Hybrid Office de 2024 - Qual é a diferença e como é que as empresas se podem preparar?

Qualquer pessoa que estivesse a trabalhar a partir do escritório quando a pandemia da COVID-19 chegou diria que as empresas não tiveram muito tempo para se prepararem para um modo de trabalho radicalmente flexível. A sua cultura, práticas, tecnologia e políticas não foram concebidas para acomodar esta grande mudança que ocorreu de um dia para o outro.

Work-from-home became a necessity rather than an afterthought, and understandably so. But as the pandemic subsided into a more manageable situation, the world of work began to grapple with the question: "What now?"

A resposta, como sabemos agora, é o surgimento do escritório híbrido. Em 2022, quase 30% das organizações tinham mudado para o trabalho híbrido. Avançando rapidamente para 2024, 60% dos empregadores estão a evoluir preferencialmente para uma configuração de trabalho no escritório de 2 a 3 dias por semana. Uma evolução interessante é a passagem de um modo de trabalho totalmente remoto para um modo de trabalho híbrido. A 2024 survey salienta que 29% dos trabalhadores querem trabalhar numa configuração híbrida, em comparação com 23% que preferem o trabalho remoto.

O ano de 2024, em particular, está a preparar-se para ser um ano crucial para o gabinete híbrido.

"O trabalho híbrido a partir de casa melhora a retenção sem prejudicar o desempenho", concluiu um estudo recente estudo publicado na revista internacionalmente aclamada Nature. Este estudo obteve os resultados de uma análise de seis meses sobre os efeitos do trabalho híbrido em 1612 trabalhadores - o maior estudo sobre o tema até à data. Os investigadores descobriram que o trabalho híbrido:

• Redução do desgaste em 33%, com influências positivas importantes para os não gestores, as mulheres e as pessoas que têm de viajar muito

• Não teve impacto nas promoções e no desempenho dos trabalhadores nos dois anos seguintes

De facto, o trabalho híbrido não é apenas uma moda passageira; é um modelo sustentável e eficaz que beneficia tanto os empregados como os empregadores. Esta ideia é reforçada pelo simples facto de os empregados que trabalham neste tipo de configuração mudarem menos do que os seus colegas de escritório. Por exemplo, um Estudo 2023 da Owl Labs indicou que cerca de 23% dos trabalhadores mudaram de local de trabalho em 2023. Destes, 26% estavam a trabalhar no escritório e apenas 17% faziam parte de um local de trabalho híbrido ou remoto.

Agora, à medida que avançamos para 2024, é certo que o modelo híbrido veio para ficar. No entanto, a questão de saber se pode ser aperfeiçoado e melhor utilizado para melhorar a colaboração e a moral é uma questão que as organizações devem abordar diretamente. O desafio reside em encontrar o equilíbrio correto entre flexibilidade e estrutura, autonomia e responsabilidade, e requisitos de recursos humanos.

O escritório híbrido já não é apenas uma medida pandémica temporária.

Kate Lister, presidente da Global Workplace Analytics diz, "O trabalho remoto e híbrido não criou a necessidade de práticas de trabalho mais eficazes - revelou-as." É seguro dizer que este sentimento sintetiza bem o discurso do escritório híbrido, que vai além de uma mera reação à pandemia para uma abordagem proactiva e estratégica ao trabalho. Atualmente, é uma forma fundamental de trabalhar caracterizada por:

1. "Intencionalidade" em vez de "Reação"

   
   

   A última edição do Índice EY Future Workplace O relatório da Comissão Europeia sobre a utilização do espaço de escritório na Europa revela que 80% dos trabalhadores estão a trabalhar a partir do escritório três ou mais dias por semana. E um dos maiores desafios que os empregadores enfrentam é "otimizar o espaço do escritório".

   De facto, há mais desafios - promover a colaboração sem descontinuidades, proporcionar melhores espaços partilhados e ainda melhores zonas de concentração individual, estabelecer políticas que coloquem o desempenho e a produtividade no centro da avaliação em vez do "modo de trabalho", etc.

   Through all this, what's clear is that the shift to a hybrid office model isn't a test-and-see activity. It isn't a collection of patchwork activities anymore. Businesses need to tailor their work setups to specific circumstances, driven by variables such as industry, nature of work, employee preferences, etc.

   Eles precisam de entender que a produtividade remota já não é a declaração do problema. É a forma como os níveis de produtividade desejados podem ser alcançados através de investimentos em cultura, inovação e tecnologia.

2. A tecnologia como o grande facilitador

   
   

   Mark Grinis, da EY, é da opinião de que os líderes empresariais devem "ganhar a deslocação" e com razão. Salienta que "há agora uma maior atenção aos investimentos no local de trabalho - desde a integração da IA à expansão da área de escritórios e aos recursos de colaboração virtual".

   Em termos simples, o escritório híbrido é um parque de diversões para a inovação tecnológica e tem de ser assim. Pense nele como o derradeiro controlo remoto para o trabalho - tanto as empresas como os funcionários podem agora ajustar o seu ambiente para maximizar a produtividade.

   Isto significa mais do que apenas chamadas via Zoom; trata-se de integrar a tecnologia no tecido do dia de trabalho, desde uma melhor monitorização da produtividade até à configuração inteligente dos escritórios, adaptada às necessidades individuais.

3. A necessidade de flexibilidade ̦e factores associados

   
   

   Num inquérito realizado por McKinsey, 87% dos funcionários indicaram que o trabalho híbrido seria mais produtivo para eles do que a configuração rigorosa de trabalhar no escritório durante toda a semana. Não se trata apenas de trabalhar a partir de casa às sextas-feiras; trata-se de dar aos empregados a possibilidade de escolherem onde, quando e como trabalham melhor.

   O fascínio da flexibilidade é, de facto, excecionalmente forte. Em muitos casos, pode ser um fator de rutura. Isto significa que as empresas que se agarram a estruturas de trabalho rígidas arriscam-se a perder os melhores talentos para concorrentes mais adaptáveis.

   Este fascínio tem, sem dúvida, uma lógica. A flexibilidade não é apenas uma questão de conveniência; está profundamente ligada ao bem-estar e ao desempenho dos colaboradores. A Estudo 2023 encontraram uma correlação entre um escritório híbrido e um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, um aumento das poupanças e uma maior produtividade global.

   Se pensarmos bem, a flexibilidade também se tornou um fator de diferenciação fundamental na guerra pelo talento. Indica aos potenciais empregados que a empresa valoriza a sua autonomia e confia neles para gerir o seu próprio tempo e trabalhar eficazmente.

Claro que, com factores multifacetados em jogo, não se trata apenas de especificar um número definido de dias em que os empregados devem trabalhar a partir de casa. As empresas têm de reimaginar e renovar a sua abordagem ao trabalho - tanto na teoria como na prática - desde a conceção dos escritórios à integração tecnológica e à dinâmica cultural em jogo.

No centro desta transformação está a necessidade crítica de informações baseadas em dados que reduzam as suposições e definam os padrões de trabalho, o que está a prejudicar a produtividade dos funcionários e a forma como o modelo de escritório híbrido está a afetar o desempenho geral.

É aqui que uma solução de medição e monitorização da produtividade como o CleverControl pode revelar-se extremamente útil. Eis como:

A CleverConrtol é uma solução de monitorização full-stack - o que significa que oferece a amplitude e a profundidade de características que abrangem todos os aspectos críticos de todas as camadas funcionais de monitorização da produtividade dos trabalhadores. Por exemplo, é excelente em:

• Monitorização exaustiva: Graças à gravação do ecrã e do vídeo, à monitorização da utilização das aplicações e da Web, ao registo das teclas, etc., o CleverControl assegura a cobertura de todas as vias do dia de trabalho de uma pessoa.

• Gestão de tempo e relatórios: Desde a gestão de folhas de horas até à geração de relatórios de atividade detalhados, o CleverControl ajuda as empresas a identificar prontamente os problemas e a encontrar caminhos para uma melhor produtividade dos empregados.

• Configuração na nuvem e no local: A ferramenta está disponível em variantes na nuvem e no local. Assim, com base nos seus requisitos de segurança, nível de controlo e configuração do trabalho, as empresas podem escolher a que lhes faz mais sentido.

As empresas podem facilmente transformar os dados da atividade dos funcionários no âmbito da sua configuração do CleverControl em informações utilizando a funcionalidade AI Scoring. Com a ajuda de um processo de recolha e análise de dados bastante sofisticado, a Pontuação de IA permite aos empregadores

• Analisar os registos de atividade e reduzir drasticamente a dependência da análise manual dos dados

• Obter informações imparciais a partir de métricas objectivas de utilização da atividade e compreender as nuances da produtividade

• Identificar áreas de melhoria e conduzir discussões relacionadas

Falando de melhorias, o CleverControl também permite agora que os funcionários se monitorizem a si próprios - graças ao painel de controlo personalizado a que podem aceder para visualizar os seus dados de atividade. Os funcionários podem saber mais sobre a sua utilização de aplicações, tempo inativo e ativo, e muito mais. Estas informações revelam-se excecionalmente vitais para os ajudar a ter uma noção dos seus hábitos no local de trabalho.

Numa configuração de escritório híbrido, essa compreensão dos padrões de trabalho de cada um pode ajudar muito a alcançar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, os factores que aumentam e prejudicam a produtividade e as áreas a melhorar.

É claro que não existe uma resposta única para uma configuração ideal de escritório híbrido. Mas o que os estudos e inquéritos recentes revelam inequivocamente é que a flexibilidade e a tecnologia que a permite são a pedra angular de um local de trabalho bem sucedido.

É este duo dinâmico que permite aos empregados trabalhar quando e onde são mais produtivos, ao mesmo tempo que promove um sentido de ligação, colaboração, responsabilidade e desempenho nos livros do empregador.

O cerne da questão: A questão não é se quer ou não optar por uma solução híbrida, mas sim como pode ser bem sucedido com essa configuração de escritório.

Por um lado, ter uma solução de monitorização da produtividade dos funcionários como o CleverControl nas suas fileiras é um ótimo começo. Inscrever-se para um teste gratuito hoje.