Software de monitoramento de funcionários da Pensilvânia: práticas recomendadas para setores regulamentados

Você pode administrar um banco em Pittsburgh ou um hospital em Harrisburg. Ou, talvez, sua seguradora na Filadélfia lide com milhares de registros confidenciais de clientes todos os dias. Em todos esses casos, seus funcionários têm acesso a dados confidenciais que, se maltratados deliberada ou acidentalmente, podem levar a graves consequências jurídicas, financeiras e de reputação.

Em toda a Pensilvânia, organizações dos setores bancário, financeiro, de seguros e de saúde estão sujeitas a rigorosos requisitos de segurança e conformidade. O software de monitoramento de funcionários é um componente essencial para atender a esses requisitos, gerenciar riscos e aprimorar a segurança.

Mas como isso pode ser implementado corretamente na Pensilvânia? Vamos explorar esse tópico no artigo de hoje.

Compreender as regulamentações de privacidade estaduais e locais é fundamental para implementar o monitoramento de funcionários em qualquer setor; em áreas regulamentadas, no entanto, é duplamente crucial. Um software de monitoramento de funcionários ajuda a garantir que os dados de clientes ou pacientes sejam protegidos e tratados corretamente. No processo, ele coleta grandes quantidades de dados sobre as atividades dos funcionários e pode capturar inadvertidamente dados confidenciais de clientes ou pacientes. Portanto, ao implementar um software de rastreamento em setores regulamentados na Pensilvânia, você deve considerar o seguinte:

1. Até que ponto isso ajuda a proteger dados confidenciais dos clientes?

2. Está em conformidade com as regulamentações específicas do setor?

3. Ela apoia os direitos dos funcionários em relação aos dados coletados sobre eles?

Para responder a essas perguntas, é necessário conhecer o cenário jurídico da Pensilvânia. Vamos começar com as regulamentações específicas do setor.

Na área da saúde, os empregadores devem cumprir a HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde). Ela exige a máxima proteção para Informações de Saúde Protegidas (PHI), que são informações de saúde individualmente identificáveis, como históricos médicos, resultados de exames, informações de seguros ou quaisquer dados relacionados à saúde física ou mental de uma pessoa, aos cuidados de saúde prestados ou ao pagamento por esses cuidados.

A lei da Pensilvânia também proíbe a divulgação de informações relacionadas ao HIV e registros de tratamento de saúde mental ou abuso de substâncias sem consentimento por escrito.

O software de monitoramento de funcionários, quando implementado corretamente, atua como um guardião vigilante, ajudando você a detectar e prevenir possíveis violações desses dados confidenciais.

Empresas que atuam na área financeira devem cumprir a Lei GLBA (Lei Gramm-Leach-Bliley). Ela exige a proteção das Informações Pessoais Não Públicas (NPI) do consumidor. NPI é qualquer informação que:

1. O cliente fornece para obter um produto ou serviço financeiro (nome, endereço, renda, etc.)

2. Resultados de qualquer transação realizada para um cliente (números de conta, pagamento, histórico, saldo, etc.)

3. Uma empresa financeira obtém informações sobre o cliente para fornecer um serviço ou produto (registros judiciais, relatórios de consumidores, etc.)

O monitoramento de funcionários é crucial para identificar ameaças de segurança precocemente e corrigi-las.

Em seguros, a Lei de Segurança de Dados de Seguros da Pensilvânia (PIDSA), em vigor em dezembro de 2023, exige salvaguardas robustas para informações não públicas, resposta a incidentes e treinamento de funcionários em relação à segurança cibernética e monitoramento.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Embora a Lei de Grampo restrinja a gravação de áudio, geralmente não proíbe o monitoramento por vídeo, desde que não haja gravação de áudio. O monitoramento por vídeo é proibido em banheiros, vestiários e outras áreas onde os funcionários tenham uma expectativa razoável de privacidade.

A Lei Federal de Privacidade das Comunicações Eletrônicas (ECPA) é semelhante à Lei de Grampo. Ela proíbe empregadores de interceptar comunicações eletrônicas sem consentimento, mas prevê exceções ao monitorar sistemas de propriedade do empregador, especialmente por motivos comerciais legítimos.

Segundo a lei da Pensilvânia, os empregadores não são obrigados a informar os funcionários sobre monitoramento, exceto para comunicações de monitoramento.

Esta foi apenas uma breve visão geral das regulamentações da Pensilvânia. Recomendamos consultar um especialista jurídico antes de implementar o monitoramento de funcionários.

Mas por que os funcionários de setores como finanças, seguros e saúde precisam ser monitorados em primeiro lugar?

Imagine os dados que eles lidam diariamente. Números de previdência social, saldos de contas, históricos médicos, identificadores pessoais e muitos outros dados valiosos. Como vimos na seção anterior, esses dados são protegidos por lei, o que impõe obrigações às organizações que os manipulam. Um software de monitoramento de funcionários pode ajudar:

1. Garanta a conformidade contínua com as regulamentações e gere uma trilha de auditoria.

2. Detecte acesso não autorizado a dados confidenciais, transferências incomuns de dados ou outras atividades suspeitas que possam indicar um possível vazamento de dados.

3. Enfrente ameaças internas e externas.

4. Garantir que os dados sejam processados de acordo com os protocolos estabelecidos.

Implementar o monitoramento de funcionários pode ser um processo complexo e confuso, especialmente em setores regulamentados, onde erros podem custar caro. Aqui estão sete práticas recomendadas personalizadas para líderes empresariais da Pensilvânia.

Quais dados sua organização possui? Quem tem acesso? Onde estão os pontos fracos?

Antes de comprar um software, avalie seus riscos. Um banco que realiza transferências eletrônicas tem necessidades diferentes de uma clínica que gerencia a admissão de pacientes.

Nem todos os softwares de monitoramento são adequados para setores regulamentados. O software escolhido deve declarar claramente que está em conformidade com a HIPAA ou outras regulamentações aplicáveis ao seu setor. Procure recursos como:

1. Trilhas de auditoria criptografadas (HIPAA exige retenção de 6 anos)

2. Registro de acesso baseado em função

3. Integração com sistemas DLP e SIEM

4. Alertas para comportamento suspeito (por exemplo, acesso fora do horário comercial, downloads em massa)

Monitoramento surpresa pode ter efeitos negativos. Em vez disso, seja transparente. Desenvolva uma política clara e escrita que descreva explicitamente o que será monitorado, por que é necessário e como os dados coletados serão usados e protegidos. Realize uma breve reunião. Explique que o monitoramento não é usado para capturar pessoas, mas para proteger clientes e cumprir obrigações legais.

Embora na Pensilvânia geralmente não seja necessário consentimento para monitoramento visual ou de computador no local de trabalho, a transparência reduz a resistência e promove a cooperação.

Não há necessidade de registrar cada tecla digitada. Defina objetivos claros para o seu programa de monitoramento. É para evitar a exfiltração de dados? Para garantir a adesão a protocolos de segurança específicos? Limite suas atividades de monitoramento ao estritamente necessário para atingir esses objetivos.

Concentre-se em sistemas de alto risco: bancos de dados de pacientes, plataformas financeiras, ferramentas de processamento de sinistros. Aplique monitoramento com base na função e na sensibilidade dos dados. Um recepcionista não precisa da mesma supervisão que um perito de sinistros.

Os registros que você coleta são confidenciais. Eles podem conter informações pessoais de seus funcionários e dados de clientes capturados inadvertidamente.

Trate os dados coletados pelo seu software de monitoramento com o mesmo nível de segurança que você aplica às informações confidenciais dos seus clientes. Se alguém hackear seu sistema de monitoramento, poderá ver tudo. Portanto, proteja, criptografe e restrinja o acesso a ele a um número limitado de pessoas, e audite quem visualiza os registros.

Os gestores devem entender o que o software faz, as políticas de monitoramento da empresa, as práticas de segurança mais amplas e a importância da conformidade regulatória. Os funcionários devem conhecer suas responsabilidades. E os executivos precisam ser modelos de comportamento ético – sem exceções.

As regulamentações mudam. A rotatividade de funcionários acontece. A tecnologia evolui. Revise sua política de monitoramento pelo menos uma vez por ano. Além disso, boas práticas incluem realizar auditorias simuladas e testar seu plano de resposta a incidentes.

Resumindo, o monitoramento de funcionários em áreas regulamentadas é uma questão de responsabilidade.

Se sua empresa atua nos setores de saúde, seguros ou finanças na Pensilvânia, ela lida com algumas das informações mais sensíveis que as pessoas têm. Seus clientes, pacientes e consumidores contam com você para protegê-las.

Quando implementado de forma criteriosa, o software de monitoramento funciona como um escudo. Uma maneira de detectar erros antes que se tornem violações. Uma maneira de comprovar a conformidade quando chegar a hora da auditoria.

O objetivo final do monitoramento não é promover um clima de suspeita, mas sim cultivar um ambiente seguro e compatível que proteja sua organização, seus clientes e sua reputação.