Guia dos Empregadores de Nova Iorque para a Implementação de Software de Monitorização de Empregados

O estudo dos requisitos legais deve ser o primeiro passo para qualquer empregador de Nova Iorque que pretenda implementar ou esteja atualmente a utilizar software de monitorização de empregados A legislação federal e estatal visa proteger os direitos dos trabalhadores (incluindo o direito à privacidade). Podem impor limitações significativas às práticas de monitorização que as empresas podem utilizar.

Leis federais

A nível federal, a legislação mais importante é a Lei da Privacidade das Comunicações Electrónicas (ECPA) de 1986. Ao abrigo desta lei, é proibida a interceção intencional de comunicações por fio, orais e electrónicas. No entanto, existem duas excepções para as entidades patronais:

• Podem monitorizar as comunicações se tiverem um interesse comercial legítimo (a exceção da finalidade comercial).

• Os empregadores podem efetuar o rastreio se pelo menos uma das partes da comunicação tiver dado o seu consentimento (a exceção do consentimento). Idealmente, este consentimento deve ser explícito. Embora os tribunais interpretem frequentemente a utilização de dispositivos fornecidos pela empresa por um funcionário após o aviso sobre a monitorização como um consentimento implícito, a autorização explícita é sempre uma abordagem mais segura.

Os empregadores só podem monitorizar os dispositivos e sistemas da empresa. Se pretenderem rastrear comunicações ou dispositivos pessoais, só o podem fazer com consentimento explícito ou em caso de raras excepções.

A Lei das Comunicações Armazenadas (SCA) é uma parte da ECPA que regula o acesso da entidade patronal às comunicações electrónicas armazenadas. Exemplos de tais comunicações são e-mails ou gravações de chamadas relacionadas com o trabalho guardadas nos servidores da empresa. Geralmente, as entidades patronais podem aceder às comunicações armazenadas nos seus sistemas. No entanto, o acesso às contas pessoais de um funcionário (como um Gmail privado) requer o consentimento do funcionário ou uma base legal, como um mandado.

Leis do Estado de Nova Iorque

Nova Iorque tem vários regulamentos notáveis que complementam a lei federal. A primeira é a Lei de Monitorização Eletrónica (Secção 52-c da Lei dos Direitos Civis), que entrou em vigor a 7 de maio de 2022. Aplica-se a todas as entidades patronais privadas da região, independentemente da sua dimensão, que monitorizam as comunicações electrónicas dos trabalhadores.

De acordo com a lei da monitorização eletrónica, as organizações devem fornecer um aviso por escrito aos funcionários no momento da contratação e, posteriormente, todos os anos, informando-os de que as suas comunicações podem ser monitorizadas. Os empregados devem confirmar a receção deste aviso por escrito ou eletronicamente. Além disso, as entidades patronais devem afixar estes avisos em locais bem visíveis, onde possam ser vistos por todos os empregados (cartazes físicos ou avisos electrónicos nos ecrãs de início de sessão ou nas redes internas).

O próximo regulamento crucial é a Lei de Privacidade dos Trabalhadores de Nova Iorque, em vigor desde 12 de março de 2024. Ao abrigo desta lei, as entidades patronais não podem solicitar ou exigir que os trabalhadores ou candidatos a emprego divulguem nomes de utilizador, palavras-passe ou outras informações de autenticação de contas pessoais (como as redes sociais). As entidades patronais também não podem exigir que os trabalhadores iniciem sessão nas suas contas na presença da entidade patronal.

Para além destes regulamentos já existentes, a legislação proposta pode alterar ainda mais as práticas de controlo. Em 2023, o Senado do Estado de Nova Iorque propôs o projeto de lei 7623 que impediria os empregadores de utilizarem ferramentas de tomada de decisões totalmente automatizadas. Os empregadores não poderiam utilizar estas ferramentas para selecionar candidatos ou tomar outras decisões com impacto nos horários de trabalho, compensações, acções disciplinares, avaliações de desempenho e outros termos de emprego. Tendo em conta o rápido desenvolvimento da IA e os seus resultados potencialmente tendenciosos, esta regulamentação é razoável. Além disso, o projeto de lei 7623 do Senado propõe outras restrições à monitorização do local de trabalho, tais como a utilização dos métodos menos intrusivos, a minimização da recolha de dados, a proporcionalidade e a notificação pormenorizada sobre os dados recolhidos, como, quando e com que finalidade.

A implementação eficaz de software de monitorização de funcionários vai para além do simples cumprimento dos regulamentos de privacidade relevantes. Os empregadores devem também refletir sobre o lado ético da questão e os potenciais efeitos da monitorização na moral e motivação dos empregados. Se combinarmos os requisitos legais e as considerações éticas, podemos enumerar as seguintes melhores práticas para a implementação de software de monitorização:

• Seja transparente: Seja franco com os seus empregados sobre a existência, natureza e objetivo da monitorização. Obtenha o consentimento dos empregados para a monitorização, especialmente se monitorizar as suas comunicações.
• Limite a monitorização a fins comerciais legítimos: monitorize apenas actividades diretamente relacionadas com os seus objectivos comerciais declarados, como a avaliação do desempenho ou a proteção de segredos comerciais. Evite monitorizar as comunicações pessoais dos funcionários ou áreas em que os funcionários tenham uma expetativa razoável de privacidade.
• Minimize a recolha de dados: recolha apenas os dados necessários para atingir o seu objetivo de monitorização. Quanto menos dados sensíveis recolher, menor será o risco de utilização indevida ou de violação de dados. Elimine os dados que já não servem o seu objetivo.
• Nunca monitorize as contas privadas dos colaboradores nas redes sociais nem lhes peça para fornecerem os seus nomes de utilizador ou palavras-passe das suas contas privadas.
• Procure aconselhamento jurídico especializado: o domínio jurídico pode ser complicado e mutável. Este artigo é uma visão geral e pode não revelar todas as complexidades dos regulamentos de Nova Iorque e as circunstâncias únicas da sua empresa. Em caso de dúvida, consulte um advogado especializado em legislação laboral de Nova Iorque para garantir que os seus planos de monitorização, políticas e métodos de implementação estão em total conformidade.
• Desenvolver uma política global de monitorização dos trabalhadores: esta política deve abranger o âmbito dos dados recolhidos, os termos do seu armazenamento e utilização e as práticas de monitorização. A política deve estar prontamente disponível para todos os empregados.
• Rever e atualizar regularmente a política: A tecnologia muda rapidamente, assim como as leis e as melhores práticas. Reveja periodicamente a sua política e práticas de monitorização para garantir que permanecem em conformidade com as leis federais e do estado de Nova Iorque em vigor e que continuam a servir o objetivo pretendido de forma eficaz e ética.
• Assegurar a coerência e a não discriminação.

Uma política de monitorização dos trabalhadores clara, abrangente e bem elaborada é uma parte necessária da monitorização dos trabalhadores. Torna as práticas de monitorização claras para o pessoal e para o empregador e minimiza potenciais armadilhas legais e éticas. Deve incluir os seguintes componentes-chave:

• Uma declaração clara do objetivo do controlo
• Âmbito do controlo: que actividades e comunicações são controladas
• Métodos utilizados para o controlo (videovigilância, registos de rede, software de controlo, etc.)
• Descrição da forma como os dados recolhidos são utilizados, durante quanto tempo são armazenados e quem tem acesso aos mesmos
• Uma declaração clara de que os funcionários não devem esperar privacidade quando utilizam dispositivos, redes e sistemas da empresa, independentemente de a utilização estar relacionada com o trabalho ou ser pessoal
• Conformidade com a lei
• Consequências da violação da política
• Uma secção onde os empregados assinam ou confirmam eletronicamente que receberam, leram e compreenderam a política.

Quando a primeira versão da política estiver concluída, peça a um advogado com experiência em leis laborais de Nova Iorque para a rever. Desta forma, terá a certeza de que está em conformidade com os regulamentos estatais e federais actuais.

Quando a política estiver completa, distribua-a pelos empregados. Recolha as declarações de aceitação, escritas ou electrónicas, de todos os empregados, especialmente dos novos contratados durante a integração. Conservar registos destas confirmações.

A política deve estar sempre disponível para todos os funcionários. Por exemplo, pode colocá-la no manual do trabalhador, na intranet da empresa ou na área comum.

Não se esqueça de rever e atualizar regularmente a política de acordo com a evolução da tecnologia e do panorama jurídico.

A implementação da monitorização de funcionários em Nova Iorque requer uma consideração cuidadosa dos regulamentos federais e estatais rigorosos e a criação de uma política de monitorização abrangente. Dar prioridade a objectivos comerciais legítimos, praticar a minimização de dados e procurar aconselhamento jurídico são passos essenciais para criar um programa de monitorização ético e em conformidade que beneficie o empregador e a força de trabalho. A implementação responsável é fundamental para aproveitar a tecnologia de monitorização de forma eficaz, respeitando as obrigações legais e promovendo um ambiente de trabalho de confiança.