Como tornar a monitorização menos stressante para os funcionários
Em 30 de maio de 2023, o Guardian publicou uma artigo citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.
É claro que ignorar completamente os efeitos da monitorização de funcionários sobre os funcionários seria falso, e é por esta razão que decidimos investigar as profundezas da indústria de monitorização de funcionários para compreender melhor as influências e pressões incorporadas nas funções de monitorização nas empresas. Porque, como fornecedor pioneiro de soluções de monitorização de funcionários, sabemos em primeira mão que a vigilância constante de fluxos de trabalho granulares não é exatamente a melhor forma de criar um local de trabalho saudável.
Sem dúvida, as ferramentas de monitorização de funcionários são uma engrenagem vital no local de trabalho neste momento. Quase todas as pessoas que conhecemos dependem de alguma forma de solução de monitorização de funcionários e, tal como salientámos nos nossos artigos anteriores, essa dependência também levou a um aumento da produtividade dos funcionários. Leia os nossos artigo sobre a forma como o CleverControl ajudou as empresas a aumentar a produtividade dos empregados em mais de 5% enquanto experimentavam uma semana de trabalho de 4 dias.
No entanto, para efeitos deste artigo, queremos salientar o efeito psicológico da vigilância constante e a forma como as empresas podem efetivamente tirar partido das soluções de vigilância para criar um ambiente de trabalho mais produtivo e saudável.
O que torna a monitorização uma manobra stressante?
Para mencionar alguns, os seguintes são talvez os factores psicológicos mais comuns associados aos sistemas de monitorização que são conhecidos por causar stress:
Sensação de estar a ser vigiado a toda a hora - não poder desabafar
Concorrência entre trabalhadores baseada no controlo dos resultados e não no desempenho
Medo de intrusão desnecessária - ou seja, de que os empregadores entrem no seu espaço pessoal
Diferentes horas de produtividade e níveis de produtividade
Sentimento de desconfiança e desrespeito, o que leva a uma falta de apropriação e de empenhamento no trabalho
Pressão desnecessária associada à pressa no trabalho, que introduz o medo de cometer um erro ou de falhar os prazos, especialmente quando se está a ser constantemente monitorizado
Os problemas acima referidos são conhecidos por fazer com que os empregados se sintam stressados e insatisfeitos com o ambiente de trabalho, o que é compreensível. Afinal, quem é que gostaria de estar sob a vigilância constante dos seus colegas e superiores, sentindo-se desmerecedor de tal escrutínio?
Mas será que estes problemas resultam realmente da utilização de ferramentas de monitorização? Ou será que se trata de algo mais profundo - algo que pode ser resolvido através da implementação de uma abordagem saudável à monitorização?
A resposta a esta pergunta aponta para "quem" está a utilizar a ferramenta e "como" o estão a fazer. De facto, todos os factores acima mencionados indicam que os funcionários não temem necessariamente a utilização da ferramenta de monitorização, mas receiam a extensão da sua utilização e a possibilidade de os dados de monitorização serem utilizados contra eles sem a devida consideração. É, sem dúvida, algo com que as empresas se devem preocupar.
O que podem as organizações fazer para tornar a monitorização menos stressante para os trabalhadores?
Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.
Para o efeito, eis algumas medidas imediatas que as empresas podem tomar para resolver o problema:
Definir objectivos de produtividade atingíveis
Os seres humanos não podem ser produtivos o tempo todo; têm de ter tempo para refletir, relaxar e ocupar-se. Caso contrário, correm o risco de se esgotarem. Ao definir objectivos de produtividade, considere fazer pausas e refletir sobre a atividade profissional. Além disso, ao analisar os dados de monitorização, tenha em conta as características específicas da força de trabalho. Algumas pessoas preferem registar os seus pensamentos no papel e não no computador; o programa pode considerar este tempo como inativo.
Estabelecer um contexto claro
Os empregadores devem ser transparentes quanto à razão pela qual a monitorização está a ser feita e de que forma irá ajudar a empresa e os seus trabalhadores. É importante estabelecer regras e regulamentos claros que especifiquem o que está a ser vigiado, como a informação será utilizada e o que se espera dos trabalhadores em termos de privacidade.
Estabelecer confiança
Criar confiança é crucial. Os empregadores devem ter em mente que a monitorização não tem por objetivo microgerir ou questionar a competência dos trabalhadores, mas sim melhorar a produtividade, reforçar a segurança e manter a conformidade. A demonstração de confiança nas capacidades e na ética de trabalho dos trabalhadores pode aliviar o stress.
Definir políticas e objectivos de monitorização claros
Desenvolver políticas de monitorização bem definidas e facilmente acessíveis que descrevam o objetivo, o âmbito e as limitações das actividades de monitorização. Os funcionários devem ter uma compreensão clara do que será monitorizado e da forma como se alinha com os objectivos organizacionais.
Cada trabalhador deve também conhecer o seu objetivo de produtividade e as tolerâncias (desvios admissíveis em relação a esse objetivo). Devem ser informados de que os dados sobre a sua produtividade não são acessíveis ao público e só são utilizados no contexto da gestão do desempenho.
A ideia principal deve ser a de informar os empregados sobre o tipo de sistema de monitorização que está em vigor e porquê. De facto, para reduzir o nervosismo, comece a controlar os seus empregados gradualmente.
Fazer coexistir a privacidade e a responsabilidade
Esforce-se por encontrar um equilíbrio entre a proteção da privacidade dos trabalhadores e a garantia de que estes são responsabilizados. Devem ser utilizadas estratégias de monitorização minimamente intrusivas, com enfoque nas actividades relacionadas com o trabalho. A monitorização excessiva que vai para além do que é necessário por razões genuínas de negócio deve ser evitada - algo que o CleverControl facilita sem problemas.
Por exemplo, vigilância por webcam e as funções de gravação de áudio são opcionais e não estão activadas por defeito. Por razões de segurança, podem ser necessárias para algumas empresas ou funções profissionais, como as plataformas de ensino em linha, mas se o empregador não precisar delas ou as considerar intrusivas, pode simplesmente deixá-las desactivadas.
Reforçar o feedback e o reconhecimento regulares
Estabelecer uma cultura de feedback construtivo e de reconhecimento. Utilize os dados de monitorização para ajudar os empregados a melhorar, e não para os castigar e espiar. E comunique regularmente com os funcionários sobre o seu desempenho, progresso e realizações. O reconhecimento dos seus esforços pode ajudar a aliviar o stress relacionado com a monitorização e a criar um ambiente de trabalho positivo.
Salvaguardar os dados e a privacidade
Tomar medidas para salvaguardar a privacidade e os dados dos seus empregados. Assegure-se de que os dados obtidos são guardados em segurança (em sistemas locais e na nuvem), acessíveis apenas a pessoas autorizadas e utilizados apenas para os fins previstos, adoptando medidas de segurança rigorosas. Comunicar claramente as medidas de proteção de dados em vigor para tranquilizar os empregados.
Dispor de um órgão de resolução de queixas
Assegure-se de que os trabalhadores têm sempre um interlocutor para os seus problemas relacionados com os sistemas de monitorização. Para o efeito, é necessário criar uma ajuda humana para resolver os problemas que são introduzidos e ignorados pelos sistemas de monitorização. O conforto e o bem-estar dos trabalhadores são tão importantes como a sua produtividade e, como tal, devem ser considerados prioritários. A entidade patronal não deve partir apenas do princípio de que os seus trabalhadores têm conhecimento do sistema de monitorização e consentem na sua utilização.
Ir devagar
Ter uma visão clara dos pormenores da produtividade pode ser suficientemente tentador para os considerar rapidamente durante as avaliações. No entanto, recomenda-se que as empresas introduzam gradualmente ferramentas de monitorização, tendo sempre em mente aquilo a que os funcionários estão habituados relativamente ao seu trabalho e o que isso significa para eles. A ideia deve ser criar uma mudança positiva de mentalidade que faça com que os empregados se sintam mais confortáveis.
Respeitar os limites
O espaço pessoal e as horas de descanso dos trabalhadores devem ser respeitados. Por isso, evite práticas de vigilância invasivas que se intrometam na vida privada dos trabalhadores fora do trabalho. Isto é especialmente importante porque pode provocar stress psicológico - algo que pode levar a um aumento da rotatividade dos trabalhadores e abrir caminho a problemas como o abandono silencioso.
Então, o que é que se segue?
A monitorização dos trabalhadores é uma prática recorrente, pelo que é crucial ter um objetivo claramente definido para a mesma e continuar a dar ênfase ao bem-estar dos trabalhadores. Se o controlo for efectuado de forma ponderada e com a devida atenção aos pontos problemáticos a que os trabalhadores são sensíveis, conduzirá a resultados positivos.
Está a pensar em criar uma função de monitorização? Podemos ajudá-lo a descobrir formas de a tornar mais útil no contexto da sua atividade específica, respeitando a privacidade dos funcionários. Contacte-nos hoje!