Monitorizar os computadores dos funcionários: 5 ferramentas gratuitas para pequenas empresas

A popularidade do software de monitorização de empregados está no seu auge - 96% das empresas remotas utilizam-no e 85% dos trabalhadores presenciais estão sujeitos a alguma forma de monitorização. 81% das empresas que implementaram software de monitorização registaram um aumento no desempenho dos trabalhadores. O software de monitorização pode registar e analisar a atividade dos empregados e ajudar a identificar e resolver problemas de produtividade. Como resultado, os empregadores podem gerir estes problemas atempadamente e reduzir os custos associados à perda de produtividade, à rotação de trabalhadores e às responsabilidades legais.

Os dados de produtividade recolhidos podem revelar lacunas de conhecimento, permitindo a criação de programas de formação e desenvolvimento direcionados.

Por último, a monitorização da atividade informática dos funcionários pode ajudar a detetar e prevenir ameaças à segurança, como o acesso não autorizado ou violações de dados.

As vantagens de monitorizar os computadores dos funcionários são difíceis de subestimar: resolver problemas de produtividade e segurança é vital para empresas de todas as dimensões. Enquanto as empresas maiores têm mais recursos para escolher uma solução adequada, as pequenas empresas muitas vezes não podem pagar um software de monitorização de funcionários devido aos elevados custos de licença e operacionais e à complexidade da implementação.

Este artigo analisa cinco ferramentas gratuitas ou económicas para monitorizar a atividade dos funcionários nos computadores, adequadas para pequenas empresas.

CleverControl é uma solução avançada para monitorizar a utilização do computador dos funcionários. A sua funcionalidade básica inclui o registo de teclas, capturas de ecrã, atividade na Internet e rastreio de consultas de pesquisa, monitorização da utilização de redes sociais, captura de eventos da área de transferência e tarefas da impressora, vigilância de webcam e som, entre outros. O software também oferece a funcionalidade de controlo de tempo. Acompanha automaticamente a assiduidade e capta o início e o fim do dia de trabalho, o total de horas de trabalho e o tempo ativo/inativo por funcionário, equipa ou toda a empresa.

O CleverControl analisa depois os dados recolhidos e apresenta estatísticas de produtividade: tempo de trabalho, aplicações, dinâmica de utilização da Web e das redes sociais, sítios e aplicações mais utilizados e muito mais. A funcionalidade de pontuação de IA recentemente adicionada irá estimar o desempenho de cada funcionário e destacar padrões improdutivos com a ajuda da inteligência artificial.

O CleverControl permite-lhe monitorizar os ecrãs dos empregados em tempo real - pode ver as transmissões dos seus computadores como se estivesse sentado à frente deles. O programa também pode transmitir vídeo a partir da webcam do computador, transformando-o num sistema de vigilância simples mas eficaz.

As funcionalidades avançadas do CleverControl incluem gravação de ecrã, gravação de chamadas e reconhecimento facial.

Pode receber relatórios de dados no seu painel de controlo online, que pode descarregar para visualização offline. Além disso, pode agendar relatórios diários, semanais ou mensais por correio eletrónico.

O CleverControl é perfeito para as pequenas empresas, uma vez que a sua solução única combina a monitorização abrangente dos empregados, o controlo do tempo e a funcionalidade básica de proteção de dados. Graças a isto, as empresas podem obter uma solução de controlo tudo-em-um, reduzir os custos de software e encaminhar recursos preciosos para o crescimento e desenvolvimento.

A solução oferece um teste completo gratuito de 14 dias, preços acessíveis, a partir de 4,70 dólares por PC/mês, e descontos.

Vantagens

• Software abrangente para monitorização detalhada da utilização do computador e da assiduidade dos empregados

• Instalação fácil e rápida, sem necessidade de conhecimentos técnicos

• Interface de fácil utilização e definições remotas flexíveis

• Várias subcontas de administrador com um nível de permissão inferior

• Auto-controlo: os empregados podem ver as suas estatísticas de produtividade e analisá-las

• Bloqueador de sítios

• Disponível para Windows e macOS

• Preços e descontos acessíveis

Desvantagens

• Sem plano gratuito

O DeskTime é um software de registo de tempo concebido para ajudar a aumentar a produtividade e melhorar o fluxo de trabalho, adequado para empresas de todas as dimensões e indivíduos. Regista automaticamente toda a atividade do computador, eliminando a necessidade de preencher folhas de horas e relatórios. Se o trabalho ficar offline - por exemplo, uma reunião de equipa ou um almoço com um cliente - o empregado pode adicioná-lo ao relatório manualmente para garantir que esse tempo é contabilizado. Os gestores podem planear as ausências dos colaboradores, tais como férias, dias de folga, baixas por doença, etc., e marcá-las no calendário para uma visão geral rápida.

O DeskTime permite que os gestores planeiem turnos e notifiquem os empregados quando é suposto trabalharem e durante quantas horas. Os empregados também podem apresentar pedidos de turnos com datas e horas preferidas.

As funcionalidades do DeskTime não se limitam apenas ao controlo do tempo - o software regista os sítios Web e as aplicações que os funcionários utilizam ao longo do dia, com registos de data e hora e duração da utilização. Cada sítio Web ou aplicação é assinalado como produtivo, neutro ou improdutivo. Com base nestes dados, o programa fornece estatísticas de desempenho individual, tais como a quantidade total de tempo produtivo e os níveis de produtividade e eficácia. Estes relatórios ajudam a revelar os melhores desempenhos e os mais preguiçosos.

Além disso, o DeskTime pode capturar capturas de ecrã e os nomes dos documentos, linhas de assunto de e-mail, nomes de canais Slack, etc., e controlar exatamente quanto tempo é gasto em cada projeto e tarefa. Desta forma, pode ter a certeza de que todos estão concentrados nas suas tarefas.

Os relatórios são actualizados em tempo real e podem ser descarregados para arquivo ou análise posterior. A ferramenta pode ser integrada em aplicações populares de gestão de projectos e calendários, como o Trello, o Jira, o Google Calendar, entre outras.

A versão gratuita do DeskTime está limitada apenas ao tempo, às aplicações e ao registo de URL. A funcionalidade completa custará a partir de 7 dólares por utilizador e por mês.

Vantagens

• Folhas de horas automáticas exactas simplificam o processamento de salários

• Monitorizar o tempo gasto numa tarefa ou projeto

• Integrações de software de gestão de projectos e calendário

Desvantagens

• A versão gratuita tem caraterísticas limitadas e pode não ser adequada para equipas

• A versão completa pode ser cara

• Falta de acompanhamento detalhado da atividade dos trabalhadores

O Traqq é outra solução de registo de tempo adequada para indivíduos e empresas de qualquer dimensão. A sua funcionalidade inclui o controlo automático e manual do tempo, o registo do tempo ativo e inativo e as estatísticas do tempo de trabalho. O Traqq envia lembretes aos empregados que se esquecem de ligar ou desligar o temporizador para que não percam horas facturáveis.

O Traqq analisa os níveis de atividade de cada colaborador ao longo do dia, acompanhando os movimentos do rato e as teclas premidas. Apresenta os dados de atividade diária como um gráfico codificado por cores, em que o verde representa horas de elevada atividade, o amarelo - atividade normal e o vermelho - horas de baixa atividade. Este gráfico permite-lhe monitorizar a produtividade dos colaboradores num relance, ver picos e quedas e analisar as razões para o declínio.

O Traqq alerta os empregados quando estão inactivos durante muito tempo para os ajudar a retomar o ritmo. Vice-versa, se um empregado estiver a trabalhar em excesso, o Traqq lembra-o de fazer uma pausa para evitar o esgotamento.

O software oferece uma monitorização básica da atividade do empregado no computador. Captura todas as aplicações e sítios Web em que o funcionário passa mais de 10 segundos e mostra as 3 principais aplicações e sítios Web de 15 em 15 minutos. Toda a atividade é apresentada sob a forma de um gráfico circular codificado por cores e a lista dos 10 principais sítios e aplicações.

O Traqq permite que a monitorização seja limitada a dias e horas específicos. Esta funcionalidade funciona melhor para os funcionários remotos que trabalham em dispositivos pessoais e pretendem manter a sua privacidade. Também evita horas extras não autorizadas e ajuda a evitar o esgotamento dos funcionários.

Todos os relatórios de tempos e actividades estão disponíveis no painel de controlo online, onde podem ser visualizados, descarregados e partilhados por correio eletrónico. Pode partilhar os dados com vários gestores ou funcionários, ajudando-os a analisar e avaliar o seu desempenho.

Todas as funcionalidades do Traqq estão disponíveis gratuitamente para um máximo de três postos de trabalho. As equipas maiores podem obter um plano Premium por 7 dólares por utilizador/mês.

Vantagens

• Folhas de horas detalhadas com dinâmica de produtividade

• Controlo de tempo offline

• Compatível com Windows, macOS e Linux

• Várias subcontas de administrador com diferentes níveis de permissão

Desvantagens

• Não monitoriza em pormenor a atividade informática dos empregados

• Sem integrações com software de gestão de projectos e orçamentação

O ActivTrak é um sistema de monitorização centrado na privacidade do colaborador que proporciona uma análise profunda dos padrões de produtividade. Recolhe dados limitados sobre a utilização de aplicações e sítios Web pelos colaboradores, tais como o nome da aplicação/sítio, duração, URLs e capturas de ecrã opcionais. O ActivTrak não regista as teclas efetivamente premidas, vídeo de um ecrã ou webcam, ou outros detalhes da atividade do utilizador. Os dados recolhidos são categorizados como produtivos/improdutivos, concentração/multitarefa, e-mail/reunião/redes sociais, etc., e analisados pelo sistema. Como resultado, são apresentados gráficos detalhados de vários aspectos da produtividade, como o tempo produtivo, as horas de concentração e as horas de multitarefas. Pode comparar estas estatísticas entre equipas e revelar equipas subutilizadas e sobrecarregadas. As estatísticas permitem-lhe explorar a dinâmica da produtividade e a forma como o trabalho remoto ou híbrido a afecta, as distracções, os padrões de trabalho e os colaboradores à beira do esgotamento.

O ActivTrak tem definições flexíveis, permitindo-lhe categorizar manualmente as actividades como produtivas/ improdutivas e definir objectivos de produtividade e horários para evitar a monitorização fora do horário de trabalho.

A ActivTrak é gratuita para um máximo de três utilizadores; no entanto, as suas funcionalidades estão limitadas à monitorização do tempo, das aplicações e da atividade do sítio Web. Se pretender acompanhar a produtividade dos funcionários e receber informações completas, pode escolher entre vários planos a partir de 10 dólares por utilizador/mês.

Vantagens

• Análise aprofundada da produtividade baseada em IA

• Integrações com aplicações empresariais e de calendário de terceiros

• Proporciona um ROI mensurável em poucas semanas

• Foco na privacidade dos trabalhadores e na segurança dos dados recolhidos

Desvantagens

• A interface e as estatísticas são complicadas e confusas para muitos utilizadores

• Não fornece relatórios detalhados das acções dos utilizadores, deixando espaço para os empregados falsificarem a atividade

O WorkTime é um software de monitorização de computadores de funcionários com funcionalidades de controlo de tempo e produtividade. Pode registar as horas de início e de fim de sessão, monitorizar a assiduidade com uma repartição entre trabalho remoto e trabalho no escritório, monitorizar o tempo ativo/ inativo e as horas extraordinárias, e até tem uma tabela de classificação de assiduidade! Estas funcionalidades ajudam a revelar os atrasados habituais e os que saem mais cedo, a detetar e evitar fraudes nas horas extraordinárias e a manter a disciplina no escritório.

O WorkTime tem uma funcionalidade básica de monitorização da produtividade dos funcionários. Regista todas as aplicações utilizadas e sítios Web visitados, categorizando-os como produtivos ou improdutivos, e fornece um relatório de produtividade atualizado em tempo real. Outros relatórios listam as redes sociais mais usadas, URLs e funcionários que passam mais tempo online com a duração do uso. Os relatórios de utilização da Internet podem apresentar estatísticas por funcionário, departamento ou por toda a empresa.

A monitorização do tempo despendido em reuniões online é uma funcionalidade interessante que fornece informações sobre o tempo de trabalho que estas ocupam e como afectam a produtividade. Como resultado, pode otimizar as práticas de reunião, eliminando as chamadas desnecessárias e tornando as necessárias mais eficazes.

A versão gratuita do WorkTime está disponível para um máximo de três funcionários. Esta versão oferece relatórios limitados sobre a utilização de aplicações e da Web, registos e resumos de actividades. Os dados são armazenados durante duas semanas e apenas um administrador pode aceder aos mesmos. Estão disponíveis mais funcionalidades nos planos Basic, Premium e Enterprise, a partir de $6,99 por funcionário/mês.

Vantagens

• Estatísticas de tempo, produtividade e assiduidade com tabelas de classificação

• Bloqueador de sítios

• Detecta empregados que navegam em sítios de emprego

• Pontuação da distração

Desvantagens

• A conceção da interface poderia ser melhorada

• A conceção da interface poderia ser melhorada

A monitorização da atividade informática dos funcionários pode não só aumentar a produtividade, mas também ver para onde vai o tempo de trabalho. Analisar a forma como o pessoal distribui o seu tempo de trabalho, revelando distracções e utilização ineficaz de recursos, ajuda as pequenas empresas a criar processos eficientes, a experimentar fluxos de trabalho e a escolher os melhores padrões.

A monitorização dos trabalhadores é mais valiosa quando é implementada de forma aberta e transparente. A equipa deve saber que informação é recolhida e porquê. Os relatórios de produtividade devem ser utilizados para apoiar os empregados, revelar os seus pontos fracos e aconselhar como melhorar, e não para os castigar. Estas práticas simples ajudarão a evitar stress desnecessário, confiança e problemas de privacidade.