Como Aumentamos a Eficiência dos Empregados em 15%

Uma empresa que vende peças sobressalentes para automóveis não se contentou com o trabalho do seu departamento de compras. Atrasos constantes na entrega, falta de artigos em movimento rápido na loja, e deterioração das relações com fornecedores a longo prazo eram apenas algumas das razões que atormentavam todo o negócio.

Para remediar a situação, o gestor de compras instalou o sistema de controlo oferecido pela CleverControl, especializada na monitorização dos empregados, no acompanhamento do desempenho e na optimização da produtividade. Após um intenso esforço de monitorização, a empresa conseguiu identificar áreas que estavam a causar a ineficiência do seu departamento de compras e foi capaz de tomar medidas rápidas.

Coloca-se, portanto, imediatamente a questão de como conduzir a sua empresa a um sucesso e, como resultado, motivar o pessoal para tal. Será que a imagem de um líder perfeito - um outrider e um mega condutor - ajuda? Sim, sem dúvida. Mas será este o factor chave para o sucesso da empresa? Dificilmente. Quantas dessas pessoas conhece pessoalmente? Na vida real, o ponto principal é que o director compreende as necessidades do pessoal e cria a estratégia correcta. Um director competente vê a sua missão no apoio aos funcionários, mas como fazê-lo da forma mais eficiente e não ofender ninguém?

Todo o departamento viu melhorias significativas no fluxo de trabalho, com a sua eficiência a aumentar em 15%.

A empresa é um conhecido revendedor de peças sobressalentes para automóveis. Orgulham-se das relações de longo prazo que mantêm com os seus fornecedores e dos serviços que prestam aos seus clientes. O seu sucesso na indústria permitiu-lhes expandir as suas ofertas de produtos e acrescentar departamentos de serviço ao cliente e de logística também. Trabalham com alguns fornecedores a longo prazo, todos eles estrategicamente localizados e fornecem produtos de alta qualidade.

Embora o seu negócio tenha tido sucesso, o departamento de compras estava a ser responsabilizado por muitos dos problemas da empresa. Muitas vezes, a entrega de remessas era atrasada, levando a clientes infelizes e a uma má reputação para a empresa. O departamento também tinha dificuldades em gerir o seu inventário. Havia artigos em rápido movimento que frequentemente permaneciam em falta e outros que mostravam pouco ou nenhum movimento, o que levou a taxas de retorno elevadas e a clientes insatisfeitos.

Devido a estes problemas, a direcção começou a vigiar de perto os empregados que trabalham no departamento de compras. Mas, para sua surpresa, não viram sinais de comportamento problemático por parte dos seus empregados. Pelo contrário, a maioria deles estava aparentemente a trabalhar constantemente, ninguém faltava à disciplina formal do escritório, ninguém era descontraído, e estavam invariavelmente nos seus sistemas.

Quando a direcção não foi capaz de detectar quaisquer problemas internamente, decidiram tomar medidas e pôr em prática um sistema de controlo para monitorizar a eficiência do departamento de compras. A ideia por detrás da instalação de CleverControl foi aprender sobre os padrões de trabalho dos empregados, o comportamento de utilização do sistema, e muito mais. A empresa queria descobrir como poderiam melhorar o seu fluxo de trabalho de compras através do aumento da eficiência dos seus empregados e colocar o departamento num caminho mais produtivo.

As soluções de monitorização de funcionários da CleverControl estão repletas de capacidades de análise e optimização de desempenho. Na sua essência, a direcção fez uso de monitores de utilização da Internet, características de gravação, características de controlo de vídeo e áudio, monitores de actividade social, e monitores de actividade de mensageiros da Internet.

Destes, a visualização ao vivo, monitorização da web, gravação de ecrãs, capturas de ecrã, e actividade do programa provaram ser altamente viáveis para a gestão. O software de monitorização do CleverControl captou e exibiu capturas de ecrã em tempo real, juntamente com o histórico de navegação na Web e a actividade do programa de cada funcionário. Além disso, a aplicação de monitorização da web forneceu conhecimentos à direcção à medida que e quando a actividade web de um funcionário mudava. O monitor de actividade social e o monitor de actividade de mensageiro revelaram-se úteis para analisar a utilização dos meios de comunicação social dos empregados enquanto estes se encontravam no trabalho.

Todas as métricas (tais como sítios de topo, tempo gasto em sítios, eventos de teclado, etc.) foram elaboradas através de painéis intuitivos, fornecendo dados de uma forma facilmente compreensível e visualizável. A direcção conseguiu controlar todo o processo de monitorização utilizando uma consola de gestão centralizada, o que lhes permitiu criar alertas, visualizar um registo histórico da navegação na web dos funcionários e criar planos de acção.

Com todas as características acima mencionadas integradas no fluxo de trabalho da organização, a direcção pôde analisar os seus fluxos de trabalho, classificar diferentes tarefas e actividades, e identificar quais as actividades que estavam a causar mais problemas. De facto, os resultados foram simplesmente espantosos. Eis o que a direcção aprendeu:

1. Metade dos empregados envolvidos em jogos online - Falta de disciplina no local de trabalho

   Dois dos quatro empregados do departamento de compras jogavam maioritariamente póquer online ou outros jogos online; até assistiram a filmes durante as horas de trabalho. Tal comportamento contrastava directamente com as expectativas e exigências da gerência. Para piorar a situação, o seu trabalho estava a tornar-se cada vez mais descuidado, e a sua taxa de produtividade tinha atingido o fundo do poço.

2. Os Colegas Diligentes e Silenciosos foram sobrecarregados

   Os viajantes dependiam fortemente de colegas diligentes e silenciosos, que trabalhavam do princípio ao fim. O sistema de controlo mostrou que estes empregados estavam online durante cerca de 11 horas por dia e não faziam pausas significativas. Este padrão de trabalho sugeria uma pressão psicológica, o que teria graves implicações para a saúde.

3. Elevada rotatividade de clientes - Uma base de clientes insatisfeitos

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

A direcção foi capaz de realizar uma análise completa do desempenho do seu departamento de compras, identificar as áreas problemáticas dos funcionários e corrigi-las também. Por exemplo, os dois funcionários envolvidos em jogos on-line foram suspensos por um determinado período de tempo e obrigados a passar por formação. Pelo contrário, os funcionários diligentes foram recompensados com alguns incentivos e bónus.

Eis o que a direcção relatou após a utilização de CleverControl:

• A eficiência do departamento de compras aumentou em 15%

• O número de queixas diminuiu 85%

• As receitas aumentaram 15% ao longo de um ano

O software da CleverControl foi capaz de descobrir o comportamento dos funcionários e questões relacionadas com o desempenho. Tais problemas sempre existiram, mas não foram fáceis de detectar. Se a sua empresa está a enfrentar problemas semelhantes, CleverControl pode ajudar. Ligue-se a nós hoje!