Ética da monitorização dos empregados: O que todas as empresas devem considerar

É segunda-feira, 9 da manhã. Liga o seu computador de trabalho e um observador invisível abre o seu livro de registos virtual. Desde então, todas as suas teclas, e-mails, visitas a sites ou consultas de pesquisa serão metodicamente registadas e escrutinadas. Um juiz eletrónico desapaixonado decidirá até que ponto a sua atividade diária é produtiva e comunicará à sua chefia que se atrasou um minuto sequer na hora de almoço. Pensa nisso e arrepia-se. Talvez não faça uma pausa hoje e faça antes aquela tarefa extra. Provavelmente, isso fará com que fique até mais tarde no trabalho, mas a sensação inquietante daqueles olhos electrónicos que seguem todas as suas acções empurra-o para a frente, nunca o deixando relaxar.

Uma cena de um filme de terror empresarial? Infelizmente, é a realidade de milhões de trabalhadores em todo o mundo cujos empregadores não se preocupam com a ética da monitorização dos trabalhadores.

De acordo com os recentes investigação, 78% dos empregadores utilizam software de rastreio para monitorizar a atividade profissional dos empregados. A pandemia da COVID-19 fez disparar a popularidade dos programas de monitorização. Quando as empresas tiveram de passar a trabalhar à distância e os métodos habituais de controlo do desempenho deixaram de se aplicar, os gestores descobriram as vantagens inegáveis do software de monitorização.

É difícil subestimar as vantagens do software de rastreio.

Nos tempos antigos, um gestor tinha de verificar manualmente as folhas de ponto e os relatórios do trabalho efectuado e tomar decisões, muitas vezes tendenciosas, sobre a produtividade de cada empregado. Estas responsabilidades reduziam uma parte significativa do seu tempo de trabalho.

Os trabalhadores também tinham de passar algum tempo a preencher estes relatórios e, dependendo do estilo de gestão da empresa, estes relatórios podiam ser bastante extensos.

O software moderno pode fazê-lo automaticamente em segundos, com uma participação mínima do empregado e do empregador.

Aumentar a produtividade é um dos principais objectivos do software de monitorização de funcionários. O programa recolhe e resume os dados de atividade, como o tempo ativo/inativo, o início e o fim do dia de trabalho, os sites visitados, a utilização de aplicações e muito mais. Estas informações revelam padrões de trabalho, ineficiências, áreas a serem melhoradas e funcionários que podem precisar de apoio extra.

A monitorização dos empregados apoia a responsabilidade e a transparência. Quando os empregados sabem que o seu trabalho é monitorizado, estão normalmente mais inclinados a manterem-se concentrados e a cumprirem os prazos. Além disso, os dados de monitorização podem ajudar a resolver litígios e a clarificar as expectativas.

Alguns softwares de monitorização de funcionários podem ajudar a detetar actividades suspeitas, como o acesso não autorizado a dados confidenciais, instalações de aplicações indesejadas ou transferências invulgares. Graças ao rastreio, as empresas podem identificar potenciais riscos numa fase inicial e proteger os seus sistemas e informações valiosas de forma proactiva.

Como podemos ver, o software de monitorização de funcionários oferece, de facto, benefícios valiosos às empresas. No entanto, deslumbrados com estes benefícios e com a experiência bem sucedida de outras empresas, os empregadores esquecem-se muitas vezes da ética da monitorização dos empregados e das potenciais desvantagens relacionadas.

Implementar a monitorização dos empregados de forma ética pode parecer uma tarefa difícil. Se o equilíbrio for desequilibrado, as desvantagens serão maiores do que os benefícios que o software de monitorização pode trazer. Ao implementar a monitorização, as empresas devem considerar questões como a conformidade legal, a privacidade, potenciais preconceitos e o aumento do stress.

É da responsabilidade de uma empresa estudar as leis e regulamentos de privacidade aplicáveis e garantir que as suas práticas de monitorização estão em conformidade. O tratamento incorreto dos dados dos trabalhadores pode ter consequências legais graves.

A privacidade é uma pedra angular da ética da monitorização de funcionários. O software pode seguir uma vasta gama de actividades, desde as teclas premidas e os e-mails até ao histórico de navegação em sítios Web e até imagens da webcam. Mesmo que tais práticas estejam em conformidade com a regulamentação local, podem minar a confiança dos empregados e criar uma sensação de controlo constante. No futuro, isso levará a uma diminuição da satisfação no trabalho e a um aumento do stress.

Se forem analisados sem cuidado, os dados de monitorização podem ser mal interpretados para visar injustamente funcionários específicos pela sua identidade ou crenças.

Um gestor com preconceitos contra um empregado pode ver a sua utilização extensiva das redes sociais como preguiça e improdutividade. Na verdade, o empregado pode utilizar os chats para fins profissionais.

Por vezes, os empregadores utilizam indevidamente os dados de monitorização para microgerir os trabalhadores ou fazer juízos injustos sobre o seu desempenho.

Por exemplo, um gestor pode utilizar o histórico de navegação de um empregado para o acusar de falta de atenção, sem ter em conta factores como investigação ou emergências pessoais.

Sentir-se constantemente vigiado pode aumentar a ansiedade e a pressão sobre os empregados. Os trabalhadores sentir-se-ão desconfortáveis com a ideia de que todos os seus movimentos são monitorizados. Podem não fazer as pausas necessárias ou cometer erros por receio de que isso prejudique o seu registo de produtividade. Além disso, os trabalhadores receiam que, se não corresponderem às expectativas, possam ser disciplinados ou despedidos. Todos estes factores minimizarão o efeito positivo da monitorização. Em vez de uma força de trabalho produtiva e eficiente, terá trabalhadores stressados, esgotados e insatisfeitos com o seu trabalho.

Quando os empregados não sabem que informações são recolhidas e com que finalidade, ou - pior ainda - não foram informados sobre a monitorização, sentir-se-ão espiados. A sua confiança e lealdade serão arruinadas, o que conduzirá a um ambiente de trabalho tóxico e a um aumento da rotatividade.

A responsabilidade de uma empresa é estar atenta a estas potenciais questões éticas. A monitorização não deve ser necessariamente stressante. O seu impacto depende de vários factores: o tipo de monitorização, o nível de transparência, a política de acompanhamento e a cultura da empresa.

Então, como podemos equilibrar uma monitorização eficaz com ética e respeito pela privacidade? Recomendamos a adoção das seguintes boas práticas.

1. Estudar as leis e regulamentos aplicáveis em matéria de privacidade

   É da responsabilidade da empresa cumprir a legislação estatal e local em matéria de privacidade e de trabalho. Se a sua equipa estiver geograficamente distribuída, deve prestar atenção aos regulamentos não só na área da sua sede, mas também nas áreas onde os seus empregados vivem. Consulte um especialista jurídico para garantir que as suas práticas de monitorização não violam as limitações da recolha de dados.

2. Tornar o controlo objetivo

   Estabeleça objectivos claros para a monitorização dos colaboradores, tais como melhorar a produtividade, reforçar a segurança ou garantir a conformidade. Limite o âmbito da monitorização às actividades que são estritamente necessárias para atingir o objetivo definido. Evite recolher dados desnecessários ou mantê-los durante mais tempo do que o necessário para o seu objetivo.

3. Desenvolver uma política de controlo pormenorizada e transparente

   Uma política de monitorização dos empregados é um conjunto de regulamentos e diretrizes que descrevem as práticas de monitorização na sua organização. Deve definir os seguintes aspectos:

   • Qual é o objetivo do controlo dos trabalhadores?

   • Quem é monitorizado?

   • Que actividades serão controladas?

   • Durante quanto tempo serão conservados os dados?

   • Como serão utilizados os dados de controlo? (por exemplo, avaliação do desempenho, segurança, formação)

   • Quem terá acesso aos dados de controlo?

   • Como serão protegidos os dados recolhidos?

   • Quais são os direitos dos trabalhadores relativamente aos dados recolhidos?

   • Como é que a empresa trata as queixas ou preocupações relativas à monitorização?

   Esta política deve ser facilmente acessível aos trabalhadores. A empresa é responsável por informar atempadamente os trabalhadores de quaisquer alterações a este documento.

4. Tornar as práticas de controlo abertas e transparentes

   Informar o pessoal sobre o software de monitorização e as políticas de monitorização. Explicar o objetivo da monitorização, por exemplo, avaliação do desempenho, segurança ou aumento da produtividade. Divulgar o âmbito da monitorização: que dados serão recolhidos, que dispositivos e actividades serão monitorizados e como serão utilizados os dados.

   Tenha em conta que, à partida, os empregados podem não gostar da ideia de monitorização. Certifique-se de que aborda as suas preocupações e potenciais objecções.

5. Obter o consentimento dos trabalhadores

   A maioria das jurisdições exige que obtenha o consentimento explícito dos empregados para a monitorização, especialmente para as suas formas mais intrusivas, como o registo de teclas ou a vigilância da webcam. A assinatura de um acordo escrito para monitorização é a forma mais conveniente de obter o consentimento.

6. Assegurar um controlo justo e coerente

   A ética da monitorização dos trabalhadores exige que aplique as políticas de monitorização de forma consistente a todos os trabalhadores, evitando práticas discriminatórias. Se monitorizar apenas determinados trabalhadores ou uma equipa, estes podem sentir que não confia neles e ficar ressentidos consigo ou com outros trabalhadores não monitorizados. Além disso, os seus colegas podem começar a tratá-los de forma diferente, o que pode piorar o ambiente no local de trabalho.

   Mesmo que pretenda acompanhar apenas o desempenho de funcionários selecionados, é preferível fazer um acompanhamento geral. Uma monitorização alargada dar-lhe-á mais informações sobre o fluxo de trabalho e poderá revelar ineficiências que desconhece.

   O acompanhamento deve servir para identificar tendências e áreas de melhoria, e não para microgerir funcionários individuais. Reveja regularmente as suas práticas de monitorização para garantir que são justas, eficazes e servem o objetivo definido.

7. Proteger a privacidade e a segurança dos dados

   Defina o âmbito da recolha de dados essencial para atingir o seu objetivo e mantenha-se dentro deste limite. Evite rigorosamente monitorizar os dispositivos pessoais dos empregados ou a sua atividade fora do horário de trabalho. Se um colaborador utilizar o seu dispositivo pessoal para trabalhar, o software deve ter a opção de interromper a monitorização manualmente ou de a monitorizar automaticamente apenas durante as horas de trabalho predefinidas.

   Se possível, evite recolher informações confidenciais. Caso contrário, utilize a anonimização dos dados, para que estes não possam ser associados a funcionários específicos.

   Aplicar medidas de segurança fortes para os dados de monitorização recolhidos. Utilize palavras-passe fortes, autenticação de dois factores e encriptação de dados sempre que possível. Restringir o acesso aos dados de monitorização ao pessoal autorizado com base na necessidade de conhecimento.

A utilização ética do software de monitorização de funcionários pode assemelhar-se a uma corda bamba em que um passo em falso pode arruinar a confiança dos funcionários e causar repercussões legais. No entanto, com uma abordagem responsável e equilibrada, as empresas podem usufruir dos benefícios da monitorização sem comprometer os princípios éticos. É da responsabilidade de uma empresa dar prioridade à transparência, à justiça e ao consentimento dos funcionários, se se esforçar por criar um ambiente de trabalho em que a tecnologia seja utilizada para aumentar a produtividade e o desempenho.