano anual de tarefas para ver se cumprimos o calendário: implementar projectos empresariais a um ritmo pré-determinado, construir processos empresariais, testar novos produtos e assim por diante.

Repare que no exemplo existem não só indicadores económicos mas também indicadores de evolução antecipada da qualidade planeada da empresa!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

É improvável que a implementação do plano dependa de trinta minutos de trabalho, certo? Depende antes dos conhecimentos, das competências e, claro, da motivação.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

É pouco provável que cheguemos tarde ao cinema, a uma palestra importante, ou a uma conferência profissional interessante, porque queremos ir lá para nos divertirmos e obter algum conhecimento!

Cada um de nós, pelo menos uma vez na vida, fez algo que amava, e todos sabemos que quando é necessário, virá cedo para desfrutar do trabalho. Por conseguinte, as empresas devem concentrar-se não em combater o atraso, mas em tornar as condições de trabalho confortáveis e produtivas e em encontrar pessoas que amem verdadeiramente a sua profissão, pessoas que experimentem uma profunda necessidade psicológica de trabalhar arduamente.

É por isso que no mundo há cada vez mais empresas, nas quais não há penalização por atraso, e além disso, a própria noção de atraso não existe. Estas empresas não se têm encarregado da tarefa de controlar o horário de trabalho. Em vez disso, estão a tentar criar o ambiente em que as pessoas querem estar, ficar, brincar, inventar, e agir!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Ele trabalha arduamente para fazer um bom trabalho. Gosta de fazer um bom trabalho.

O seu gerente está apenas intrigado com a forma de o levar a tirar mais dias de folga.

A empresa faz o máximo esforço para seleccionar tais empregados como meu amigo em todo o mundo, e para ser atraente para eles.

Estas empresas normalmente não têm problemas com atrasos. Mas há situações em que...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Este tipo de gestor apoia um modelo estritamente hierárquico - de cima para baixo - da empresa e sabe que as suas ferramentas básicas de gestão são franzir o sobrolho e comandar a voz.

Por vezes nem sequer é porque algo corre mal. O gerente apenas acredita que haverá caos no momento em que ele ou ela relaxar.

Privar esse gestor dos atributos do estilo de gestão autoritária, levá-lo a comunicar com os subordinados como iguais e ele ou ela sentir-se-á instantaneamente fraco.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Austeridade numa situação diferente leva a sabotagem oculta, ocultação de conhecimentos e vingança mesquinha, especialmente se não houver razões objectivas para tal austeridade.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

O que fazer? Analisar o problema em toda a sua complexidade, incluindo a cultura empresarial, processos empresariais, hierarquia e capacidades de gestão. Apenas neste caso, será capaz de conceber a solução que será eficaz para a sua empresa!

Uma boa forma de manter a disciplina e controlar o atraso é a monitorização dos empregados. O software de monitorização irá acompanhar quando o empregado chega e sai e quanto tempo passa a trabalhar. Será particularmente conveniente para escritórios onde os horários dos empregados são flexíveis, uma vez que poupará muito do tempo do gestor a controlar a assiduidade. Ao mesmo tempo, o software será um método de monitorização muito menos stressante para os empregados do que o controlo directo do gestor. O mercado actual oferece muitas soluções de monitorização dos empregados para todos os gostos e orçamentos. Se quiser saber como escolher o melhor para a sua empresa, consulte o nosso guia.