Gerir equipas remotas: Software de monitorização de empregados e estratégias para o sucesso

O trabalho à distância não perde a sua popularidade. De acordo com o recente estudo do Pew Research Center estudo, cerca de 22 milhões de americanos empregados, ou seja, 14% da força de trabalho adulta, trabalham permanentemente a partir de casa. (título do link: Remote Work Statistics) Prevê-se que este número atinja 32,6 milhões de euros em 2025.

À primeira vista, o trabalho remoto e híbrido é uma bênção para os empregados e uma maldição para os empregadores. Mas se formos mais a fundo, veremos que este modo de trabalho beneficia significativamente as organizações.

As empresas têm acesso a uma reserva de talentos mais vasta e podem recrutar especialistas em qualquer lugar, sem limitações geográficas.

O trabalho à distância melhora a moral dos trabalhadores. De acordo com o Quantum Workplace's relatório, O teletrabalho ajuda os trabalhadores a alcançar um melhor equilíbrio entre a vida profissional e familiar e a reduzir o stress, o que conduz a uma maior satisfação e retenção no emprego.

Por último, os empregadores podem poupar significativamente em espaço de escritório, serviços públicos e outras despesas operacionais.

No entanto, as vantagens do teletrabalho implicam um conjunto de desafios para os empregadores.

A gestão de uma equipa à distância apresenta dificuldades únicas que exigem uma análise cuidadosa e abordagens estratégicas. Eis os principais desafios do trabalho à distância para os empregadores.

Garantir que os membros da equipa remota compreendem as suas funções e responsabilidades pode ser mais difícil sem interações presenciais regulares. O mesmo se aplica à avaliação do seu desempenho. Sem supervisão direta, os gestores podem não ter uma visão completa dos processos de trabalho, avaliar com precisão o trabalho dos funcionários e fornecer feedback atempado e construtivo.

Por último, as modalidades de trabalho à distância tornam mais difícil garantir que os empregados cumprem os prazos e as tarefas.

Como mencionámos anteriormente, os trabalhadores à distância apresentam os níveis mais elevados de envolvimento, embora este modo de trabalho possa não ser inspirador para todos. De acordo com o inquérito do Pew Research Center, 53% dos trabalhadores remotos sentem-se desligados dos seus colegas de trabalho, o que pode levar ao isolamento e à solidão.

Além disso, se os trabalhadores não estiverem fisicamente presentes no escritório, podem sentir que a direção não se apercebe das suas realizações e contribuições. O facto de não se sentirem reconhecidos e menosprezados pode ter um impacto significativo na moral e na motivação dos trabalhadores.

Manter-se em contacto com os colegas de trabalho e informado sobre as actualizações dos projectos e notícias relevantes é vital tanto para os trabalhadores no escritório como para os trabalhadores à distância. No entanto, o trabalho à distância dificulta a comunicação devido às diferenças de fuso horário, às ferramentas de conferência pouco fiáveis, aos problemas de ligação à Internet e à falta de interações presenciais.

A construção de uma cultura de equipa é outro dos desafios do trabalho à distância, devido às barreiras de comunicação. Os desafios começam logo nas primeiras fases de integração de um novo membro da equipa. Os novos trabalhadores não podem aproximar-se fisicamente do seu mentor ou dos colegas de trabalho e pedir ajuda. As dificuldades nas fases iniciais podem afetar negativamente o moral e a lealdade do empregado para com a organização.

Criar oportunidades para que os membros da equipa se relacionem pessoalmente, como festas, aniversários e encontros casuais em todo o escritório, também é um desafio sem um espaço físico partilhado.

Gerir uma equipa remota é uma tarefa difícil. Com os colaboradores espalhados por diferentes fusos horários e locais, garantir a produtividade, a responsabilidade e a coesão da equipa pode ser um desafio. Sugerimos várias estratégias comprovadas para ultrapassar estes desafios e criar uma equipa de elevado desempenho.

Tudo começa com um objetivo. Os funcionários devem compreender o que se espera deles, as suas responsabilidades e os objectivos de desempenho. Enquanto gestor, pode organizar reuniões semanais ou quinzenais para garantir que todos estão na mesma página e actualizados sobre as últimas notícias e alterações.

A tecnologia torna a gestão do desempenho da equipa remota fácil e eficiente. O software de monitorização de empregados controla automaticamente a assiduidade, as horas de trabalho e os períodos inactivos - o empregado só precisa de marcar o ponto de entrada e de saída.

Mas os programas modernos, como o CleverControl, vão para além do simples controlo de tempo. CleverControl é um poderoso software de monitorização de empregados que o pode ajudar a enfrentar os desafios da gestão de equipas remotas. Recolhe dados detalhados da atividade dos empregados e oferece uma visão do seu fluxo de trabalho típico. Por exemplo, a mais recente funcionalidade do CleverControl - AI Scoring - pode ajudar a identificar actividades que desperdiçam tempo e hábitos improdutivos. A poderosa IA fornece pontuações de produtividade individuais com breves análises pessoais do trabalho de cada funcionário. Estes conhecimentos são excelentes para revelar ineficiências e áreas a melhorar.

Um gestor deve reparar não só nos trabalhadores com dificuldades, mas também nos trabalhadores com melhor desempenho. Num ambiente remoto, é fácil não reparar nas realizações e no trabalho excecional dos empregados. O software de monitorização de empregados foi concebido para cobrir também este ponto cego. Os resumos detalhados das actividades e as pontuações de produtividade ajudam a revelar e a dar o devido reconhecimento aos empregados que o merecem.

Por último, as ferramentas de controlo também aumentam a visibilidade no local de trabalho, motivando os empregados a serem mais responsáveis pelo seu trabalho.

Longe da vista - longe do coração? Esta não é a melhor estratégia para gerir uma equipa remota. Para manter a equipa motivada, responsável e produtiva, o gestor deve efetuar avaliações de desempenho e fornecer feedback prático.

A recolha e análise de dados de produtividade individual já é assustadora e morosa; em ambientes remotos, torna-se ainda mais difícil devido à falta de observação direta. O software de monitorização de empregados é uma excelente ferramenta para simplificar este processo. Fornece dados objectivos sobre produtividade, padrões de atividade e fluxo de trabalho e analisa-os automaticamente em segundos. Estas informações servirão como uma óptima base para o feedback.

Para realizar avaliações de desempenho eficazes num ambiente remoto, considere a possibilidade de utilizar ferramentas de videoconferência para discussões presenciais em vez de e-mails e mensagens de chat. Os controlos regulares e as reuniões individuais ajudarão a resolver potenciais preocupações e problemas.

A importância da comunicação aumenta dez vezes no ambiente remoto. Reuniões regulares e programadas, como reuniões semanais da equipa, podem ajudar a manter todos alinhados e informados. Embora a comunicação escrita seja conveniente, a interação cara a cara através de ferramentas de videoconferência como o Zoom ou o Microsoft Teams pode promover relações mais fortes e uma compreensão mais profunda. As videochamadas permitem a utilização de pistas não verbais, como expressões faciais e linguagem corporal, tornando a comunicação mais pessoal. Desta forma, os empregados sentir-se-ão mais ligados aos seus colegas e à direção.

No entanto, é importante equilibrar a frequência das reuniões e a sua utilidade. Sejamos honestos, as reuniões intermináveis no Zoom tornaram-se um meme entre os trabalhadores remotos. Se tiver cinco reuniões diárias, quando é que vai conseguir concluir as suas tarefas? A resposta pode estar na combinação de comunicação síncrona e assíncrona. As ferramentas assíncronas, como o Slack ou o Jira, podem ser utilizadas para actualizações rápidas, perguntas e partilha de ficheiros, reduzindo a necessidade de comunicação constante em tempo real. A comunicação assíncrona também é perfeita para equipas geograficamente distribuídas em diferentes fusos horários. Desta forma, ninguém tem de sacrificar o seu sono ou tempo pessoal para uma reunião de trabalho.

Um ambiente remoto torna os métodos de motivação mais difíceis. No entanto, um gestor não os deve abandonar completamente. Um dos métodos mais eficazes é dar aos trabalhadores autonomia e liberdade para gerirem o seu próprio tempo. A falta de equilíbrio entre a vida profissional e pessoal é um flagelo do nosso tempo e a razão da baixa satisfação profissional e do esgotamento. A liberdade de escolher o horário de trabalho permite que os empregados equilibrem melhor a sua vida pessoal e as suas responsabilidades profissionais, o que, em última análise, conduz a uma maior motivação, satisfação profissional e produtividade.

Trabalhar fora do escritório não deve significar a negação de oportunidades de crescimento profissional. Pense em proporcionar aos empregados cursos e formação personalizados à distância e verá a sua motivação e empenho aumentar.

Por último, não se esqueça do reconhecimento e do reconhecimento. Recompense publicamente as realizações dos empregados, mesmo as mais pequenas. Uma simples nota de agradecimento ou um cartão-presente virtual podem contribuir muito para aumentar o moral.

O teletrabalho não significa que não possa organizar uma pausa para o café, um questionário ou outra atividade de ligação entre equipas. Só que, neste caso, a atividade será virtual. Por exemplo, serviços como o CoffeePals ou o Mystery Coffee oferecem plataformas convenientes para combinar funcionários para pausas para café virtuais.

As salas de fuga virtuais e os desafios de trivialidades são outras actividades excelentes que podem aproximar a sua equipa. No primeiro caso, os empregados resolvem puzzles para "escapar" de uma sala virtual. Nos desafios, os empregados juntam-se em equipas para competir em perguntas e respostas sobre vários tópicos.

Existem dezenas de actividades virtuais de criação de equipas que pode explorar: clubes de leitura, caças ao tesouro em casa, mostrar e contar, e até mesmo espectáculos de talentos. Escolha as que melhor se adequam às personalidades das suas equipas e verá o efeito positivo.

A gestão de uma equipa remota apresenta um conjunto único de desafios, mas estes não são insuperáveis. Uma comunicação clara, as informações obtidas através do software de monitorização de funcionários e os controlos regulares ajudarão as organizações a revelar potenciais problemas e a encontrar soluções atempadas. Ao promover uma cultura empresarial forte, reconhecendo e recompensando os funcionários e oferecendo oportunidades de crescimento e desenvolvimento, os empregadores podem criar uma força de trabalho remota próspera que impulsiona a inovação e o sucesso.