Como as empresas da Flórida beneficiam do software de monitorização de funcionários

A monitorização dos empregados é uma ferramenta que pode beneficiar significativamente quase todos os sectores, incluindo o HoReCa, o retalho e o turismo. Aqui estão as 5 principais vantagens que pode obter com a utilização de ferramentas de monitorização.

A economia vibrante da Flórida atrai a sua quota-parte de desafios, incluindo o risco de roubo interno e violações de segurança. A monitorização dos empregados pode ser uma camada extra de segurança para a sua empresa, revelando e prevenindo tais incidentes.

Por exemplo, a monitorização dos sistemas POS e do acesso dos empregados à contabilidade e a outros sistemas cruciais pode impedir o roubo, revelar discrepâncias e fornecer provas em caso de incidentes.

As empresas de retalho são particularmente vulneráveis à quebra. A monitorização das interações dos empregados na caixa, o acompanhamento dos movimentos do inventário e a análise das imagens de vigilância juntamente com os dados das transacções reduzem significativamente as perdas por roubo e erros.

A hotelaria, o retalho e o turismo são sectores altamente orientados para a experiência. Assim, um serviço ao cliente excecional é uma obrigação para qualquer empresa que queira ganhar a competição pelos clientes. Com a monitorização dos empregados, as organizações podem acompanhar as interações entre empregados e clientes e revelar os pontos fracos e as áreas a melhorar.

Por exemplo, os gestores podem monitorizar chamadas telefónicas para reservas, conversas online com clientes e até comunicações presenciais (quando legalmente permitido e com a devida notificação) para compreender como os funcionários seguem as políticas de comunicação e lidam com situações difíceis. Estas gravações podem revelar áreas onde o pessoal se destaca e onde pode ser necessária formação para melhorar as competências de comunicação, o conhecimento do produto e a satisfação geral do cliente.

Sem dúvida, a produtividade e a eficiência dos funcionários são fundamentais para o sucesso de qualquer organização.

O acompanhamento dos horários e da assiduidade do pessoal ajuda a otimizar os custos de mão de obra, a evitar o excesso de trabalho e a cumprir a legislação e os regulamentos laborais durante as épocas altas.

No comércio retalhista, o acompanhamento da forma como os empregados trabalham no piso de vendas, nas salas de stock ou no cumprimento de encomendas online pode revelar ineficiências e oportunidades para otimizar os processos.

O sector do turismo envolve uma logística complexa, desde as reservas à gestão das instalações e à assistência aos hóspedes. A monitorização da conclusão das tarefas, dos tempos de resposta aos pedidos dos hóspedes e do cumprimento dos horários garantirá uma experiência tranquila para os visitantes e melhorará a eficiência operacional.

Qualquer empresa opera dentro de um quadro legal. Garantir a conformidade com os regulamentos laborais, de privacidade e outros regulamentos exclusivos do seu sector é uma tarefa que a monitorização de colaboradores pode ajudar a resolver. Por exemplo, os sistemas HRIS especializados podem ajudar a seguir as certificações dos funcionários, a efetuar verificações de antecedentes e a armazenar dados sensíveis dos funcionários em segurança.

O assédio e a discriminação no local de trabalho não são apenas uma violação das políticas da empresa e dos regulamentos legais, mas também um potencial assassino da reputação da empresa, tanto aos olhos dos empregados como dos clientes. A monitorização das comunicações do pessoal no local de trabalho (sempre que legalmente permitido) ajudará a evitar estes casos.

Os dados de monitorização dos trabalhadores são uma fonte de informação valiosa sobre o desempenho atual da equipa e as lacunas de competências.

Acompanhar a forma como os empregados gerem os pedidos dos clientes, a precisão com que tratam as encomendas e os documentos relacionados com o trabalho e avaliar a forma como executam o seu trabalho diário é muito mais fácil com aplicações especificamente concebidas para o efeito. O software de monitorização dos empregados pode calcular automaticamente as pontuações de desempenho individual e facilitar a deteção de padrões de trabalho ineficazes para os empregados que trabalham principalmente com computadores.

Os empregados que trabalham com clientes podem ser rapidamente avaliados com base em gravações das suas interações com os clientes, feedback e satisfação do cliente.

Com base nas lacunas de competências e nos pontos fracos revelados durante a avaliação, as empresas podem planear programas de formação específicos.

Antes de implementar qualquer rastreio no local de trabalho, as organizações devem verificar as leis estatais e locais aplicáveis que regulam as informações pessoais e a monitorização dos funcionários.

Na Florida, o controlo dos empregados é regulado pelas seguintes leis e regulamentos:

• Federal:

  • Lei da Privacidade das Comunicações Electrónicas (ECPA)

  • Lei de Normas de Trabalho Justas (FLSA)

  • Lei das Relações Laborais Nacionais (NLRA)

• Estado:

  • Lei de Segurança das Comunicações da Florida (FSCA)

  • Lei de Proteção da Informação da Florida (FIPA)

  • Expectativa razoável de privacidade

  • Lei da privacidade nas redes sociais

Estes regulamentos criam os limites legais para a vigilância no local de trabalho. As empresas que pretendam implementar a vigilância podem:

Estes são talvez os métodos mais populares para garantir a produtividade e acompanhar as interações cliente-empregado. Ao abrigo da legislação da Florida, a monitorização do correio eletrónico e da atividade na Internet é permitida se a entidade patronal notificar devidamente o pessoal e receber o seu consentimento para a monitorização.

Os empregadores podem monitorizar as chamadas telefónicas profissionais com a devida notificação dos empregados. As comunicações pessoais não podem ser monitorizadas.

A videovigilância para fins de segurança não é, em geral, proibida, exceto em áreas onde os empregados esperam razoavelmente privacidade, como as casas de banho.

A FSCA proíbe a gravação de conversas sem o consentimento de todas as partes. Assim, se a entidade patronal pretender utilizar a vigilância áudio, deve informar os trabalhadores afectados e obter a sua autorização.

Os veículos ou dispositivos pertencentes à empresa podem ser monitorizados. No entanto, os empregadores não podem monitorizar o veículo pessoal ou o dispositivo móvel de um empregado sem autorização explícita.

O rastreio de ecrãs e de teclas é uma parte da monitorização da atividade do computador. Embora legalmente permitidas, devem ser implementadas com precaução. A sua utilização excessiva pode ser considerada intrusiva e levantar problemas de privacidade.

Esta é apenas uma visão geral do quadro jurídico da Flórida. Recomendamos que consulte o seu consultor jurídico antes de implementar a monitorização.

A implementação da monitorização dos empregados é um processo delicado e complexo que consiste em várias etapas.

O que pretende alcançar com a monitorização? É melhorar o serviço ao cliente? Ou reduzir as quebras nas lojas? Os seus objectivos ditarão a sua escolha da solução de monitorização e as funcionalidades que irá utilizar. Evite a tentação de monitorizar tudo porque pode. Em vez disso, é melhor concentrar-se em áreas específicas em que gostaria de ver melhorias.

Não existe uma ferramenta de controlo universal para tudo. Dependendo dos objectivos que pretende atingir e da posição do empregado, pode escolher várias opções. Por exemplo, para monitorizar o pessoal no terreno, como os guias turísticos, pode considerar a localização por GPS para garantir a assiduidade e o cumprimento de horários e percursos.

Caraterísticas como o rastreio da utilização de sítios Web e aplicações podem ajudar a compreender se os empregados de retalho utilizam o tempo e os recursos de forma eficaz para tarefas como a gestão de inventários ou as vendas em linha.

Software que pode monitorizar conversas e chamadas telefónicas será perfeito para os trabalhadores cujas funções incluem interações diárias com os clientes.

Esta política deve incluir as seguintes informações:

• que dados são recolhidos e para que fins;

• o tempo de armazenamento;

• quem tem acesso a ele;

• direitos dos trabalhadores relativamente aos seus dados.

Esta política deve estar disponível para todos os funcionários. Sublinhe que o objetivo do acompanhamento é melhorar a eficiência global e dar-lhes o apoio de que necessitam para serem bem sucedidos.

Depois de conhecer os seus objectivos, identifique os KPI específicos que indicam o progresso. Que indicadores lhe dirão se a sua produtividade está a melhorar?

Por exemplo, estas métricas podem ser vendas por empregado, valor médio das transacções, número de reclamações dos clientes, etc. Configure o seu software de monitorização para seguir especificamente estes KPIs e gerar relatórios.

A maioria das ferramentas de monitorização dos empregados tem uma funcionalidade de alerta. O software envia uma notificação se ocorrer uma ação específica ou um desvio do comportamento esperado. Utilize esta funcionalidade de forma sensata. Concentre-se em configurar alertas para eventos críticos que requerem atenção imediata, como violações de políticas, violações de segurança ou quedas significativas na produtividade durante as horas de ponta. Isto permite-lhe resolver os problemas prontamente sem ficar atolado em dados desnecessários.

A monitorização deve ser utilizada como uma ferramenta de melhoria e não para apanhar os funcionários a fazer algo de errado. Partilhe ideias com os membros da sua equipa, destacando as áreas em que se destacam e identificando oportunidades de melhoria. Enquadre estas conversas como oportunidades de crescimento e desenvolvimento de competências.

Como podemos ver, a monitorização de funcionários oferece benefícios significativos para as empresas na Flórida. No entanto, desbloquear essas vantagens requer uma abordagem cuidadosa e estratégica. A adesão à estrutura legal da Flórida, a configuração cuidadosa, o foco nas principais métricas de desempenho e a comunicação transparente impulsionarão a produtividade e um ambiente de trabalho positivo.