Guia passo-a-passo para a implementação de um sistema de controlo dos empregados

A implementação de um sistema de monitorização eficaz é mais complexa do que simplesmente comprar o software de monitorização mais potente e instalá-lo nos computadores do escritório.

O primeiro passo crucial é definir a razão pela qual o sistema de controlo dos trabalhadores é necessário na sua organização. Para melhor identificar a necessidade de controlo, pergunte a si próprio:

• Que problemas estamos a tentar resolver?
• Os empregados cumprem sistematicamente os prazos?
• Estamos preocupados com o empenho e a motivação dos trabalhadores?
• Existem riscos de violações de dados ou de acesso não autorizado a informações sensíveis?
• A nossa organização é obrigada a monitorizar a atividade dos funcionários para fins de conformidade legal ou regulamentar?
• O que pretendemos alcançar com a monitorização? (por exemplo, melhorar a produtividade, aumentar a satisfação dos trabalhadores, garantir a conformidade, etc.)

As respostas a estas perguntas definirão as caraterísticas que o seu futuro sistema de controlo deverá ter.

Agora que já determinou o que gostaria de alcançar com a monitorização, pode dar prioridade às caraterísticas mais vitais do seu sistema. Geralmente, os sistemas de controlo dos empregados podem ter os seguintes grupos de caraterísticas:

• Controlo do tempo:registo de entradas e saídas, folhas de ponto manuais ou automáticas, cálculo de horas extraordinárias, gestão e aprovação de férias e baixas por doença, etc.
• Programação:gestão dos horários dos empregados, controlo da disponibilidade dos empregados, troca de turnos e lembretes e notificações de turnos.
• Controlo da assiduidade:monitorização das ausências dos empregados, pedidos e aprovações de ausências, relatórios sobre padrões de assiduidade e taxas de absentismo.
• Monitorização da atividade no computador:capturas de ecrã, gravação de ecrã, rastreio do histórico de navegação, registo de teclas, controlo da atividade da impressora, monitorização de dispositivos de armazenamento externos, registo do tempo ativo/inativo, etc.
• Gestão do desempenho:determinação das actividades produtivas e improdutivas, estatísticas sobre as aplicações e os sítios mais utilizados, cálculo dos índices de produtividade individual, etc.
• Gestão de projectos:criar projectos, dividi-los em tarefas e atribuí-los aos empregados, controlar o tempo gasto numa tarefa, controlar as metas e os orçamentos, etc.

Além disso, alguns sistemas de controlo de empregados têm capacidades de integração. Podem integrar-se nos actuais sistemas de processamento de salários, gestão de projectos ou sistemas de informação de recursos humanos (HRIS). A integração ajuda a otimizar os cálculos dos salários, a avaliar o desempenho e a simplificar os processos administrativos.

As actividades dos empregados que pretende monitorizar podem ser ilegais na sua jurisdição. É por isso que é essencial estudar os regulamentos laborais e de privacidade aplicáveis. Recomendamos que consulte o seu consultor jurídico antes de implementar a monitorização de colaboradores na sua organização.

Na primeira fase, desenvolveu a ideia de quais os problemas que a futura ferramenta de monitorização deve resolver e quais as caraterísticas que deve ter idealmente. Agora, é altura de explorar o mercado e escolher a solução que melhor se adapta às suas necessidades.

Para além das funcionalidades e capacidades de integração, considere os seguintes factores ao escolher a ferramenta:

• O seu orçamento para software, hardware, implementação e manutenção;
• Escalabilidade: a solução ideal deve ser capaz de crescer com a sua empresa;
• Facilidade de utilização;
• Apoio ao cliente;
• Caraterísticas de segurança e privacidade dos dados;
• Conformidade com os regulamentos laborais e de privacidade relevantes.

Dependendo das suas necessidades, pode optar por opções de monitorização de software ou hardware.

O software de controlo dos empregados difere consoante o modelo de implementação: no local ou baseado na nuvem.

Software baseado na nuvem é alojado pelo programador de software em servidores remotos e acedido através da Internet. Isto significa que não tem de se preocupar com a compra e manutenção de servidores. O software baseado na nuvem é normalmente mais simples e requer apenas três passos para ser implementado: criar uma conta, instalar um agente de monitorização e iniciar sessão para acompanhar os resultados. Este tipo de software está associado a custos iniciais mais baixos e a uma maior acessibilidade e escalabilidade. Pode controlar a atividade dos empregados mesmo que esteja fora da rede da empresa. O software baseado na nuvem é perfeito para empresas com funcionários remotos ou que pretendam maior comodidade.

Software no local é instalado e operado no local físico de uma organização. Este tipo de software requer custos iniciais mais elevados (hardware, licenças de software e instalação) e recursos de TI dedicados para manutenção e actualizações. Em contrapartida, o utilizador recebe controlo total sobre o sistema, os dados recolhidos e as actualizações. O software no local tem potencialmente maior flexibilidade para personalização e maior segurança. No entanto, pode não ser tão escalável e acessível como o software no local. O software no local é perfeito para indústrias com requisitos regulamentares rigorosos.

Os sistemas de controlo dos empregados podem ser autónomos ou um sistema HRIS integrado.

O software autónomo centra-se numa função específica ou numa combinação de funções: controlo de tempo, controlo de tempo e avaliação de desempenho, gestão de projectos, etc. O HRIS oferece um conjunto abrangente de funções de RH, incluindo tempo e assiduidade, folhas de pagamento, benefícios e muito mais. Os sistemas autónomos são muitas vezes mais económicos, mas podem não ter as capacidades de integração de soluções mais abrangentes.

Por último, pode encomendar uma solução desenvolvida por medida, adaptada às necessidades e fluxos de trabalho da sua organização. No entanto, essas soluções são normalmente mais dispendiosas e demoram mais tempo a desenvolver e a manter, razão pela qual são menos populares do que as ferramentas prontas a utilizar.

CleverControl é um poderoso software de controlo dos trabalhadores Acompanha toda a atividade no computador, incluindo texto escrito e copiado, atividade em sítios Web e redes sociais, tempo de inatividade, atividade da impressora e muito mais. A plataforma também oferece funcionalidades de monitorização em direto: transmissão em tempo real dos ecrãs dos funcionários e webcam em direto. O CleverControl regista o início e o fim do dia de trabalho e o tempo ativo/inativo, tornando o acompanhamento do tempo de trabalho automatizado e fácil. A poderosa funcionalidade AI Scoring fornece pontuações de produtividade individuais e breves comentários sobre a atividade dos empregados, eliminando a carga administrativa das avaliações de desempenho.

O CleverControl será a solução perfeita para as organizações que pretendem monitorizar o fluxo de trabalho diário, controlar o tempo de trabalho e garantir que os funcionários estão concentrados em actividades produtivas. Saiba mais sobre as funcionalidades do CleverControl aqui.

Os seus objectivos de monitorização podem exigir a utilização de sistemas de controlo dos trabalhadores por hardware. Estes incluem scanners biométricos, leitores de cartões, aplicações móveis para marcação de entradas e saídas à distância, sistemas de controlo de acesso, videovigilância, etc.

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Comece por criar uma política de monitorização pormenorizada. Esta política deve indicar os objectivos da monitorização e definir o seu âmbito: que actividades serão monitorizadas, que dados serão recolhidos e como serão utilizados. Deve também descrever as medidas de privacidade e segurança dos dados e permitir o acesso dos funcionários aos dados recolhidos.

Quer a sua jurisdição o obrigue a notificar os empregados sobre a monitorização, a honestidade é sempre a melhor política. Informe a sua equipa sobre a monitorização iminente e comunique a política acima referida a todos os funcionários. Certifique-se de que todos compreendem os seus direitos e responsabilidades relativamente à monitorização. Pode também fornecer aos empregados uma cópia da política para os seus registos.

Em algumas jurisdições, é necessária a autorização dos funcionários para determinados tipos de monitorização, como o registo de teclas ou a monitorização de correio eletrónico. Neste caso, deve obter o consentimento escrito ou eletrónico dos funcionários antes de implementar quaisquer métodos de monitorização.

A transparência ajudará a manter a confiança dos empregados e a responder atempadamente a eventuais preocupações e queixas.

Os colaboradores, chefes de equipa e gestores devem saber como utilizar o sistema de monitorização de colaboradores da forma mais eficaz. Manuais de utilizador abrangentes, tutoriais, apresentações e formação prática ajudarão a equipa a compreender o funcionamento do sistema e a obter respostas a eventuais questões.

Poderá querer efetuar um programa piloto antes de implementar o sistema em toda a organização. Escolha um pequeno grupo de funcionários ou um departamento específico e instale o agente de monitorização nos seus computadores. Verifique se o sistema funciona como pretendido e cumpre os objectivos de monitorização e recolha feedback dos participantes e gestores do programa piloto. Se ocorrerem problemas, será mais fácil fazer os ajustes necessários num grupo mais pequeno do que em toda a organização.

Quando estiver seguro de que o sistema de controlo dos empregados funciona como pretendido, pode implementá-lo gradualmente nos departamentos ou grupos de empregados. Nesta fase, recomendamos que acompanhe de perto o sistema para detetar questões técnicas ou problemas inesperados.

Se pretende que o seu sistema de controlo dos trabalhadores seja verdadeiramente eficiente, não deve parar na fase de implementação. O seu software de monitorização pode necessitar de ajustes adicionais; os regulamentos laborais e de privacidade estão a mudar e surgem novas tecnologias de monitorização. É por isso que a monitorização e a otimização contínuas são cruciais para garantir o sucesso a longo prazo do seu sistema de controlo de funcionários.

Para além de monitorizar o desempenho dos funcionários, recomendamos que acompanhe o desempenho do sistema para detetar problemas técnicos ou potenciais melhorias.

Outro método eficaz é recolher o feedback dos funcionários sobre as suas experiências com o sistema. Se existirem preocupações ou queixas, deve abordá-las e ajustar as definições do sistema, os fluxos de trabalho ou a formação com base no feedback dos funcionários.

É fundamental manter-se atualizado sobre as novas tecnologias, as melhores práticas e as alterações regulamentares relacionadas com a monitorização dos trabalhadores. Se as suas práticas de monitorização estiverem em contradição com as últimas actualizações da legislação, deve alterá-las o mais rapidamente possível para evitar consequências legais.

Não se esqueça de atualizar regularmente o software de rastreio para melhorar o seu desempenho, reforçar a segurança dos dados ou acrescentar novas funcionalidades.

Esperamos que este guia completo o ajude a responder à pergunta: "Como posso controlar os meus empregados?". A implementação bem sucedida de um sistema de monitorização dos trabalhadores requer um esforço e atenção contínuos. Necessita de um planeamento cuidadoso, definição de objectivos, escolha e aperfeiçoamento para garantir que satisfaz as suas necessidades comerciais em evolução, melhora a produtividade dos funcionários e melhora o desempenho organizacional global.