Como responder ao roubo, engano e indiferença dos empregados

Como empregador, uma das tarefas predominantes em que terá de se concentrar é em manter os seus empregados produtivos e em linha. Para a maioria dos empregados que desempenham as suas tarefas com o melhor das suas capacidades, será relativamente natural, mas alguém poderá sempre tirar partido da empresa para a qual está a trabalhar. Roubo, engano e ociosidade podem ser considerados facas afiadas que prejudicariam a sua empresa se não dispuser das técnicas e políticas adequadas para lhes responder.

Neste artigo, iremos explorar três casos separados, examinando respectivamente roubo, engano e ociosidade. Antes de o fazer, é necessária uma compreensão do que estes três casos implicam exactamente.

O roubo de empregados refere-se a empregados que roubam aos seus empregadores. Existem vários graus de roubo de empregados. O desfalque é o mais comummente conhecido, pois refere-se a um empregado que abusa dos recursos empresariais - dinheiro ou propriedades - ao seu cuidado. Pilferage é outro nome para o roubo de empregados que se refere ao roubo de pequenas quantidades.

Geralmente, o roubo de empregados cai normalmente na linha da fraude ocupacional, que é a utilização da própria ocupação como forma de enriquecimento pessoal através da utilização ou atribuição indevida de recursos da empresa.

O engano dos empregados, que geralmente se enquadra na fraude dos empregados, refere-se a um empregado a contar mentiras ou a ser enganador para ganhar mais com o seu empregador. O roubo de dados, quebra de confidencialidade, fraude contabilística, suborno, e mesmo certos tipos de roubo enquadram-se na categoria de fraude de empregado.

A inactividade dos empregados vem numa variedade de versões e trata essencialmente dos empregados que estão a desperdiçar as suas horas em tarefas que não o seu trabalho durante o horário de trabalho. Quer a razão da inactividade do empregado seja a procrastinação, o que significa que o empregado está no escritório ou ligado durante as horas de trabalho mas não completou as suas tarefas, ou se está a tirar vários dias de doença ou se está ausente das reuniões sem qualquer boa desculpa, estas são todas as horas que o empregado deveria ter passado a trabalhar e, em vez disso, estava ausente.

Outras versões de ociosidade podem ser geralmente vistas também em torno do escritório. Alguns empregados podem constantemente encontrar desculpas para não cumprirem as suas tarefas, assistir a uma reunião ou mesmo estar presentes a tempo. Estes empregados tipicamente exibem sinais de preguiça quando se trata do seu trabalho. Finalmente, alguns passaram as suas horas de trabalho distraídos e socializando com todos no escritório, deslocando-se de secretária em secretária. Estes empregados estão normalmente ociosos durante bastante tempo sem sequer se aperceberem.

Então, quais são alguns estudos de caso para roubo, engano e ociosidade, e como deve, como empregador, responder?

A fuga de informação confidencial para um terceiro não autorizado pode ser um dos maiores problemas que uma empresa tem de enfrentar. Quando se descobre pela primeira vez que existe uma fuga, há alguns passos diferentes que terá de dar. Estes passos ajudá-lo-ão a compreender melhor o que correu mal, bem como a fornecer-lhe ferramentas mais eficazes para alterar a situação.

No caso do seu empregado revelar acidentalmente segredos comerciais a um concorrente, a primeira coisa que terá de determinar é exactamente como a fuga aconteceu. Normalmente, existem duas opções neste caso. A primeira é que o funcionário em questão não seguiu as políticas de segurança para proteger o documento e os dados que tem em arquivo. Isso levou a que um concorrente obtivesse acesso aos dados da sua empresa.

Para isso, sacrificaram uma série de tópicos planeados, mas ficaram muito satisfeitos com o resultado.

Neste caso, enquanto o empregado ajudou involuntariamente o seu concorrente a obter acesso aos segredos da empresa, eles tiveram acesso aos dados e executaram tarefas sem seguir os protocolos e políticas que a sua empresa tinha em vigor. Por conseguinte, cabe-lhe a si determinar como proceder.

Normalmente, é necessária uma nova formação nestes casos. Além disso, terá de garantir que nenhum dos seus empregados cometerá os mesmos erros. A simples restrição do acesso do funcionário aos dados e informações nem sempre funcionará nestes casos. É por isso que muitas vezes é melhor considerar que mudanças específicas são necessárias na forma como os empregados são formados, para que se possa estabelecer uma maior confiança dentro da empresa.

Se a razão para a fuga de dados não foi o facto de o funcionário não ter acidentalmente seguido os procedimentos correctos, mas porque não existiam políticas adequadas em vigor que pudessem ter evitado a ocorrência dessa situação, então o erro não recai sobre o funcionário. Como empregador, caber-lhe-á a si ser o proprietário até à supervisão e começar a criar novas políticas que ajudarão a proteger os seus dados e a impedir que tal ocorrência volte a acontecer.

No entanto, se a forma como o seu empregado partilhou essa informação involuntariamente, foi através da partilha de informação com o destinatário errado ou qualquer terceiro que não deveria ter acesso à informação, então terá de examinar novamente as suas opções. Se o seu empregado partilhou com um terceiro, e foi assim que a informação caiu nas mãos do seu concorrente, isso continua a ser uma quebra de confidencialidade. Dependendo da sua indústria, isto poderá resultar na rescisão imediata do contrato do seu empregado, ou em formação adicional.

Cabe-lhe a si determinar a gravidade da situação e o que aconteceu exactamente para decidir se deve rescindir o contrato dos seus empregados ou simplesmente oferecer-lhes mais formação. A natureza da situação também o ajudará a decidir se um controlo mais extensivo do seu empregado poderia ser uma boa solução.

Se decidir reter o empregado, pode ser bom colocá-lo em vigilância mais apertada para tomar precauções. Poderá encontrar mais informações sobre os sistemas de monitorização de empregados e como escolher o melhor aqui.

A monitorização com CleverControl proporciona-lhe uma grande visão sobre o que o seu empregado está a fazer e como passa o seu tempo de trabalho. Se surgir que um empregado tem passado metade do seu dia no YouTube, poderá estar a perguntar-se se isto é um delito de despedimento. Bem, antes de decidir, estas são algumas das diferentes coisas que terá de determinar.

Enquanto no primeiro caso, uma discussão pode ser suficiente, uma vez que o funcionário está simplesmente a fazer o que o ajuda a ter um melhor desempenho, no segundo caso, necessitará de uma conversa séria com o seu funcionário. Em casos de ociosidade intencional, terá de descobrir porque é que o seu empregado carece de entusiasmo e ética de trabalho.

Uma boa prática seria colocá-los em liberdade condicional por um período e controlar as suas acções de forma mais extensiva. Se continuarem a seguir as mesmas práticas de procrastinação no YouTube e não trabalharem mesmo depois da sua discussão, talvez seja melhor rescindir o seu contrato.

Se os seus empregados estão a passar as suas horas de trabalho à procura de outros empregos, isso demonstra que não estão empenhados na sua empresa ou no trabalho que está a fazer. Deve discutir isto com o seu empregado e informá-lo de que estas buscas durante o horário de trabalho não são permitidas. Deve também tentar descobrir porque estão insatisfeitos e estão a tentar encontrar um novo emprego. Pode potencialmente ajudar a sua empresa a alterar as suas políticas, para que possa reter melhor os seus talentos.

O facto de os despedir para estas buscas dependerá em grande parte do facto de completarem as suas tarefas dentro do prazo. Se o seu empregado continuar a ser diligente com o seu trabalho e estiver simplesmente à procura de seguir em frente ou de avançar da sua empresa, ainda não há razão para os despedir. No entanto, defina expectativas claras sobre o que espera deles durante o seu tempo de serviço, bem como em termos de encontrar e treinar o seu substituto a tempo.

No entanto, se esse empregado também estiver a guardar os seus dados de trabalho numa pen drive, tem problemas muito maiores para resolver do que o facto de estar à procura de outro emprego. O roubo de dados deste tipo cai normalmente sob espionagem empresarial ou pode por vezes ser utilizado como táctica de concorrência desleal. A informação que o seu empregado está a guardar na pen drive não só fica desprotegida quando sai das suas instalações, como também pode ser divulgada, o que causaria danos à sua empresa.

Se descobrir que um dos seus empregados está intencionalmente a armazenar dados de trabalho num tal dispositivo, terá de iniciar uma investigação para descobrir porque o têm feito, que dados têm armazenados, e quem mais poderá ter tido acesso aos mesmos.

Na maioria dos casos, isto é motivo para a rescisão do contrato do empregado, uma vez que este tomou medidas deliberadas que podem prejudicar o seu negócio e os seus clientes se essa informação sensível for divulgada. Assegurar a informação deve ser a sua principal prioridade nestes casos.

Deverá também examinar as suas políticas existentes para garantir que isto não volte a acontecer. Políticas de alta segurança e protecção da informação podem ser necessárias se quiser manter os dados da sua empresa protegidos. Acordos de não divulgação e rastreio da partilha e circulação de informação sensível podem também ajudá-lo a manter a sua informação mais segura, bem como ser capaz de rastrear de onde veio uma violação de dados.

Um maior controlo dos dados pode ajudar a proteger a sua empresa. No entanto, esta deve ser uma política para toda a empresa e não algo dirigido àquele funcionário que fez a escolha intencional de violar a sua confidencialidade e segurança. O mais provável é que sejam despedidos porque tentaram roubar dados.

A forma como os empregados lidam com situações relacionadas com roubo, engano e ociosidade variará sempre com base na natureza exacta da situação. Mais formação e monitorização podem ser excelentes formas de manter a sua empresa a funcionar sem problemas quando algo corre mal. Contudo, há algumas ocasiões em que a rescisão do contrato de alguém é um passo necessário para proteger a sua empresa.