Qual dos seus empregados pode ser despedido sem qualquer prejuízo para o negócio?

Como pode o sistema automatizado de monitorização de funcionários ajudar na gestão de RH em pequenas e médias empresas e poupar o seu dinheiro, determinando quais dos seus funcionários são supérfluos.

Pessoas supérfluas

Parece que a parte mais difícil de despedir empregados é informar uma pessoa insuspeita de que os seus serviços já não são necessários. Na realidade, o despedimento é um processo que é tão complexo e dispendioso como a contratação.

Um amigo meu que é um homem de negócios não pôde continuar com o seu novo subordinado e seis meses depois despediu-o, explicando que o empregado "não compreendia a estrutura do negócio". Um mês depois, o empregado despedido foi contratado por um concorrente e, após um curto período de tempo, conseguiu alcançar resultados excepcionais na sua nova empresa. Então o meu amigo, em vez de admitir o seu erro (e foi certamente um erro), apresentou outra explicação: os concorrentes pagam mais.

Para evitar tais situações, os gestores têm de avaliar a eficácia dos empregados, baseando a avaliação em critérios objectivos e não em algumas provas circunstanciais como "compreensão da estrutura de uma empresa". O enfoque nas percepções pessoais de um bom empregado abstracto é um caminho directo para a dissolução da empresa.

Para optimizar devidamente o seu pessoal, é necessário estabelecer exactamente quais as acções que devem ser levadas a cabo para o cumprimento de cada tarefa. Com o rastreio automatizado do tempo e presença quando todos na empresa têm um conjunto estabelecido de aplicações e locais que utilizam para desempenhar as suas funções, o pacote "funcionário - função - ferramenta" funciona sem falhas. Por isso, aqueles que caem deste pacote podem despedir-se relativamente sem problemas.

A maioria das empresas que utilizam sistemas automatizados de controlo do tempo e presença identificam quatro tipos de "empregados supérfluos".

"Slackers"

Razão de despedimento: eles não fazem nada

A monitorização da actividade informática dá uma imagem completa de como corre o dia de trabalho de cada empregado. A experiência dos nossos utilizadores com 40 ou mais membros do pessoal mostra que em qualquer equipa de trabalho há pelo menos dois empregados que estão fisicamente presentes no local de trabalho mas que não desempenham quaisquer funções úteis.

Não há problema se um empregado entrar numa rede social durante 15 minutos antes do início de um dia de trabalho. Mas se em vez disso forem cinco horas por dia a jogar jogos online, tem todos os motivos para reconsiderar se precisa mesmo deste membro do pessoal.

O surgimento de ociosos inveterados numa empresa é possível se o gestor da empresa vir o problema da organização do trabalho como "resolvido de uma vez por todas" e não controlar o processo de trabalho com uma certa periodicidade. Mesmo os melhores de nós tendem a afrouxar um pouco quando o controlo é enfraquecido.

A separação com os "folgados" normalmente não comporta riscos como mostra o exemplo real de um dos nossos utilizadores: um dos chefes de departamento da empresa descobriu a demissão de um dos seus subordinados apenas dois dias depois de este ter deixado de aparecer no escritório.

"Assistentes"

Motivo do despedimento: eles fazem o trabalho de outra pessoa

Se um funcionário utiliza frequentemente programas ou sites que não se destinam a ajudá-lo a desempenhar responsabilidades pessoais de trabalho que possam significar que essa pessoa faz o trabalho de outra pessoa. De facto, estes empregados podem não ter quaisquer tarefas ou projectos próprios e todo o seu tempo é gasto em trabalhos que não podem ser verificados ou avaliados utilizando qualquer escala objectiva.

Nas empresas onde os gestores de linha distribuem de forma independente as responsabilidades entre os funcionários e controlam o trabalho do seu departamento, há sempre vários funcionários que podem ser encarregados de apoiar alguém ou ajudar uma equipa de projecto em alguma área específica do projecto.

A separação com um "assistente" será praticamente sem problemas para o pessoal da empresa, uma vez que os empregados que anteriormente utilizaram os seus serviços farão o trabalho eles próprios. Isto promove a distribuição uniforme da carga de trabalho para todos os empregados e o fundo salarial pode ser reafectado em favor de trabalhadores mais produtivos.

"Peritos da delegação"

Motivo do despedimento: deslocam o seu trabalho para os outros

Frequentemente residem em departamentos onde todos os empregados têm funções semelhantes. Normalmente, uma tarefa é atribuída a um departamento como um todo e os funcionários distribuem entre si as responsabilidades e a carga de trabalho necessária para completar a tarefa.

Por exemplo, três empregados de um departamento de logística tiveram de introduzir 1.000 novos itens na base de dados numa semana. A tarefa podia ser executada com precisão e a tempo, mas se observarmos como os três empregados usaram computadores para o trabalho, verificamos que dois deles passaram 95% do tempo de trabalho em bases de dados empresariais e em Excel, mas o terceiro passou apenas 35% do tempo lá. Isto significa que o trabalho de todo o departamento foi efectivamente realizado por duas em cada três pessoas.

A julgar pela experiência, este estado de coisas pode surgir mesmo numa empresa com tão pouco quanto 10 membros do pessoal. Há sempre três ou quatro pessoas que assumem a maior parte da carga de trabalho e, por isso, o resto dos empregados tem a falsa sensação de que as cargas individuais também podem ser parcialmente transferidas sobre eles.

"Faz-tudo"

Motivo do despedimento: fazem muito trabalho mas dificultam mais do que ajudam

Cada empregado tem uma série de deveres reflectidos no contrato de trabalho e na descrição da função. E ele ou ela tem de as desempenhar. Mesmo que os empregados se distraiam do seu trabalho não por assuntos pessoais, mas por uma necessidade de ajudar um colega, continua a ser um problema.

Os executivos de negócios não têm capacidade de procurar no computador de cada empregado, pelo que é possível que nunca aprendam que, por exemplo, o gestor de vendas da empresa utiliza o Word com mais frequência do que o necessário (para escrever propostas comerciais e essencialmente fazer o trabalho do departamento de marketing) ou consulta os clientes sobre as capacidades técnicas de um produto muito (que é o trabalho de apoio técnico), embora a única função do gestor de vendas seja vender.

"Valetes de todos os ofícios" fazem muitas coisas ao mesmo tempo, mas ou nunca levam nenhuma delas ao fim ou fazem todas elas igualmente mal porque saltam de tarefa em tarefa e estão constantemente distraídos. Mesmo que estejam sempre muito carregados de trabalho e ocupados com algo a toda a hora, é impossível medir a sua contribuição para o custo do produto. E esta é uma razão suficiente para despedir tal empregado.

Qual dos seus empregados pode ser despedido sem qualquer prejuízo para o negócio?