Como monitorizar a utilização da Internet pelos funcionários?

O mundo digital contribui para muitos desenvolvimentos nas nossas vidas. Não vale a pena negar que o avanço das tecnologias informáticas de ponta incentiva as pessoas a corresponderem-se. Todos se esforçam por criar, desenvolver e conceber algo novo. O acompanhamento em linha também está em constante evolução. Os empresários avançam e colocam questões sobre a forma de aumentar a produtividade de cada membro da equipa. Como resultado, foram produzidas tecnologias inovadoras como o software de monitorização de funcionários. O artigo de hoje abordará todas as bases de uma das funções de monitorização dos trabalhadores - a utilização da Internet.

O rastreio em linha da utilização da Internet pelos empregados é uma ferramenta utilizada para monitorizar e registar as actividades dos empregados durante o horário de trabalho. Os seus principais objectivos são:

1. garantir o cumprimento das políticas da empresa
2. aumentar a produtividade
3. proteção contra riscos de segurança

A proteção contra os riscos de segurança implica o acompanhamento dos sítios Web visitados, do tempo passado em linha e da utilização da largura de banda.

ScienceDirect , uma das principais plataformas de literatura académica revista pelos pares, realizou uma investigação e chegou à seguinte conclusão:

"Os funcionários gastam cerca de 2 horas por dia em comportamentos de cyberloafing (ou seja, utilização da Internet no trabalho para fins não profissionais), o que custa às organizações quase 85 mil milhões de dólares por ano."

Consequentemente, já em 2001, 80% das empresas a nível mundial recorreram à monitorização da utilização da Internet pelos empregados, como confirmado pela American Management Association . A partir desse momento, a situação não se alterou fundamentalmente: uma percentagem ligeiramente superior de empresas utiliza este ou aquele software de monitorização dos empregados para aumentar a sua produtividade. De acordo com a investigação efectuada por Spiceworks , Além disso, 80% das empresas mantêm uma política de privacidade que informa os utilizadores de que podem ser monitorizados enquanto utilizam redes, dispositivos e serviços empresariais.

O controlo da utilização da Internet pelos trabalhadores justifica-se apenas no âmbito do horário de trabalho. Desde que as empresas e o seu pessoal administrativo não violem os direitos legais dos trabalhadores, por que razão não utilizar produtos tão inovadores?

Existem, naturalmente, muitas razões para as empresas utilizarem esta função. Mas nós descobrimos as mais importantes:

• Produtividade: Esta funcionalidade de software ajuda quase a excluir as actividades não relacionadas com o trabalho no escritório. Como já mencionámos, quase todos os empregados passam 2 horas por dia a fazer ciberloaf. Este software de monitorização da utilização da Internet permite o controlo do processo de trabalho e aumenta a produtividade geral.
• Segurança: O controlo da utilização da Internet ajuda a proteger os dados sensíveis da empresa contra o roubo cibernético. Além disso, é proibido o acesso a malware e a sítios Web maliciosos.
• Otimização dos recursos: Ao controlar a utilização da largura de banda, as empresas podem gerir melhor os recursos da rede. Por sua vez, garante que as operações comerciais críticas obtêm a largura de banda necessária e não são abrandadas por utilizações não essenciais.
• Gestão dos riscos: Esta opção ajuda a atenuar os riscos através da identificação e tratamento de comportamentos inadequados ou inseguros, como o acesso a conteúdos proibidos. A não prevenção desse tipo de comportamento pode levar a problemas legais ou prejudicar a reputação da empresa.

O primeiro - instalação do agente: Em primeiro lugar, instalar o agente nos dispositivos de destino - PCs, computadores portáteis, tablets. Estes programas de software são operados sem sobrecarga. Além disso, capta a atividade da Internet sem interferir com a utilização normal do PC. O agente instalado recolherá o seguinte:

• Sítios Web visitados
• Aplicações em execução e duração da utilização
• Ficheiros carregados ou descarregados
• Toques de teclas e texto no ecrã
• Capturas de ecrã

Segundo passo - recolha e armazenamento de dados: Dentro dos intervalos de tempo indicados, o software envia os dados recebidos para o armazenamento na nuvem escolhido. As informações transferidas do monitor de navegação na Web do empregado podem ser de dois tipos: anónimas e associadas. Estes dados são devidamente encriptados e armazenados de forma segura. Só são acessíveis aos gestores autorizados.

O terceiro passo - relatórios e análises: Muitos softwares de monitorização de empregados fornecem painéis de controlo em tempo real. Estes painéis apresentam as actividades em curso dos empregados. Estes painéis de controlo podem mostrar os utilizadores activos actuais: que aplicações ou sítios Web estão a ser utilizados. Também fornece níveis de produtividade. Estes painéis de controlo não são a única forma de analisar os dados recebidos. Os dados comunicados incluem:

• Registos de atividade
• Utilização da aplicação
• Categorização do sítio Web
• Software de controlo de tempo

Existem também funcionalidades adicionais, como monitorização em tempo real, notificações e alertas, bloqueio de utilizadores e otimização da produtividade. Em suma, o software fornece acesso aos dados necessários para contribuir para a produtividade dos funcionários.

Há muitas opções disponíveis para controlar a utilização da Internet. O software de monitorização dos empregados oferece essa oportunidade. Tomamos, como exemplo, o CleverControl com os seus principais produtos de software. Vamos analisar em profundidade o que a indústria nos oferece.

O software de monitorização remota subdivide-se em duas funções diferentes. São elas a monitorização remota através de contas Web seguras e a monitorização em tempo real. Vejamos as principais caraterísticas.

Assim, a monitorização remota através de contas Web seguras oferece as seguintes opções:

• Como o seu espaço de trabalho se altera minuto a minuto
• Quais as tarefas que estão a surgir e a ocupar o primeiro lugar?
• Que ideias únicas estão a ser expressas e discutidas

Se falarmos de monitorização em tempo real, significa que o pessoal administrativo pode ter acesso ao seguinte instalado no PC de um funcionário:

• aplicações
• sítios Web
• ficheiros
• mensagens
• e-mails.

Mas não se esqueça de que cada funcionário tem o direito legal de saber se está a ser monitorizado. As leis e os regulamentos relativos a esta utilização estão constantemente a mudar. Obter mais detalhes e estar atento. Mas, de um modo geral, como disse o HR DIVE , 68% dos gestores estão convencidos de que a monitorização melhora o desempenho, mas outros discordam.

O que mais está disponível no CleverControl e noutras plataformas:

• Keylogger
• Capturas de ecrã
• Monitorização de dispositivos de armazenamento amovíveis (USB, HDD, SD)
• Controlo da impressão

O Keylogger, por exemplo, permite ver instantaneamente o texto que um empregado escreve, registando as teclas premidas em qualquer aplicação. Além disso, verifica se existem palavras de alerta indesejadas nas teclas premidas pelos empregados.

Cada uma das caraterísticas enumeradas está orientada para limitar a utilização da Internet em actividades não relacionadas com o trabalho.

Que mais utilizam as empresas para monitorizar a atividade e a utilização da Internet dos empregados? O controlo de vídeo e áudio inclui reconhecimento facial, instantâneos, gravações de som do microfone, vídeo da webcam. O seu chefe pode monitorizar as redes sociais se forem utilizadas para fins profissionais.

Todas as capacidades de software enumeradas mostram que os empresários se esforçam por aumentar a produtividade tanto quanto possível, devido ao aumento da taxa de ciberloafing.

Certamente que sim! As leis e os regulamentos dependem do país ou do estado dos EUA em que vive. Vejamos em que países é absolutamente legal monitorizar a utilização da Internet pelos funcionários.

Os Estados Unidos, confirmados pelo Lei de Privacidade das Comunicações Electrónicas de 1986, estão autorizados a utilizar software de monitorização de empregados. Mas há uma nota importante: as leis podem variar consoante o estado. Os regulamentos de alguns estados dos EUA exigem que as empresas notifiquem cada membro do pessoal que está a ser monitorizado.

A União Europeia, que inclui países como a Espanha, a França e a Alemanha, não tem qualquer regulamentação rigorosa em relação à matéria do artigo. A UE toma como base o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR). Nos termos deste regulamento, o locatário deve informar o trabalhador antes da instalação de qualquer software.

Se a informação for recebida dentro dos prazos legais, pode ser monitorizada, registada e analisada.

A China, por exemplo, monitoriza a utilização da Internet pelos trabalhadores. A monitorização é protegida e regulada pelos Regulamentos de 1994 sobre Segurança e Proteção dos Sistemas Informáticos de Informação e pelas Regras Administrativas de 1997 sobre Segurança e Proteção da Ligação Internacional através de Redes Informáticas de Informação. Cada empregador deve informar o pessoal sobre o software utilizado para recolher esses dados.

Os desafios mais comuns são:

• Preocupações com a privacidade
• Conformidade legal
• Moral dos trabalhadores
• Implementação técnica
• Sobrecarga de dados
• Custo

No caso do modo de trabalho híbrido ou remoto, é possível utilizar as mesmas ferramentas de software que mencionámos acima. Remover o acesso aos computadores a partir do software de monitorização dos empregados.

Sim, muitas empresas monitorizam e registam o tráfego que passa pela sua rede para fins legais e de segurança. Se utilizar o WiFi para fins pessoais, estes dados serão provavelmente registados. Como são armazenados durante algum tempo, também podem ser analisados.

É possível monitorizar a largura de banda da rede dos funcionários utilizando ferramentas de monitorização de rede. Estas ferramentas monitorizam a utilização da largura de banda, identificam fontes de tráfego elevado e analisam o fluxo de dados na rede.

Vamos fazer uma síntese do texto acima:

1. Na maior parte dos casos, é legal monitorizar a utilização da Internet. Claro que depende dos regulamentos do país, mas ainda assim é possível utilizar esse software.
2. Em muitos países, o empregador deve notificar os trabalhadores da instalação deste software.
3. Existem muitas ferramentas, funções e subfunções para ajudar os empregadores a verificar as actividades do seu pessoal.
4. Demora pouco tempo a instalar um agente no PC de destino ou noutro dispositivo e a obter os primeiros registos.
5. O principal objetivo deste controlo é reduzir a taxa de actividades não relacionadas com o trabalho. Por outras palavras, a produtividade dos trabalhadores será consideravelmente melhorada.