O mundo digital traz muitas mudanças para as nossas vidas. Não faz sentido negar que o avanço das tecnologias de informação mais modernas favorece a comunicação entre as pessoas. Todos procuram criar, desenvolver e conceber algo novo. A monitorização online também está em constante evolução. Os empresários questionam-se cada vez mais sobre como aumentar a produtividade de cada colaborador. Como resultado, surgiram tecnologias inovadoras como o software de monitorização de colaboradores. O artigo de hoje irá abordar os fundamentos de uma das funções de monitorização de colaboradores: a utilização da Internet.
O que É a Monitorização Online da Atividade de Navegação dos Colaboradores?
A monitorização online da atividade de navegação dos colaboradores é uma ferramenta utilizada para supervisionar e registar as atividades dos colaboradores durante o horário de trabalho. Os seus principais objetivos são:
- garantir o cumprimento das políticas da empresa
- aumentar a produtividade
- proteger contra riscos de segurança
A proteção contra riscos de segurança inclui o acompanhamento dos sites visitados, do tempo passado online e da utilização da largura de banda.
Segundo a Security Magazine, 67,6% das organizações portuguesas inquiridas apontam o erro humano como o principal fator de risco em cibersegurança, seguido da falta de sensibilização dos colaboradores (51,5%). Este tipo de dado ajuda a explicar por que motivo cada vez mais empresas em Portugal recorrem a software de monitorização da utilização da Internet, de modo a detetar precocemente comportamentos de risco e a reduzir a exposição a este tipo de incidentes.
A monitorização da utilização da Internet pelos colaboradores só se justifica no âmbito do horário de trabalho. E enquanto as empresas e os seus quadros de gestão não violarem os direitos legais dos colaboradores, não há razão para não recorrer a soluções tão inovadoras.
Finalidade da Monitorização da Utilização da Internet pelos Colaboradores
Existem, naturalmente, muitas razões pelas quais as empresas utilizam esta funcionalidade. Eis as mais importantes:
- Produtividade: esta funcionalidade do software ajuda a eliminar quase por completo as atividades alheias ao trabalho no escritório. Como já foi referido, o erro humano continua a ser apontado como o principal fator de risco de segurança nas empresas portuguesas. O software de monitorização da utilização da Internet permite controlar o processo de trabalho e aumenta a produtividade geral.
- Segurança: o controlo da utilização da Internet ajuda a proteger os dados sensíveis da empresa contra roubo cibernético. Além disso, bloqueia o acesso a software malicioso e a sites perigosos.
- Otimização de Recursos: ao monitorizar a utilização da largura de banda, as empresas conseguem gerir melhor os recursos da sua rede. Isto, por sua vez, garante que os processos empresariais importantes dispõem da largura de banda necessária e não são atrasados por uma utilização desnecessária.
- Gestão de Risco: esta opção ajuda a mitigar riscos através da identificação e correção de comportamentos inadequados ou inseguros, como o acesso a conteúdos proibidos. Não prevenir este tipo de comportamento pode originar problemas legais ou prejudicar a reputação da empresa.
Como Funciona a Monitorização da Atividade de Internet dos Colaboradores?
Primeiro — instalação do agente: em primeiro lugar, o agente é instalado nos dispositivos-alvo — computadores, portáteis e tablets. Estes programas funcionam sem sobrecarregar o sistema. Registam a atividade na Internet sem interferir na utilização normal do computador. O agente instalado recolhe:
- os sites visitados
- as aplicações executadas e a respetiva duração de utilização
- os ficheiros carregados ou transferidos
- as teclas premidas e o texto que aparece no ecrã
- capturas de ecrã
Segundo — recolha e armazenamento de dados: em intervalos de tempo definidos, o software envia os dados recebidos para o armazenamento em nuvem selecionado. As informações transmitidas pela ferramenta de monitorização da atividade de Internet do colaborador podem ser de dois tipos: anonimizadas ou associadas a uma pessoa específica. Estes dados são devidamente encriptados e armazenados em segurança. São acessíveis apenas a gestores autorizados.
Terceiro — relatórios e análise: muitos programas de monitorização de colaboradores oferecem painéis em tempo real. Estes painéis mostram as atividades em curso dos colaboradores — que aplicações ou sites estão a ser utilizados — bem como os níveis de produtividade. Estes painéis não são a única forma de analisar os dados recebidos. Os dados reportados incluem:
- registos de atividade
- utilização de aplicações
- categorização de sites
- software de controlo de tempo
Existem também funcionalidades adicionais, como monitorização em tempo real, notificações e alertas, bloqueio de utilizadores e otimização da produtividade. Em resumo, o software fornece acesso aos dados necessários para contribuir para a produtividade dos colaboradores.
Como É que as Empresas Monitorizam a Utilização da Internet pelos Colaboradores?
Existem muitas opções disponíveis para controlar a utilização da Internet. O software de monitorização de colaboradores oferece essa possibilidade. Como exemplo, vamos considerar o CleverControl e os seus principais produtos de software. Vejamos mais de perto o que este setor tem para oferecer.
Software de Monitorização Remota
O software de monitorização remota divide-se em duas funções distintas: monitorização remota através de contas web seguras e monitorização em direto em tempo real. Vejamos as principais funcionalidades.
Assim, a monitorização remota através de contas web seguras oferece as seguintes opções:
- como o seu espaço de trabalho muda minuto a minuto
- que tarefas estão a surgir e a ganhar prioridade
- que ideias únicas estão a ser expressas e discutidas
No que diz respeito à monitorização em direto em tempo real, isto significa que o pessoal administrativo tem acesso ao seguinte, instalado no computador do colaborador:
- aplicações
- sites
- ficheiros
- mensagens
- e-mails.
No entanto, tenha em conta que cada colaborador tem o direito legal de saber se está a ser monitorizado. As leis e regulamentos relativos a esta utilização mudam constantemente — por isso, é importante manter-se informado. Em Portugal, o artigo 20.º do Código do Trabalho estabelece que o empregador não pode utilizar meios de vigilância à distância com a finalidade de controlar o desempenho profissional do trabalhador, sendo a sua utilização apenas admissível noutras circunstâncias legítimas, desde que os colaboradores sejam previamente informados da existência e finalidade desses meios.
O Que Mais Oferecem o CleverControl e Outras Plataformas:
- capturas de ecrã
- monitorização de dispositivos de armazenamento amovíveis (USB, HDD, SD)
- controlo de impressão
Cada uma das funcionalidades mencionadas está orientada para limitar a utilização da Internet em atividades não relacionadas com o trabalho.
Que mais utilizam as empresas para monitorizar a atividade online e a utilização da Internet pelos colaboradores? A monitorização de áudio e vídeo inclui a gravação de som, o reconhecimento facial, capturas da webcam e gravações de microfone. O seu superior também pode monitorizar as redes sociais, caso estas sejam utilizadas para fins profissionais.
Todas as funcionalidades de software mencionadas mostram que as empresas se esforçam por aumentar a produtividade o mais possível, tendo em conta o papel que o erro humano continua a desempenhar na segurança da informação empresarial.
É Legal Monitorizar a Atividade de Internet dos Colaboradores?
Certamente que sim! As leis e regulamentos dependem do país em que a organização opera. Vejamos o enquadramento legal em vigor em Portugal enquanto Estado-membro da União Europeia.
Em Portugal, a monitorização dos dados dos colaboradores é regulada pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da UE, em conjugação com a Lei n.º 58/2019 (que transpõe o RGPD para o ordenamento jurídico português) e com o artigo 20.º do Código do Trabalho. Este último proíbe expressamente a utilização de meios de vigilância à distância com o objetivo de controlar o desempenho profissional do colaborador, permitindo a sua utilização apenas noutras finalidades legítimas — como a segurança de pessoas e bens — desde que os colaboradores sejam previamente informados sobre a existência e a finalidade desses meios. A supervisão do cumprimento destas regras cabe à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).
Se as informações forem obtidas dentro deste enquadramento legal, podem ser monitorizadas, registadas e analisadas.
Perguntas Frequentes
Quais São os Desafios de Monitorizar a Utilização da Internet pelos Colaboradores?
Os desafios mais comuns são:
- preocupações relacionadas com a privacidade
- o cumprimento legal
- a moral dos colaboradores
- a implementação técnica
- a sobrecarga de dados
- o custo
Como Monitorizar a Utilização da Internet pelos Colaboradores em Regime de Trabalho Híbrido ou Remoto?
Em regime de trabalho híbrido ou remoto, é possível utilizar as mesmas ferramentas de software já mencionadas, através de acesso remoto aos computadores por meio de software de monitorização de colaboradores.
Pode um Empregador Monitorizar a Utilização de WiFi?
Sim, muitas empresas monitorizam e registam efetivamente o tráfego que passa pela sua rede por motivos legais e de segurança. Se utilizar o WiFi para fins pessoais, é provável que estes dados sejam registados. Uma vez que são armazenados durante algum tempo, também podem ser analisados.
Como Posso Monitorizar a Largura de Banda da Rede dos Colaboradores?
Pode monitorizar a largura de banda da rede dos seus colaboradores utilizando ferramentas de monitorização de rede. Estas acompanham a utilização da largura de banda, identificam fontes de tráfego elevado e analisam o fluxo de dados na sua rede.
Resumo
Vamos resumir as principais conclusões do texto acima:
- Na maioria dos casos, monitorizar a utilização da Internet é legal. Naturalmente, isto depende da regulamentação de cada país, mas é ainda assim possível utilizar este tipo de software.
- Em muitos países, o empregador deve informar os colaboradores sobre a instalação deste software.
- Existem inúmeras ferramentas, funções e subfunções que ajudam os empregadores a verificar as atividades do seu pessoal.
- A instalação de um agente no computador-alvo ou noutro dispositivo e a obtenção dos primeiros registos demora pouco tempo.
- O principal objetivo desta monitorização é reduzir a proporção de atividades não relacionadas com o trabalho. Por outras palavras, a produtividade dos colaboradores irá melhorar consideravelmente.
