Como planear o seu dia se estiver contra o horário fixo

Muitas pessoas criativas opõem-se a quaisquer regras, rejeitam a própria ideia de planeamento e como resultado, a sua vida perde a tão desejada harmonia.

Se for essa pessoa e não estiver preparado para lidar com a rotina, é altura de recusar a ideia de organizar o seu tempo de acordo com as regras de alguém e melhorar a sua eficiência pessoal seguindo o seu próprio ritmo criativo, ritmo de vida e o seu pulso.

O designer e autor de livros sobre design Stephen Bradley observou uma vez: "Quer o saiba ou não, o design tem sempre o seu próprio ritmo interno. Traz sentido ao espaço e cria o ambiente certo. É através do ritmo que as pessoas podem apreciar o design".

Se esta abordagem vos for familiar, partilharei algumas ideias, que adquiri através da minha vida profissional e experiência de trabalho como treinador de gestão de tempo. Eles ajudá-lo-ão a distribuir eficazmente o tempo de que dispõe, bem como o seu poder, interesses e tarefas.

Normalmente, uma pessoa consegue fazer mais durante um mês se não planear muito. O ritmo natural da maioria das pessoas leva a que um grande projecto possa ser concluído ou que um objectivo pessoal possa ser alcançado num mês. Não significa que tenha de dedicar o mês inteiro apenas a este objectivo ou projecto, por vezes tem de lidar com questões mais difíceis, como, por exemplo, a escolha e instalação do novo software ou organização espacial no estúdio. Tendo planeado três destas questões durante um mês, dificilmente conseguirá ter sucesso em nenhuma delas. No entanto, se dedicar um mês a uma determinada tarefa, muito provavelmente terminá-la-á ou estará perto de o terminar. Tenha este ritmo mensal em consideração e ganhará maior satisfação.

Além disso, deve considerar a forma como a sua potência e energia são distribuídas durante a semana. As excepções, claro, são possíveis, mas a maioria das pessoas não pode fazer mais do que duas viagens por mês e não perder o ritmo. Considere também os custos emocionais de organizar festas ou de ter convidados. Todos estes trazem uma diversidade agradável à sua vida, mas acabam com o ritmo, especialmente quando uma excepção se transforma numa regra.

Os projectos, reuniões, trabalhos necessários mudam de semana para semana, mas deve compreender o ritmo da semana que será o mais apropriado para as suas actividades. Pense como um designer: crie um projecto e depois modifique o seu horário de acordo com o projecto específico (neste caso, a semana de trabalho).

Depois de muitas experiências, estabeleci o seguinte ritmo perfeito para mim próprio:

• Há algumas horas "introdutórias" na segunda-feira de manhã que me dedico a fazer um plano semanal e a processar a informação recolhida durante o fim-de-semana.

• Na quarta-feira à tarde, estou totalmente ocupado com o projecto principal. Estou ocupado com trivialidades durante toda a semana, mas quando preciso de me concentrar no trabalho importante - por exemplo, escrever um livro - é melhor tirar metade do dia das reuniões. Depois vou ao meu café favorito e trabalho sem ser distraído e sem pausas. Devo notar aqui duas vantagens principais: o meu trabalho continua e, ao mesmo tempo, tenho um breve descanso da rotina diária.

• A preparação para o fim-de-semana na sexta-feira à noite. Dedico cerca de três horas a terminar todo o trabalho que exigiu mais tempo do que esperava, lidando com pagamentos e facturas que deveriam ser melhor tratados antes do fim-de-semana.

Pelo menos uma noite durante a semana é dedicada à resolução de problemas pessoais ou descanso. Sou extremamente sociável, mas mesmo os extravertidos precisam de um dia de folga de vez em quando.

É claro que todos estes itens podem ser trocados e ajustados a qualquer momento. No entanto, prefiro este ritmo porque me permite obter a máxima satisfação do trabalho que faço e partir para o fim-de-semana dedicado à minha família e ao descanso.

Nunca ninguém foi capaz de criar uma fórmula universal do horário diário. Algumas pessoas evitam verificar os e-mails de manhã, outras recomendam fazer exactamente o contrário. A questão é admitir honestamente, qual é a melhor forma de atribuir as 24 horas para a máxima eficiência pessoalmente para si.

Quanto a mim, dedico a primeira hora ou a hora e meia ao planeamento do meu dia, e-mails e pequenas tarefas urgentes, depois concentro-me no trabalho mais difícil. Das 10 às 11 horas, respondo às chamadas dos clientes. Prefiro passar não mais de quatro horas por dia em reuniões e deixar a última meia hora para resumir os resultados. Alguns dos meus clientes preferem verificar os e-mails da manhã literalmente durante alguns minutos e depois concentram-se no trabalho principal até ao almoço. Após o intervalo do almoço, eles organizam reuniões ou tratam de tarefas urgentes.

É necessário indicar as suas preferências pessoais: quando é o mais concentrado, quando é mais conveniente para si organizar reuniões, e que tempo deve ser dedicado ao processamento de informação complicada e à elaboração de planos para avançar na direcção necessária.

Seja honesto consigo mesmo - deixe-se gastar tempo a ajustar o plano diário, caso contrário, "correrá sempre atrás do horário" e terá remorsos das coisas que não fez.

Por exemplo, seria sensato dedicar um dia antes das suas férias e um dia depois para pôr os seus assuntos em ordem e não nomear nenhuma reunião nesses dias. Será correcto, se deixar a metade do dia após uma conferência de outro grande evento para reforçar os laços pessoais, conhecendo e vendo as suas notas - esta é a única forma de aproveitar ao máximo o evento passado. Um dos meus conhecidos disse-me uma vez que, após uma conferência noutra cidade, prefere voar para casa de manhã, e não à noite. A noite num hotel dá-lhe uma oportunidade de terminar todo o seu trabalho antes de voltar para casa. E lembre-se: quanto mais brilhante for o evento contra a sua rotina diária normal, mais tempo precisará para recuperar o seu ritmo normal de trabalho.

Ajuste o seu ritmo mensal, semanal e diário e ganhará a ordem necessária no seu trabalho e tanta flexibilidade necessária na tomada de decisões. É tempo de descobrir que ritmo e ritmo são adequados pessoalmente para si.