Software de monitoramento de funcionários de Nova Jersey: segurança e conformidade de dados

O número de empresas que monitoram seus funcionários aumentou significativamente nos EUA devido ao aumento do trabalho remoto e híbrido. As empresas de Nova Jersey refletem a tendência nacional: utilizam ferramentas de monitoramento para aumentar a eficiência no trabalho e se proteger contra vazamentos de dados e ataques cibernéticos. Mas como as empresas de Nova Jersey podem equilibrar a necessidade de monitoramento com as demandas de segurança de dados e privacidade dos funcionários?

Este artigo examina esses dois aspectos essenciais, oferecendo insights para empresas de Nova Jersey que buscam implementar ou aprimorar suas estratégias de monitoramento de funcionários. Exploraremos como a segurança cibernética robusta e a proteção de dados pessoais devem formar a base de qualquer programa de monitoramento e por que uma abordagem holística, integrando monitoramento com controle de acesso, não é apenas uma boa ideia, mas também uma necessidade para segurança e conformidade abrangentes.

Em essência, o monitoramento é mais do que simplesmente monitorar a produtividade. Este termo também abrange a proteção dos ativos da empresa e a redução dos riscos de violações e vazamentos de dados.

O monitoramento de funcionários é um componente vital de qualquer sistema de segurança, protegendo dados confidenciais e propriedade intelectual. Isso não é nenhuma surpresa, considerando que erros de funcionários causam ou agravam significativamente 88% de todas as violações de dados. Softwares especializados em Prevenção de Vazamento de Dados (DLP) podem detectar acesso não autorizado a arquivos, padrões de comunicação suspeitos ou comportamento incomum de login antes que se transformem em incidentes graves.

O software especializado de prevenção de vazamento de dados (DLP) pode detectar acesso não autorizado a arquivos, padrões de comunicação suspeitos ou comportamento de login incomum antes que eles se transformem em incidentes graves.

Controlar se sua organização está em conformidade com as regulamentações é outra área em que o monitoramento de funcionários pode ajudar. Por exemplo, provedores de saúde devem estar em conformidade com a HIPAA, e instituições financeiras, com a FINRA. Algumas empresas de Nova Jersey podem até precisar considerar o GDPR se tiverem funcionários baseados na Europa. O monitoramento cria uma trilha de auditoria e garante a responsabilização, facilitando a demonstração de conformidade.

Os gestores podem usar ferramentas de monitoramento para detectar funcionários ociosos e sobrecarregados, reatribuir cargas de trabalho, revelar obstáculos e aprimorar os processos de trabalho em geral. Não se trata de microgerenciamento, mas sim de obter informações objetivas e tomar decisões mais eficazes.

Mas esses benefícios trazem consigo desafios. Nova Jersey possui proteções trabalhistas robustas; além disso, os funcionários estão cada vez mais cientes de seus direitos de privacidade. Esses fatores fazem com que as empresas sejam mais cautelosas em relação ao monitoramento. Elas precisam equilibrar a quantidade de supervisão necessária e o respeito à privacidade dos funcionários e às regulamentações legais.

Monitorar funcionários significa coletar dados, muitas vezes sensíveis. Mesmo que você colete apenas os dados estritamente necessários, o rastro digital resultante pode ser enorme: capturas de tela, registros de e-mail e bate-papo, histórico de navegação na web e muito mais. Manter e proteger os dados pessoais dos seus funcionários é uma responsabilidade imensa.

O primeiro passo para o tratamento responsável de dados é definir quais dados sua organização precisa coletar e por quê. Este é o princípio da minimização de dados: coletar apenas os dados absolutamente necessários para atingir seus objetivos comerciais legítimos. Você precisa registrar cada tecla pressionada ou um resumo dos aplicativos usados será suficiente? Você deve registrar o histórico da web se seu objetivo é monitorar o comparecimento? Fazer essas perguntas antecipadamente pode evitar problemas futuros para sua empresa.

Quando o escopo dos dados necessários é definido e o monitoramento é iniciado, a segurança das informações coletadas torna-se primordial. Elas devem ser protegidas não apenas contra ataques externos, mas também contra acesso não autorizado de dentro da empresa. Os principais aspectos da proteção são:

1. Criptografia: Os dados de monitoramento devem ser criptografados tanto durante a movimentação (usando protocolos como TLS/SSL) quanto quando armazenados em servidores (normalmente com algoritmos como AES-256). Verifique com o seu fornecedor de software de monitoramento de funcionários se eles criptografam dados em repouso e em trânsito.
2. Controles de acesso: Quem vê os dados coletados é importante. Seu sistema de monitoramento deve ter um rigoroso Controle de Acesso Baseado em Funções (RBAC). Isso normalmente é feito por meio da criação de uma conta de administrador e várias subcontas, por exemplo, para que os gerentes vejam apenas os dados de suas equipes.
3. Armazenamento seguro: Independentemente de optar por soluções em nuvem ou no local, garanta a segurança do ambiente de armazenamento. Isso inclui data centers seguros, backups regulares e um plano de recuperação de desastres bem definido.
4. Gerenciamento de vulnerabilidades: Nenhum software é inviolável. Por isso, você deve realizar auditorias de segurança regulares, testes de penetração e atualizar sua ferramenta de monitoramento em tempo hábil. Essas medidas permitem corrigir vulnerabilidades potenciais antes que elas possam ser exploradas.

Nova Jersey, como muitos estados, tem seu próprio cenário jurídico em relação à privacidade dos funcionários. Embora aconselhamento jurídico específico deva sempre vir de advogados qualificados, neste artigo, exploraremos os princípios gerais.

Em Nova Jersey, o principal foco regulatório nos últimos anos tem sido o rastreamento de veículos no local de trabalho, comunicações eletrônicas, vigilância por vídeo e o direito mais amplo à privacidade dos funcionários.

Aviso prévio de rastreamento de veículos (Projeto de Lei nº 3950)

A partir de 18 de abril de 2022, os empregadores de Nova Jersey devem fornecer aos funcionários uma notificação por escrito antes de usar qualquer dispositivo de rastreamento eletrônico ou mecânico em um veículo utilizado pelo funcionário. Isso se aplica independentemente de o veículo ser de propriedade da empresa ou do funcionário.

Comunicações Eletrônicas e Vigilância

A Lei de Controle de Grampos e Vigilância Eletrônica de Nova Jersey proíbe a interceptação de comunicações telefônicas ou eletrônicas de funcionários, a menos que haja o consentimento de pelo menos uma das partes. Normalmente, os empregadores obtêm esse consentimento por meio de políticas ou manuais do funcionário.

Embora os funcionários tenham alguma expectativa de privacidade, o monitoramento geralmente é permitido se os funcionários forem notificados e o monitoramento atender a uma finalidade comercial legítima.

Vigilância por vídeo

As organizações podem monitorar funcionários em áreas comuns, como escritórios. No entanto, o monitoramento por vídeo é estritamente proibido em locais onde os funcionários esperam privacidade, como banheiros ou vestiários.

A lei nem sempre exige que os funcionários sejam notificados sobre a vigilância por vídeo. No entanto, ainda é recomendado que os empregadores o façam.

Monitoramento de e-mail, uso da Internet e atividade do computador

Os empregadores têm permissão legal para monitorar o uso do computador dos funcionários, incluindo navegação na web e e-mails, se houver uma política claramente comunicada.

Contas pessoais de mídia social

Alguns empregadores acreditam ter o direito de monitorar o comportamento online de seus funcionários fora do horário de trabalho ou até mesmo solicitar acesso às suas contas pessoais. Isso é estritamente proibido pela lei de Nova Jersey.

Como vemos, a chave para o cumprimento da maioria dos requisitos legais é a transparência e uma política de monitoramento clara. Uma política bem escrita e bem comunicada pode evitar mal-entendidos, gerenciar expectativas e até mesmo fornecer defesa jurídica caso surjam dúvidas.

Imagine seus sistemas de segurança não como ilhas isoladas, mas como uma rede conectada e inteligente. Este é o poder da integração do monitoramento de funcionários com seus sistemas de controle de acesso. Você pode conectar os relatórios do software de monitoramento com dados de sistemas de acesso físico (como leitores de crachá e scanners biométricos) e sistemas de acesso lógico (como logins de rede e permissões de aplicativos). Essa abordagem cria uma defesa verdadeiramente unificada.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

A abordagem unificada tem benefícios significativos, como:

1. Melhor detecção de ameaças graças à correlação de dados de várias fontes
2. Identificação mais rápida da origem e do escopo da violação
3. Aplicação automatizada de políticas
4. Uma visão única e consolidada da atividade dos funcionários para conformidade e investigações
5. Gerenciar um sistema unificado em vez de vários sistemas desconectados reduz significativamente as cargas administrativas.

Alcançar essa integração perfeita requer um planejamento cuidadoso:

1. APIs: as soluções de monitoramento e controle de acesso escolhidas devem ter APIs (interfaces de programação de aplicativos) abertas e aderir aos padrões do setor para permitir uma troca de dados tranquila.
2. Sincronização de dados: os dados precisam fluir entre sistemas em tempo real ou quase real para serem eficazes. Atrasos podem criar brechas de segurança.
3. Escalabilidade: conforme seu negócio em Nova Jersey cresce, sua solução de segurança integrada deve ser capaz de crescer junto, acomodando mais funcionários, locais e pontos de dados sem perdas no desempenho.
4. Integrações: priorize soluções de fornecedores que promovam e ofereçam suporte ativo à integração com outras plataformas de segurança.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Seja sempre transparente com seus funcionários sobre o monitoramento – a transparência deve ser sua prioridade. Os funcionários devem estar cientes do motivo pelo qual são monitorados, quais atividades o software registra, quem pode ver seus dados e quais direitos eles têm em relação a eles. As respostas a essas perguntas também devem ser registradas em uma política de monitoramento clara. Essa política deve ser facilmente acessível a qualquer momento.

As práticas de monitoramento podem e devem ser alteradas ao longo do tempo. Os regulamentos e as políticas da sua organização mudam, e as abordagens mais antigas de monitoramento tornam-se menos eficazes. Por isso, você precisa revisar suas práticas de monitoramento regularmente e verificar se elas estão em conformidade e são eficazes. Lembre-se dos objetivos iniciais. O monitoramento deve ser sempre proporcional às suas metas, sem se tornar muito intrusivo.

Por fim, os funcionários devem ser treinados em segurança de dados em geral. Uma força de trabalho bem informada é sua primeira linha de defesa.

Hoje, o monitoramento de funcionários é mais do que uma ferramenta de gestão de desempenho. É um elemento importante do sistema de segurança da empresa e uma ferramenta de conformidade.

O monitoramento de funcionários pode funcionar ainda melhor se integrado a sistemas de controle de acesso. Mas, independentemente de como seja utilizado, deve ser transparente e os dados de monitoramento coletados devem ser devidamente protegidos. Para líderes que buscam implementar ou já utilizam o monitoramento: consultem especialistas jurídicos e de segurança cibernética, invistam em soluções seguras e escaláveis e sempre se comuniquem com clareza e empatia. Quando bem feito, o monitoramento de funcionários fortalece sua organização, tanto operacional quanto culturalmente.

Vamos além da supervisão motivada pelo medo e rumo a um monitoramento inteligente, integrado e respeitoso.