Monitorização do desempenho dos trabalhadores: Estratégias comprovadas para aumentar a produtividade e o empenho

A monitorização dos empregados tornou-se uma prática comum nas empresas modernas. De acordo com Resume Builder , Segundo o Resume Builder, 79% das empresas que trabalham em escritórios controlam a assiduidade dos empregados e 37% das organizações remotas vigiam os empregados durante mais de 4 horas por dia através de videovigilância. Forbes , refere que 43% dos trabalhadores têm a sua atividade na Internet monitorizada pelos seus empregadores; 73% dos gestores, guardar mensagens, e-mails e chamadas para futuras avaliações de desempenho.

A monitorização dos colaboradores traz benefícios significativos, desde o aumento de produtividade mais óbvio até à melhoria da comunicação. A monitorização do desempenho dos funcionários revela áreas em que os trabalhadores podem ter dificuldades, revela pontos fortes e fracos individuais e facilita o feedback e as decisões baseadas em dados. Mas como monitorizar o desempenho dos trabalhadores para tirar o máximo partido dele?

É claro que a natureza intrusiva da monitorização dos funcionários é uma questão de debate, e com razão. Os trabalhadores de todo o mundo devem ter o direito de dar o seu consentimento para o que está a ser monitorizado e as empresas devem cumprir esta expetativa, assegurando simultaneamente que a moral dos trabalhadores não é comprometida no processo - precisamente por isso

Neste artigo, iremos explorar os principais componentes de uma monitorização eficiente do desempenho dos colaboradores, as melhores práticas, as funções de supervisão e as ferramentas.

Antes de nos debruçarmos sobre o como, devemos responder a uma questão igualmente importante: quem deve monitorizar o desempenho dos trabalhadores? O diretor da empresa seria a primeira resposta óbvia, mas, na realidade, não é assim tão simples. Enquanto os proprietários de pequenas empresas podem gerir todos os membros e processos da equipa, os chefes de médias e grandes empresas não podem acompanhar o desempenho sozinhos (a menos que sejam supercomputadores, claro). Neste caso, a responsabilidade de monitorizar o desempenho dos funcionários recai sobre várias funções dentro de uma organização, dependendo da dimensão e da estrutura da empresa.

Normalmente, supervisores e gestores diretos são responsáveis pelo controlo diário do desempenho. Os gestores monitorizam a conclusão das tarefas, a produtividade e a qualidade geral do trabalho, assegurando o alinhamento com os objectivos da empresa.

O serviço de recursos humanos é uma escolha óbvia para acompanhar o desempenho dos trabalhadores a longo prazo. Os RH podem acompanhar a produtividade através de avaliações de desempenho formais, definindo KPIs e gerindo o desenvolvimento geral dos colaboradores. Os RH asseguram que as avaliações de desempenho são justas, transparentes e ajudam a orientar o crescimento profissional.

Chefes de departamento conseguem ver o panorama geral e, por isso, são ideais para acompanhar o desempenho de toda a equipa e não de cada trabalhador individualmente. A sua tarefa consiste em garantir que os objectivos do departamento são atingidos e em apoiar e encorajar os trabalhadores com fraco desempenho.

Por fim, o envolvimento de empregados no acompanhamento dos seus progressos e resultados é uma prática altamente eficaz. As auto-avaliações e o acompanhamento do desempenho pessoal permitem que os empregados se apropriem do seu desenvolvimento e produtividade.

Em suma, dividir a monitorização do desempenho dos colaboradores entre supervisores, RH e chefes de departamento e incentivar a auto-monitorização dos colaboradores pode reduzir a carga de trabalho associada à monitorização e criar uma abordagem equilibrada que promova a responsabilização, o crescimento e o envolvimento.

De acordo com Folks RH , os gestores gastam cerca de 210 horas, ou seja, pouco mais de 26 dias úteis, na gestão do desempenho. Apesar do tempo despendido, 90% das avaliações de produtividade são ineficazes. Esta ineficácia prejudica o progresso da empresa e afecta fortemente a retenção: 24% dos trabalhadores estão dispostos a despedir-se devido a avaliações de desempenho ineficazes e à falta de reconhecimento. Então, como monitorizar o desempenho dos trabalhadores com o máximo benefício para a empresa? Eis as principais estratégias.

A Folks RH refere que 65% dos empregados querem mais clareza nos seus objectivos, tarefas e deveres profissionais. Não se pode esperar uma produtividade elevada de um colaborador que não conhece o âmbito das suas responsabilidades ou o que se espera dele. Objectivos claros ajudam os empregados a concentrarem-se em tarefas que se alinham com os objectivos organizacionais. Além disso, envolver os empregados na definição de objectivos aumenta a probabilidade de a sua força de trabalho estar motivada em 3,6 vezes.

Quando os colaboradores não têm a certeza das suas responsabilidades, podem hesitar, duvidar das suas acções ou procurar constantemente esclarecimentos e aprovação. A definição de expectativas precisas elimina a ambiguidade, poupa tempo em comunicações de ida e volta, incentiva a autonomia e aumenta a confiança.

Ser específico e direto na comunicação dos deveres, objectivos e expectativas. Forneça explicações detalhadas sobre os resultados desejados e descreva claramente as responsabilidades e tarefas associadas a cada função.

O Abordagem dos objectivos SMART é um método eficaz para verificar se os objectivos definidos são claros, exequíveis e trazem valor para a empresa. SMART é um acrónimo que significa:

• Específico: o objetivo deve definir claramente o que deve ser realizado, os passos necessários e as pessoas responsáveis;

• Mensurável: é necessário ter critérios para avaliar os progressos e o sucesso;

• Realizável: o objetivo deve ser realista e exequível, não demasiado fácil ou demasiado ambicioso;

• Relevante: o objetivo deve estar alinhado com os objectivos empresariais mais amplos;

• Com prazo determinado: o objetivo deve ter um prazo ou um período de tempo definido para a sua conclusão.

Os objectivos SMART fornecem um roteiro claro aos empregados e gestores, assegurando que todos sabem o que é o sucesso e como o alcançar. Além disso, aumentam a responsabilidade e facilitam a medição do progresso e dos resultados.

Uma das etapas da abordagem dos objectivos SMART consiste em criar um conjunto de métricas de desempenho claras e mensuráveis, às quais se deve fazer referência ao monitorizar o desempenho de um funcionário. As principais métricas geralmente incluem:

• conclusão de tarefas

• cumprimento dos prazos

• qualidade do trabalho

• eficiência e produtividade: tempo despendido vs. produção

• presença

Os indicadores de desempenho claros e mensuráveis facilitam o controlo da produtividade dos trabalhadores e ajudam a evitar a subjetividade no processo de avaliação.

A monitorização da produtividade dos empregados pode ser feita através de uma combinação de ferramentas, métricas e técnicas que fornecem informações sobre a eficácia com que os empregados estão a utilizar o seu tempo e recursos. Dependendo dos objectivos definidos e das métricas escolhidas, pode acompanhar o desempenho dos empregados utilizando software de controlo de tempo, gestão de tarefas e monitorização de empregados.

Gestão de projectos plataformas como o Trello, Asana e Jira permitem atribuir tarefas, distribuir a carga de trabalho, definir prazos e acompanhar a conclusão das tarefas e o progresso do projeto em tempo real. As ferramentas de gestão de projectos são uma forma conveniente de ver o panorama geral do projeto e a produtividade dos membros da equipa ao longo do tempo.

Aplicações de controlo de tempo, como o Toggl, o Time Doctor e o Hubstaff, foram concebidos para monitorizar o tempo que um empregado gasta em cada tarefa. Dependendo da funcionalidade da aplicação, os controladores de tempo podem registar quanto tempo uma pessoa gasta numa tarefa ou num projeto, quanto tempo utiliza uma aplicação ou um sítio Web específico, controlar as ausências, etc. Com base nestas informações, o programa pode calcular folhas de pagamento, custos de projectos e orçamentos, e ajudar a identificar empregados com bom desempenho e empregados com dificuldades.

Soluções de monitorização dos empregados, tais como CleverControl , ActivTrak, e Insightful, monitorizam a produtividade dos empregados e a eficiência com que uma pessoa distribui o seu tempo de trabalho. Estes programas monitorizam a atividade de um funcionário no seu computador de trabalho, por exemplo, aplicações e sítios Web utilizados, consultas de pesquisa, tempo inativo e ativo, início e fim do trabalho, e muito mais. A solução analisa então os dados recolhidos e apresenta-os como estatísticas e registos valiosos para a avaliação do desempenho.

Qualquer que seja a solução escolhida, implemente-a abertamente e explique o seu objetivo ao pessoal para evitar criar stress e pressão desnecessários. Estude as leis estatais e locais para garantir que as suas políticas de monitorização estão em conformidade com os regulamentos de privacidade.

O artigo da Folks RH revela que 69% das empresas efectuam apenas avaliações de desempenho anuais ou semestrais. 19% dos colaboradores recebem o seu feedback apenas uma vez por ano. Ao mesmo tempo, 80% dos trabalhadores preferem um feedback regular em vez de avaliações de desempenho anuais. As avaliações de desempenho anuais tornam-se frequentemente uma fonte de stress para os trabalhadores, uma vez que não sabem o que esperar. Pelo contrário, o feedback regular, as reuniões individuais, as avaliações pelos pares e outros métodos de feedback ajudam os trabalhadores a refletir sobre o seu trabalho, a identificar áreas a melhorar e a receber avaliações valiosas dos colegas e das chefias.

Efectue avaliações formais do desempenho pelo menos duas vezes por ano. Estas avaliações devem centrar-se em feedback específico e acionável e em oportunidades de desenvolvimento, em vez de se limitarem a criticar o desempenho anterior. O feedback regular e construtivo pode melhorar a produtividade, reduzir a rotatividade até 14,9% e aumentar o empenhamento dos trabalhadores: 65% dos trabalhadores estão empenhados quando as empresas utilizam o feedback contínuo e outras práticas modernas.

O empenhamento é vital para a produtividade dos trabalhadores: os trabalhadores empenhados têm mais probabilidades de serem produtivos, motivados e empenhados no seu trabalho. De acordo com Gallup , as empresas com uma cultura de elevado empenhamento têm um melhor desempenho: têm um maior envolvimento dos clientes, uma produtividade 17% mais elevada, menor rotatividade, menos acidentes e uma rentabilidade 21% mais elevada. Se o desempenho do seu pessoal for fraco, vale a pena verificar o seu nível de envolvimento - é provável que seja baixo. Mas como é que podemos monitorizar o empenho dos trabalhadores? Eis alguns métodos eficazes.

Inquéritos aos trabalhadores e inquéritos de opinião

Os inquéritos regulares (como os inquéritos de envolvimento dos trabalhadores ou os inquéritos de pulso) podem recolher feedback sobre a forma como os trabalhadores se sentem em relação às suas funções, à gestão e ao ambiente de trabalho em geral.

Ferramentas e plataformas de feedback

Utilize ferramentas como o Officevibe ou o CultureAmp, que permitem que os empregados dêem feedback regularmente. Estas ferramentas podem acompanhar as métricas de envolvimento e ajudar os gestores a detetar tendências que indiquem desinteresse.

Acompanhamento da participação em reuniões e iniciativas

A monitorização da frequência com que os empregados participam ativamente em reuniões, sessões de formação ou iniciativas da empresa pode mostrar os seus níveis de envolvimento. Os empregados empenhados são mais susceptíveis de contribuir com ideias e colaborar.

Monitorizar os hábitos de trabalho e a produtividade

As ferramentas de monitorização dos empregados e de gestão de projectos podem revelar os níveis de envolvimento. Os trabalhadores não empenhados apresentam frequentemente uma produtividade mais baixa, mais ausências e menos participação em esforços de colaboração.

Reuniões individuais

As reuniões individuais regulares permitem que os gestores verifiquem o bem-estar dos colaboradores, as suas aspirações de carreira e os desafios que possam enfrentar. A atenção personalizada fortalece as relações e ajuda os gestores a avaliar o empenho em tempo real.

A monitorização do desempenho dos colaboradores é uma componente crítica das operações empresariais modernas bem sucedidas. Fornece informações valiosas que ajudam a aumentar a produtividade, a melhorar a comunicação e a garantir que o trabalho dos funcionários está alinhado com os objectivos da empresa.

O controlo eficaz dos trabalhadores é mais do que um simples acompanhamento da atividade. Trata-se de criar um roteiro para o sucesso com objectivos claros, métricas de desempenho mensuráveis, ferramentas e métodos para acompanhar a produtividade e feedback acionável centrado na melhoria, em vez de criticar o desempenho insuficiente do passado. Estas práticas, quando efectuadas de forma transparente e com as intenções certas, promovem a responsabilização, o envolvimento e o crescimento, conduzindo, em última análise, a um melhor desempenho individual e organizacional.