Qual dos seus empregados pode ser despedido sem qualquer prejuízo para o negócio?

Como pode o sistema automatizado de monitorização de funcionários ajudar na gestão de RH em pequenas e médias empresas e poupar o seu dinheiro, determinando quais dos seus funcionários são supérfluos.

Parece que a parte mais difícil de despedir empregados é informar uma pessoa insuspeita de que os seus serviços já não são necessários. Na realidade, o despedimento é um processo que é tão complexo e dispendioso como a contratação.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

Razão de despedimento: eles não fazem nada

A monitorização da actividade informática dá uma imagem completa de como corre o dia de trabalho de cada empregado. A experiência dos nossos utilizadores com 40 ou mais membros do pessoal mostra que em qualquer equipa de trabalho há pelo menos dois empregados que estão fisicamente presentes no local de trabalho mas que não desempenham quaisquer funções úteis.

Não há problema se um empregado entrar numa rede social durante 15 minutos antes do início de um dia de trabalho. Mas se em vez disso forem cinco horas por dia a jogar jogos online, tem todos os motivos para reconsiderar se precisa mesmo deste membro do pessoal.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

Motivo do despedimento: eles fazem o trabalho de outra pessoa

Se um funcionário utiliza frequentemente programas ou sites que não se destinam a ajudá-lo a desempenhar responsabilidades pessoais de trabalho que possam significar que essa pessoa faz o trabalho de outra pessoa. De facto, estes empregados podem não ter quaisquer tarefas ou projectos próprios e todo o seu tempo é gasto em trabalhos que não podem ser verificados ou avaliados utilizando qualquer escala objectiva.

Nas empresas onde os gestores de linha distribuem de forma independente as responsabilidades entre os funcionários e controlam o trabalho do seu departamento, há sempre vários funcionários que podem ser encarregados de apoiar alguém ou ajudar uma equipa de projecto em alguma área específica do projecto.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

Motivo do despedimento: deslocam o seu trabalho para os outros

Frequentemente residem em departamentos onde todos os empregados têm funções semelhantes. Normalmente, uma tarefa é atribuída a um departamento como um todo e os funcionários distribuem entre si as responsabilidades e a carga de trabalho necessária para completar a tarefa.

Por exemplo, três empregados de um departamento de logística tiveram de introduzir 1.000 novos itens na base de dados numa semana. A tarefa podia ser executada com precisão e a tempo, mas se observarmos como os três empregados usaram computadores para o trabalho, verificamos que dois deles passaram 95% do tempo de trabalho em bases de dados empresariais e em Excel, mas o terceiro passou apenas 35% do tempo lá. Isto significa que o trabalho de todo o departamento foi efectivamente realizado por duas em cada três pessoas.

A julgar pela experiência, este estado de coisas pode surgir mesmo numa empresa com tão pouco quanto 10 membros do pessoal. Há sempre três ou quatro pessoas que assumem a maior parte da carga de trabalho e, por isso, o resto dos empregados tem a falsa sensação de que as cargas individuais também podem ser parcialmente transferidas sobre eles.

Motivo do despedimento: fazem muito trabalho mas dificultam mais do que ajudam

Cada empregado tem uma série de deveres reflectidos no contrato de trabalho e na descrição da função. E ele ou ela tem de as desempenhar. Mesmo que os empregados se distraiam do seu trabalho não por assuntos pessoais, mas por uma necessidade de ajudar um colega, continua a ser um problema.

Os executivos de negócios não têm capacidade de procurar no computador de cada empregado, pelo que é possível que nunca aprendam que, por exemplo, o gestor de vendas da empresa utiliza o Word com mais frequência do que o necessário (para escrever propostas comerciais e essencialmente fazer o trabalho do departamento de marketing) ou consulta os clientes sobre as capacidades técnicas de um produto muito (que é o trabalho de apoio técnico), embora a única função do gestor de vendas seja vender.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.