Como uma empresa pode poupar 1.5 milhões de dólares utilizando o CleverControl: Um Caso de Estudo

No final de 2021, após a pandemia mundial e um período difícil de trabalho remoto, um grande fornecedor de soluções empresariais notou uma diminuição generalizada da produtividade entre os seus 800 funcionários. Mas avaliar a sua dimensão exacta e elaborar estratégias para a contrariar era complicado sem uma solução de monitorização objetiva e abrangente. À medida que os empregados regressavam gradualmente aos seus escritórios, a direção apercebeu-se da necessidade urgente de um sistema de monitorização robusto. Escolheram o CleverControl - um software de monitorização de funcionários abrangente. A implementação do CleverControl acabou por ser o ponto de viragem decisivo para a empresa. A solução não só aumentou a produtividade dos funcionários, como também resultou numa poupança significativa de cerca de 1,5 milhões de dólares durante o ano. Aqui está um relato pormenorizado do seu percurso.

No centro da busca da empresa por uma maior eficiência estava a necessidade de monitorizar a produtividade dos funcionários, identificar padrões ineficientes ou distracções e implementar medidas correctivas eficazes. Após apenas algumas semanas de implementação do CleverControl, verificou-se que os funcionários desperdiçavam uns espantosos 35% do seu tempo de trabalho em actividades improdutivas, como navegar nas redes sociais e em sites de compras ou em pausas prolongadas.

Os trabalhadores admitiram que lhes faltava disciplina depois de trabalharem a partir de casa, onde podiam fazer pausas para relaxar ou divertir-se em qualquer altura. A direção emitiu avisos através dos chefes de departamento, instando os empregados a trabalharem na sua disciplina e produtividade. Como resultado, o tempo improdutivo foi reduzido para uns muito mais saudáveis 13%. Esta redução drástica do tempo perdido traduziu-se numa poupança de cerca de 1.411.000 dólares em custos de produtividade para a empresa.

A funcionalidade do CleverControl estende-se ao registo de todos os programas instalados nos computadores monitorizados. Pode controlar quando cada programa é iniciado e encerrado, analisar a atividade do programa e destacar as aplicações mais utilizadas. A monitorização revelou que os funcionários não utilizaram na totalidade as licenças e subscrições de software profissional fornecidas pela empresa. Noutros casos, os funcionários solicitavam software específico ou subscrições pagas, apenas para os deixar inactivos após a aquisição.

A empresa não tinha um controlo suficientemente rigoroso da utilização real do software ou da faturação automática; como resultado, a gestão não tinha conhecimento do desperdício. A partir das revelações do CleverControl, a empresa tomou as medidas necessárias para cancelar as subscrições não utilizadas e reduzir as licenças subutilizadas, o que resultou numa poupança de aproximadamente $20.000.

Numa época em que a opção sustentável é não usar papel, a empresa, tal como 90% das empresas, não estava a controlar os seus custos de impressão. Normalmente, essas empresas subestimam as suas despesas reais numa média de 40%. O CleverControl, com a sua capacidade de monitorização de impressoras, monitoriza as tarefas da impressora juntamente com os registos de data e hora e o utilizador que inicia a impressão. Combinados com capturas de ecrã e registos de gravação de ecrã, estes dados fornecem informações valiosas sobre os hábitos de impressão dos funcionários.

Durante o processo de acompanhamento, os chefes de departamento verificaram que os funcionários imprimiam frequentemente ficheiros pessoais não relacionados com o trabalho, utilizando equipamento de escritório. Outros optavam por imprimir documentos para revisão e anotação tradicionais em papel, mesmo quando existiam alternativas digitais disponíveis. Para além disso, os funcionários tinham tendência para imprimir cópias extra "por precaução", que inevitavelmente não eram utilizadas.

A direção começou por proibir qualquer utilização indevida das impressoras do escritório para fins pessoais. Os dados do CleverControl inspiraram a empresa a começar a trabalhar em iniciativas de sensibilização para a falta de papel e a encorajar os funcionários a adotar uma abordagem mais digital. Estas iniciativas reduziram os custos de impressão em 20%, poupando à empresa uns impressionantes $117.000.

O esforço da empresa para aumentar a produtividade e reduzir os custos desnecessários através do sistema de monitorização abrangente do CleverControl apresenta uma imagem convincente do poder da gestão proactiva dos trabalhadores. Confrontada com o desafio da diminuição da produtividade após a fase de trabalho remoto, a empresa recorreu à tecnologia para encontrar uma solução. E o CleverControl não desiludiu.

Ao revelar a extensão dos comportamentos improdutivos, o software permitiu à empresa tomar decisões baseadas em dados, incentivando os funcionários a melhorar os seus hábitos de trabalho e disciplina. Em termos quantificáveis, a redução do tempo desperdiçado levou a uma poupança notável de cerca de 1,41 milhões de dólares, um aumento significativo para os resultados da empresa.

Mas os benefícios não se ficaram pela melhoria da produtividade. Ao utilizar a funcionalidade do CleverControl para controlar a utilização de software, a empresa identificou outros desperdícios: licenças e subscrições de software profissional subutilizadas. Esta despesa inativa, quando tratada, levou a uma poupança de $20.000.

A capacidade do software para monitorizar a utilização das impressoras trouxe à luz do dia outra área de poupança substancial - a redução dos custos de impressão. Ao aplicar uma política rigorosa de utilização de impressoras e ao encorajar uma mudança para soluções digitais, a empresa deu passos significativos em direção à sustentabilidade e conseguiu poupar mais $117.000.

Em conclusão, os passos proactivos da empresa para identificar ineficiências, combinados com a implementação da solução de monitorização do CleverControl, resultaram numa poupança de 1,5 milhões de dólares num único ano. Este estudo de caso é uma demonstração perspicaz de como as empresas podem tirar partido da tecnologia moderna para otimizar as operações, aumentar a produtividade e poupar custos. Mostra o potencial de outras empresas para fazerem o mesmo, transformando desafios em oportunidades de melhoria e crescimento.