Como escolher um sistema de controlo de tempo que seja adequado para si?

Escolher o sistema correcto de monitorização dos empregados não é uma tarefa a ser tomada de ânimo leve. As suas opções variam de sistemas gratuitos a sistemas de topo de gama, cada um com os seus prós e contras. É importante que compreenda o que estes sistemas têm para oferecer, como são justos uns contra os outros, quanto se alinham com as suas práticas empresariais e, mais importante ainda, quanto custam à medida que o negócio se dimensiona.

Cometer o erro de escolher o sistema errado pode levar a sérias repercussões, incluindo, mas não só, custos elevados, baixa produtividade e baixo ROI. Na pior das hipóteses, podem surgir questões legais devido ao não cumprimento - ampliando o risco económico e de reputação que advém da escolha do sistema errado.

Isto levanta a questão - como escolher o sistema de controlo certo para o seu negócio? Neste artigo, discutiremos a taxonomia dos sistemas de controlo de empregados, fornecendo ao mesmo tempo uma descrição detalhada das suas capacidades e da sua aplicabilidade ao seu negócio.

Para esse efeito, eis um guia passo-a-passo para começar.

Comece por analisar as suas práticas empresariais - a forma como trabalha, as exigências que tem, e as formas como pode escalar. Isto irá informar a sua decisão sobre qual o melhor sistema de monitorização de empregados para si. Por exemplo, se tiver havido um aumento na incidência de fraude de funcionários e desejar melhorar os controlos internos, provavelmente irá procurar um sistema que acrescente valor nesta área.

Este é provavelmente o passo mais importante na escolha do sistema de monitorização de empregados correcto para a sua empresa. Uma vez avaliadas as necessidades da sua empresa, deverá ser capaz de criar um critério que possa utilizar para quantificar o valor de um sistema sobre outro. É importante que avalie cada sistema objectivamente, sem quaisquer noções pré-concebidas. Na nossa experiência, deverá olhar para o sistema em relação a três áreas fundamentais:

A funcionalidade de um particular refere-se à facilidade com que pode apoiar o negócio na realização dos seus objectivos centrais. Por outras palavras, é o menor denominador comum do que uma empresa pode esperar de um sistema de monitorização de empregados. Para esse efeito, a funcionalidade engloba os seguintes atributos:

• Escalabilidade: Um sistema é escalável se for capaz de suportar o crescimento sem a necessidade de actualizações dispendiosas.

• Facilidade de implementação: Quanto menos elaborado e envolvido o processo de instalação, configuração e formação do utilizador, mais se pode esperar reduzir os seus custos globais.

• Capacidades de integração: Um sistema é integrado se puder facilmente integrar-se com outros sistemas, assegurando que as principais funções empresariais não sejam comprometidas.

• Compatibilidade: O sistema certo deve ser compatível com as versões mais recentes do Windows e Mac OS X. A compatibilidade com o SO móvel (Android e iOS) é uma vantagem adicional para as empresas que dependem do acesso aos seus sistemas em viagem ou que querem monitorizar as redes sociais, mensagens na Internet, etc.

• Usabilidade: A interface de um sistema deve ser simples, intuitiva e fácil de navegar, permitindo-lhe tomar rapidamente as decisões comerciais certas.

• Analítica: O sistema deve fornecer análises úteis, idealmente em tempo real, para o ajudar a compreender melhor a sua força de trabalho.

Da página web à monitorização de aplicações, da actividade social ao controlo AV (vídeo áudio) e backup de dados, as características incluem tudo no pacote. Mais profundamente, aqui estão as características que se devem procurar num sistema de monitorização de empregados:

Monitorização remota

Na era pós-pandémica, em que a cultura de trabalho híbrido é uma norma, é importante que os empregadores possam monitorizar os empregados remotamente através de uma conta web segura. Isto é especialmente crítico na sequência de intrusões crescentes de endpoints. Uma Investigação do Instituto Ponemon sublinhou que cerca de 68% das organizações tinham sofrido ataques de pontos finais comprometendo os seus dados e infra-estruturas. A revisão das actividades dos empregados remotos em tempo real é, portanto, imperativa.

Recolha de dados em tempo real

O acesso instantâneo aos dados em tempo real assegura que pode tomar decisões atempadas, minimizar os riscos de perturbação do negócio e identificar potenciais problemas antes que estes se agravem. Um exemplo seria o CleverControl Companion - uma aplicação móvel que permite às empresas recolher e rever informações em tempo real dos sistemas dos funcionários de forma transparente.

Funcionalidade de Gravação Multifacetada

Keylogging, capturas de ecrã, monitorização de dispositivos amovíveis, monitorização de mensagens instantâneas, e rastreio GPS são apenas alguns exemplos das características multifacetadas que podem ser fornecidas por um sistema de monitorização de empregados. É importante certificar-se de que estas características satisfazem as suas necessidades, uma vez que estas são as coisas que em última análise o ajudam a manter o controlo dos seus empregados e a melhorar os controlos internos.

Vigilância áudio e vídeo

A capacidade de monitorizar remotamente as transmissões de vídeo pode ser uma mudança de jogo para muitas empresas. Instantâneos, gravações de som em microfone e gravações de vídeo em webcam podem produzir muita informação sobre o comportamento dos empregados, equipando os empregadores com os conhecimentos necessários para tomarem melhores decisões. Dito isto, é vital que tenha em conta as ramificações legais e de privacidade das suas práticas de monitorização. Vamos explorar isso com mais detalhe na próxima secção.

Seguimento do tempo

Os sistemas de monitorização dos empregados estão a evoluir cada vez mais para incorporar a funcionalidade de monitorização do tempo. A capacidade de monitorizar a produtividade dos funcionários em tempo real pode ajudá-lo a acompanhar e medir o desempenho dos funcionários, detectar as áreas de melhoria e, em última análise, dar-lhe um avanço sobre a concorrência. A monitorização do tempo dos funcionários é, em particular, relevante para as empresas que procuram melhorar as suas eficiências operacionais, eliminar a fraude e racionalizar os processos de facturação.

Considerar o caso das reclamações de horas extraordinárias; elas podem ser evitadas quando os empregados são alertados para a necessidade de prestar contas do tempo que lhes foi atribuído. Em palavras simples, as empresas podem racionalizar os seus processos de folha de pagamento integrando a análise de acompanhamento do tempo. Sem esquecer os aumentos de produtividade que podem ser alcançados quando a monitorização em tempo real é acoplada à monitorização do tempo dos funcionários. De log-in a log-out e detecção de tempo de inactividade, o sistema pode equipar os empregadores com conhecimentos sobre a dinâmica do local de trabalho e contribuir substancialmente para a eliminação de estrangulamentos, abordando questões de produtividade e automatizando os processos empresariais.

É importante compreender a sua política de monitorização de empregados e as implicações legais das suas escolhas. As leis dos diferentes países e regiões são diferentes, com algumas mais rigorosas do que outras. Na Europa, por exemplo, o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) estabelece as regras para as empresas que desejam recolher e analisar os dados pessoais dos seus empregados, tornando obrigatória a procura do consentimento e o reconhecimento das políticas de monitorização. Do mesmo modo, nos Estados Unidos, a Lei sobre a Privacidade das Comunicações Electrónicas de 1986 permite aos empregadores controlarem, considerando que têm uma razão legítima para o fazer.

Para o efeito, tenha estas coisas em mente:

• Avalie os requisitos legais do seu estado.

• Certifique-se de que o sistema de controlo que escolher está em conformidade com a lei, ou seja, o prestador do serviço de monitorização está registado junto das autoridades reguladoras relevantes no seu país.

• Obtenha o reconhecimento por escrito ou por e-mail dos funcionários sobre a sua política e o facto de que a leram e compreenderam (se necessário).

• Ter um mecanismo de resposta eficaz em caso de queixas de empregados no local de trabalho.

• Procurar aconselhamento jurídico em caso de dúvidas ou ambiguidade.

Agora que avaliou as suas necessidades comerciais e estabeleceu os seus critérios, deve passar ao passo seguinte: seleccionar o sistema de monitorização de empregados adequado. Para sua conveniência, enumerámos os cinco sistemas de controlo mais proeminentes com base nos testes que efectuámos sobre eles.

Um sistema de produtividade de funcionários de última geração, Clever Control especializa-se na actividade e no acompanhamento do tempo de trabalho. Oferecendo um conjunto de características, incluindo webcam virada para o empregado, gravação de voz e texto, monitorização de e-mail e meios de comunicação social, é um ajuste perfeito para empregadores de linhas de montagem e instalações onde os empregados precisam de ser monitorizados em tempo real. Além disso, o processo de instalação é simples, o painel de instrumentos é excepcionalmente fácil de usar, e as capacidades de reportagem são abrangentes. A solução pode ser dimensionada de acordo com as necessidades do seu negócio e está disponível para uma teste gratuito.

A aplicação CleverControl Companion, em particular, oferece uma série de características e funcionalidades flexíveis, tornando-a a escolha ideal para os locais de trabalho que querem monitorizar os empregados em tempo real. É intuitiva e interactiva e pode ser personalizada de acordo com as suas necessidades empresariais. O que se destaca é a sua capacidade de facilitar o conhecimento sobre as actividades dos utilizadores em tempo real, o tempo activo e o tempo de inactividade. Este último é particularmente relevante para as empresas que procuram racionalizar a eficiência operacional, eliminar os obstáculos ao fluxo de trabalho e maximizar a produtividade.

Os próprios mercados insightful como uma plataforma de análise de mão-de-obra e produtividade, e com razão. A ferramenta, semelhante ao Clever Control, oferece um conjunto de características para monitorização dos funcionários, seguimento do tempo e mapeamento automático do tempo. Insightful, como o nome sugere, destaca-se quando se trata das suas capacidades de elaboração de relatórios, pois fornece uma visão dos detalhes granulares das actividades dos empregados - utilizando campos como tempo ocioso, aplicações de topo, etc. No entanto, é um pouco mais dispendioso.

Além disso, Insightful ajuda as empresas a optimizar o seu tempo de execução de projectos. Fá-lo, permitindo aos empregadores acompanhar o tempo gasto em cada tarefa, aplicação, website, etc. Tais percepções granulares, juntamente com uma funcionalidade de gestão de projectos Kanban, permitem aos empregadores concentrarem-se nas tarefas mais importantes, eliminar o desperdício de tempo, e aumentar a produtividade global.

CurrentWare é um sistema de controlo com ênfase explícita em proteger os sistemas de ameaças internas. Além disso, o sistema permite monitorizar remotamente as actividades das pessoas na sua rede - uma característica excelente para empregadores com muitos empregados remotos. A única desvantagem é que diferentes módulos de capacidade têm de ser trazidos separadamente. Por exemplo, os três módulos - BrowseReporter (Monitorização Informática), BrowseControl (Filtragem Web), e AccessPatrol (Controlo USB & DLP) têm de ser adquiridos separadamente. No entanto, do lado oposto, isto pode ser benéfico para empresas com requisitos muito particulares.

ActivTrak é altamente preferido devido ao seu Registo de Actividade em tempo real, que permite ao sistema monitorizar e registar o comportamento dos empregados em tempo real. Mas o que se destaca na ferramenta é a sua capacidade de conduzir acções, em vez de apenas recolher e visualizar dados. E isto funciona para melhorar a experiência do empregador, para não mencionar a eficiência global do negócio, reduzindo a burocracia. As soluções empresariais da ActivTrak são um pouco caras; no entanto, apresenta uma versão gratuita, pelo que não tem de pagar um cêntimo até estar satisfeito com o sistema.

Semelhante ao Insightful, a ActivTrak dispõe de uma função de rastreio temporal abrangente, permitindo aos empregadores rever as variações de produtividade ao longo do dia, da semana e do mês. Notavelmente, a ActivTrak também permite aos empregadores definir horários flexíveis para avaliar as actividades das entidades organizacionais. Estes podem ser freelancers, trabalhadores contratados, ou outros prestadores de serviços de terceiros que a empresa emprega.

Talvez um dos sistemas de controlo mais populares desta lista. A Teramind é especializada em segurança de pontos finais e protecção de dados. Uma das melhores características deste sistema de controlo é a análise do comportamento dos utilizadores, permitindo aos empregadores compreender os padrões de comportamento dos seus empregados e reagir em conformidade. Além disso, fornece apoio suficiente às empresas para assegurar uma gestão eficaz das políticas e regras, cortesia dos modelos de regras out-of-the-box. Quanto à sua viabilidade, porém, a Teramind pode não se adequar a todas as necessidades das pequenas empresas e atender melhor a instituições muito mais amplas.

Cada negócio tem necessidades únicas, por isso é importante não pagar em excesso por algo de que não precisa. Por isso, certifique-se de fazer a devida diligência antes da sua compra e procurar um sistema de controlo que possam satisfazer as suas necessidades. Depois de se ter decidido por um produto, procure uma demonstração antes de receber a chamada final.