Roubo de funcionários: Uma epidemia silenciosa que custa biliões às empresas

Imagine um ladrão invisível a sugar silenciosamente milhões dos cofres da sua empresa. O roubo de funcionários, uma ameaça generalizada e muitas vezes negligenciada, é exatamente isso.

De acordo com a Exploding Topics, um número impressionante de 50 mil milhões de dólares é roubado anualmente às empresas americanas pelos seus próprios empregados. As empresas perdem cerca de 5% das suas receitas devido ao facto de os trabalhadores roubarem dinheiro, propriedade física ou realizarem fraudes financeiras.

Para além das perdas financeiras, os roubos de funcionários corroem a confiança, prejudicam a moral e põem em risco a reputação da sua empresa. A verdade é que o furto no local de trabalho não é um problema isolado - é uma ameaça que paira sobre todos os sectores, afectando empresas de todas as dimensões.

Este artigo servirá de guia, esclarecendo as diferentes formas que o roubo de funcionários pode assumir, as suas consequências de longo alcance e, mais importante, as medidas concretas que pode tomar para o prevenir e detetar na sua organização.

O roubo de funcionários não é um crime único; manifesta-se em vários comportamentos enganadores, grandes ou pequenos, dependendo do sector e da posição do funcionário. Tirar um bloco de notas autocolantes ou uma caneta pode não parecer grande coisa - mas, tecnicamente, até isso é um furto que está a destruir os recursos da sua empresa.

Vejamos quais as formas de roubo a que os vários sectores são mais susceptíveis.

O retalho é um campo fértil para todos os tipos de fraude. Por exemplo, os retalhistas americanos perdem até 43% das receitas devido ao roubo de empregados.

O roubo nesta indústria inclui:

• Roubo de caixa registadora: os trabalhadores podem manusear grandes quantidades de dinheiro diariamente, o que lhes dá espaço para esquemas obscuros. Estes esquemas incluem a extração de fundos antes de serem registados no sistema, muitas vezes através de transacções fraudulentas ou do embolso de pagamentos em dinheiro.

  Caso 1. Alguns empregados são extraordinariamente criativos em tais esquemas. O CleverControl trabalhou com um pequeno retalhista offline que oferecia um programa de cartões de bónus para clientes fiéis. Um caixa sem escrúpulos concebeu um esquema para explorar este sistema. Ele deduzia discretamente os bónus dos cartões dos clientes para cobrir uma parte ou mesmo a totalidade do preço da compra. No entanto, continuava a cobrar ao cliente o preço total em dinheiro. Desta forma, embolsava a diferença entre o custo real e o montante pago com bónus.

• Roubo de mercadorias é o roubo de produtos para uso pessoal ou revenda. As empresas de retalho são particularmente vulneráveis a este tipo de furto: os empregados têm muitas oportunidades de meter ao bolso pequenos artigos, roupas, alimentos e até aparelhos tecnológicos.

• Manipulação de inventário envolve práticas enganosas que distorcem os registos de inventário. Os empregados podem falsificar relatórios de danos para reclamar produtos inexistentes em proveito próprio. Os caixas podem também anular transacções de venda legítimas, fingindo que o cliente mudou de ideias. Podem então ficar com o dinheiro ou utilizar o recibo anulado para processar uma devolução fraudulenta para si próprios ou para um cúmplice. Este esquema também pode ser feito com devoluções de mercadorias - processar uma devolução sem receber efetivamente os artigos.

O sector financeiro é outro dos mais susceptíveis de ser alvo de roubo. Os esquemas de fraude neste domínio são os seguintes:

• Desfalque refere-se à apropriação indevida de fundos ou bens confiados para ganho pessoal. Um funcionário de confiança pode desviar fundos da empresa para seu uso pessoal.

• Fraude em contas de despesas implica que os empregados apresentem relatórios de despesas inflacionados ou falsos para reivindicar despesas pessoais como custos comerciais.

• Manipulação de registos financeiros Os empregados podem alterar os registos financeiros para ocultar desfalques ou outras formas de roubo. Estas manipulações podem dificultar a deteção de actividades fraudulentas e ter consequências legais graves.

  Caso 2. Um ato descarado de roubo interno veio a lume numa sucursal de uma empresa quando um antigo empregado contactou o escritório da empresa. O homem questionou por que razão continuava a receber formulários W-2 e a pagar impostos sobre salários que nunca tinha recebido. A investigação descobriu que a diretora-geral tinha introduzido fraudulentamente o antigo empregado no sistema de salários durante dois anos. De seguida, embolsou o salário pago em nome do falso empregado.

O trabalho no sector da hotelaria e restauração está frequentemente associado a uma baixa remuneração, a más condições de trabalho, a um stress avassalador e ao esgotamento da comunicação com o cliente. Nestas condições, o empregado pode não resistir à tentação quando a oportunidade se apresenta, como uma coisa esquecida ou uma gaveta de dinheiro aberta.

Os furtos mais frequentes no sector da hotelaria e restauração são os seguintes

• Roubo de dinheiro das caixas registadoras é quando os empregados podem roubar dinheiro diretamente das caixas dos restaurantes ou das recepções dos hotéis.

• Embolsar gorjetas destinadas a colegas: os empregados que juntam as gorjetas podem roubar uma parte destinada aos seus colegas. Este comportamento não só prejudica a empresa, como também cria tensão e desconfiança entre os funcionários.

• Cobrança excessiva aos clientes: os empregados podem acrescentar itens não autorizados às facturas ou inflacionar os preços para benefício pessoal.

  Caso 3. As mentes criminosas aparecem na indústria hoteleira tal como no comércio a retalho, concebendo esquemas complexos para obter lucros, como no caso seguinte.

  O diretor-geral do hotel recebeu uma chamada de reclamação de um hóspede relativamente a uma estadia anterior, pedindo um reembolso. Após uma breve investigação, descobriu que a estadia do hóspede não estava registada no sistema, com o quarto em questão marcado como não disponível devido à limpeza da alcatifa nesse dia.

  Um inquérito mais aprofundado revelou uma descoberta surpreendente: o pessoal da auditoria nocturna e uma governanta, que mantinham uma relação íntima, tinham-se conluiado para embolsar os pagamentos dos hóspedes que pagavam em dinheiro e que faziam o check-in à noite para estadias de uma só noite. A auditoria nocturna aceitava pagamentos em dinheiro, fazia o check-in dos hóspedes e assinalava os quartos como "fora de serviço". De manhã, a governanta limpava o quarto e colocava-o no estado de vago/limpo.

  Este esquema fraudulento persistiu durante cinco anos, sem ser detectado pela administração, e resultou numa perda estimada de aproximadamente 100 000 dólares.

Os furtos em escritórios podem assumir formas pouco evidentes e, por vezes, parecerem insignificantes; no entanto, podem ter consequências graves para a sua empresa. Eis o que os empregados de escritório costumam roubar:

• Material de escritório: Embora pareça insignificante, a acumulação de material de escritório roubado, como papel, canetas ou cartuchos de toner, pode representar custos significativos ao longo do tempo. Sim, a utilização de impressoras de escritório para fins pessoais também conta como roubo.

• Equipamento: O roubo de equipamento, como computadores portáteis, tablets ou ferramentas especializadas, pode perturbar as operações e conduzir a violações de dados.

• Violações de dados: Os funcionários com acesso a informações sensíveis podem roubar dados de clientes, segredos comerciais ou propriedade intelectual. Esta situação pode ter graves repercussões legais e financeiras para as empresas de todos os sectores, especialmente as dos sectores financeiro e tecnológico.

• Roubo de tempo: Os trabalhadores que desperdiçam tempo durante o horário de trabalho, por exemplo, fazendo pausas demasiado longas ou efectuando recados pessoais, roubam essencialmente ao seu empregador. O roubo de tempo pode ser um problema em ambientes onde as horas de trabalho não são rigorosamente controladas.

Tal como acontece em ambientes de retalho e de escritório, os empregados do sector da indústria transformadora roubam materiais, ferramentas ou produtos acabados para uso pessoal ou revenda. Estes furtos podem perturbar os calendários de produção e causar perdas financeiras significativas.

O roubo de trabalhadores pode ter um impacto significativo na sua empresa de várias formas, muito para além das consequências financeiras óbvias.

De acordo com o TechJury, 75% dos empregados já roubaram o seu empregador pelo menos uma vez; mais de 37% fizeram-no pelo menos duas vezes. Três em cada dez empregados ladrões já o fazem há anos.

Em consequência, o roubo de trabalhadores rouba às empresas uns espantosos 50 mil milhões de dólares por ano e está na origem de mais de 30% das falências nos EUA.

O roubo por parte dos empregados é responsável por 28% das perdas de inventário e 43% da perda de receitas no retalho, com cada empregado desonesto a custar, em média, 1 551,66 dólares a uma empresa.

Em média, um incidente de desfalque leva a perdas de $357.650. Este montante inclui não só as perdas directas por fraude, mas também as indirectas, como as despesas com despedimentos e contratações de empregados, o aumento das despesas com auditorias e segurança e a perda de clientes.

O roubo de tempo é subtil e inocente à primeira vista, mas conduz a perdas tangíveis - cerca de 400 mil milhões de dólares por ano, afectando 75% das empresas. Mais de 40% dos empregados cometem uma ou outra forma de roubo de tempo, desde inflacionar as suas horas de trabalho até fazer pausas frequentes sem ter o cartão de ponto.

O furto por parte de funcionários pode minar a confiança dos clientes e prejudicar a reputação da sua empresa. Quando os clientes descobrem que os funcionários andam a roubar, ficam preocupados com a segurança das suas informações ou com a integridade geral da empresa. As consequências para a reputação também incluem a perda de clientes, a desconfiança dos accionistas e a diminuição dos lucros.

O roubo interno pode gerar suspeitas e desconfiança entre os funcionários. Os funcionários honestos que descobrem o furto podem sentir-se desencorajados e questionar o compromisso da empresa com um tratamento justo. O furto pode ter um impacto negativo na moral e na cultura do local de trabalho, levar a um aumento do desgaste dos funcionários e até mesmo a custos de recrutamento mais elevados para compensar a reputação da empresa.

O combate ao roubo de funcionários requer uma abordagem abrangente que combine medidas preventivas com estratégias de deteção eficazes. Aqui estão alguns passos importantes que pode tomar:

• Estabeleça políticas empresariais claras e concisas que definam os comportamentos aceitáveis e inaceitáveis. Estas devem abordar explicitamente o furto por parte dos empregados e as suas consequências.
• Implementar um sistema de segregação de funções. Isto significa separar tarefas críticas como a autorização de pagamentos, o manuseamento de dinheiro e a reconciliação de contas para minimizar as oportunidades de um único funcionário cometer e ocultar roubos.
• Realizar auditorias internas regulares para identificar quaisquer discrepâncias ou actividades suspeitas.

• Utilize câmaras de segurança em locais estratégicos para impedir roubos e monitorizar a atividade dos empregados.
• Implementar sistemas de controlo de acesso para restringir o acesso a áreas e informações sensíveis com base nas funções e responsabilidades profissionais.
• Invista em sistemas modernos de ponto de venda (POS) com funcionalidades que monitorizam as transacções individuais dos empregados e evitam anulações ou descontos não autorizados.
• O software de monitorização de funcionários, como o CleverControl, pode ser outra ferramenta na sua defesa contra o roubo de funcionários. Embora não deva ser a única solução, pode fornecer informações valiosas sobre a atividade dos funcionários. Ao monitorizar a utilização do computador, o histórico de navegação na Internet, as teclas premidas, as capturas de ecrã e ao utilizar o reconhecimento facial, pode detetar comportamentos suspeitos que podem justificar uma investigação mais aprofundada. Além disso, a consciência de estar a ser monitorizado pode dissuadir aqueles que estão a pensar em roubar. O software que monitoriza a produtividade dos funcionários também é perfeito para combater o roubo de tempo. É crucial implementar políticas claras e obter o consentimento dos funcionários antes de utilizar esse software.

• Promover uma cultura empresarial que privilegie a honestidade, a integridade e o comportamento ético.
• Dar o exemplo - demonstrar uma conduta ética de cima para baixo.
• Criar canais de comunicação anónimos para encorajar os funcionários a comunicar suspeitas de irregularidades sem receio de retaliação.

• Realizar programas de formação regulares para educar os funcionários sobre as políticas da empresa em matéria de roubo e fraude.
• Informar os empregados sobre os diferentes tipos de furto e as suas consequências.
• Salientar a importância de salvaguardar os activos da empresa e de proteger as informações sensíveis.

Ao implementar estas medidas preventivas e de deteção, pode reduzir significativamente a sua vulnerabilidade ao roubo de trabalhadores e proteger a sua empresa das suas devastadoras consequências financeiras e de reputação.

O roubo de funcionários, embora muitas vezes oculto, pode infligir danos significativos à sua empresa. As perdas financeiras, os danos à reputação e a erosão da moral dos funcionários destacam a necessidade crítica de medidas proactivas. A boa notícia é que não é impotente. Ao implementar as estratégias descritas neste artigo, pode construir uma defesa fortificada contra o roubo de funcionários.