Optimização do Headcount Optimization: Como Não Fazer Erros

Como assegurar que a sua empresa necessita realmente de optimização do número de funcionários, como evitar a subjectividade e o preconceito, e porque não devemos procurar os funcionários despedidos para querer voltar? As respostas a estas e outras perguntas que a CleverContol recebeu de Daniel Lewis, Director de Recursos Humanos em Resort Mind.

Daniel, o gestor responsável pela optimização tem uma oportunidade incrível de se ver livre de empregados "indesejáveis".

Discordo veementemente da sua redacção: "indesejável" a quem e porquê? Este tipo de conversa dá o tom errado e cria uma oportunidade para a subjectividade e o preconceito.

Como não cair em tais extremos e não começar a despedir pessoas por causa de alguns parâmetros subjectivos?

Os parâmetros sobre os quais a avaliação tem lugar devem ser anunciados com antecedência a todos, a começar pela gestão. Devem ser acordados e aceites para avaliação. Quaisquer alterações ou interpretações dos parâmetros não são aceitáveis no processo de avaliação, excepto em caso de falência.

É importante que os gestores (líderes) compreendam que terão de explicar em pormenor as razões, com a indicação de parâmetros específicos que foram avaliados para cada empregado/subordinado.

Como devem os executivos controlar isto?

Os executivos não devem controlar este processo, mas devem apoiá-lo e orientá-lo. O controlo da qualidade da avaliação é um trabalho do departamento de RH como árbitro. A avaliação em si é um trabalho de gestores de linha, e não o inverso. Todos devem fazer o seu trabalho.

O controlo da avaliação é um dever dos parceiros de negócios de RH e/ou do chefe do departamento de RH, na ausência de nomeação específica para cada unidade/departamento do pessoal de RH da empresa.

Especialmente para o pessoal de RH, existe uma variedade de diferentes ferramentas avaliar o fluxo de trabalho dos funcionários e tornar a sua presença no trabalho mais produtiva.

Qual a principal manifestação da necessidade de optimização que se pode citar?

A necessidade objectiva de reduzir os custos, particularmente os custos de pessoal.

Reestruturação e mudanças organizacionais:

• A optimização está associada a uma mudança na cultura empresarial da empresa: novas condições de negócio, uma fusão ou aquisição;

• optimização dos processos empresariais e redistribuição das funções dos empregados, o que leva a uma mudança no número de efectivos.

Identificou ineficiências no trabalho pelas seguintes razões:

• número exageradamente elevado de pessoal no sector da gestão;

• a estrutura da empresa foi construída caóticamente, durante o período de crescimento não foi revista, os papéis na estrutura organizacional não foram realocados;

• a empresa não tem planeamento de recursos humanos, o recrutamento é espontâneo (muitas vezes por nepotismo ou favoritismo e com a falta de competências, novos empregos são criados para uma pessoa e não para objectivos ou funções de trabalho);

• não há uma descrição clara das funções operacionais e da separação dos poderes dos especialistas e dos departamentos;

• duplicação das funções administrativas das sucursais e da sociedade de gestão, uma mistura de autonomia e controlo centralizado;

Os empregados foram contratados a tempo inteiro com contratos de trabalho a termo aberto quando, de facto, deveriam ter sido contratados como empregados a termo certo. E agora o seu projecto está concluído.

Automatização dos empregos ou introdução de novos equipamentos/tecnologias/processos de modo a que se torne impossível formar empregados no mais curto espaço de tempo.

Redistribuir o trabalho dos empregados despedidos entre os restantes é uma prática comum. O que pensa sobre isso?

A prática é comum mas ineficaz. Planos claros, uma ligação real entre a realização e a obtenção da recompensa, uma boa campanha de RP, apoiada por relatórios regulares sobre as realizações são os melhores conselhos para lidar com a optimização.

Como despedir empregados para que ainda queiram ser contratados de volta?

Esta só é uma opção se a política da empresa permitir o regresso dos empregados. Normalmente, esta prática é má para a motivação de outros membros da equipa. Ou a lealdade não é um grande valor na empresa, o que é muito invulgar!