Tendências de monitorização dos empregados em 2024

2023 has been quite a ride for technology enthusiasts, with AI dominating a good amount of debates and conversations. It has also been a year where organisations have looked to improve upon their operational workflows in the backdrop of different working setups.

Mas uma coisa que se manteve igual, ou talvez se tenha tornado ainda mais profunda ao longo dos debates, é a noção de garantir uma excelente produtividade no trabalho. É aqui que a utilização das soluções correctas de monitorização de funcionários se torna prudente.

As enterprises strive to improve workplace productivity, they must be aware of what's transpiring in the employee monitoring space going into 2024.

As coisas estão a evoluir para sempre!

According to Gartner, large organisations will dedicate more than $2.5 million annually to ensure privacy in the face of evolving regulations. The consulting giant also predicts that privacy regulations will guard 75% of the world population's personal data by 2024.

In the employee monitoring space, this has a significant bearing. The concept of employee surveillance has always been a matter of profound discourse across continents. That's why we see various regulations like GDPR in Europe and CCPA in the USA governing how organisations use employees' data. And this is understandable, considering the several security implications associated with the housing of sensitive data. There's also the "employee consent" element that needs to be considered here.

Então, o que se pode esperar no espaço de monitorização dos empregados à medida que os regulamentos sobre dados se tornam mais abrangentes e mais rigorosos? Bem, há duas maneiras de o ver:

• The strategic perspective in how organisations go about their employee monitoring activities

• The technology perspective that takes into account the underlying technical infrastructure and how it lends security support to the surveillance initiatives

Perspetiva estratégica

No que diz respeito à estratégia operacional, mais organizações irão inclinar-se para:

• Desenvolvimento de uma política abrangente que tenha em conta as restrições legais e éticas da vigilância dos trabalhadores

• Involving employees in discussions about monitoring productivity. Fostering trust and transparency will be key here because employees would want their personal data to be private, and understandably so. In a recent survey, about 93% of employees displayed concern about their personal data in the face of distributed working models. Although this survey was specific to India, it would be safe to assume that this is, in fact, a reflection of what's ahead for the world.

• Consulta de peritos externos para avaliar as práticas de controlo dos trabalhadores e verificar se estão em conformidade com a evolução da regulamentação

• Rever regularmente as melhorias de produtividade em todos os sectores para compreender se a prática está a funcionar e o que precisa de ser melhorado para garantir a privacidade dos dados

Perspetiva tecnológica

O debate entre a nuvem e o local já dura há vários anos. Na maior parte dos casos, as soluções no local ficaram em segundo plano devido às múltiplas vantagens em termos de flexibilidade, escalabilidade, acessibilidade, etc., que a nuvem oferece.

However, there's a growing trend of organisations now preferring on-premise solutions for use cases where sensitive data is involved. To substantiate this further, we've seen some of our clients and potential clients inclining towards CleverControl On-Premise — a full-blown employee monitoring platform with all the functionalities of its cloud counterpart.

Esta tendência pode ser atribuída ao facto de as implementações no local permitirem às empresas armazenar os dados internamente e definir uma estratégia concreta para o tratamento da informação. Normalmente, estão mais bem equipadas com uma solução deste tipo quando operam em sectores altamente regulamentados, como os cuidados de saúde, as finanças, etc.

Isto não quer dizer que as implementações na nuvem sejam menos importantes. De facto, têm sido as soluções de eleição há já alguns anos e a barreira de entrada para a utilização de um programa de monitorização de funcionários baseado na nuvem é bastante baixa. Mas algumas organizações também começaram a explorar as opções no local, e isso pode significar uma tendência definitiva da infraestrutura de TI para 2024.

This year, Microsoft announced the integration of Copilot (the Generative AI solution) with the Microsoft Power Platform. The Power Platform constitutes a variety of apps associated with coding, website creation, etc.

Mas para manter o discurso atual específico, vamos concentrar-nos numa das aplicações, ou seja, o Power BI. É uma solução popular de business intelligence. A introdução do Copilot ao Power BI significou duas coisas:

• Os utilizadores podem simplesmente descrever os conhecimentos que procuram através de afirmações/perguntas e o Power BI apresentará instantaneamente os dados mais pertinentes.
• O Copilot criará resumos e relatórios altamente personalizados das iniciativas analíticas que uma empresa tenha empreendido.

Consideremos agora o domínio da vigilância dos trabalhadores. As organizações procuram invariavelmente melhorar a eficiência operacional, reduzindo o desperdício de tempo e esforço. Dispõem de soluções de monitorização dos trabalhadores que geram conhecimentos com base em padrões de produtividade. Mas agora, podem fazer mais com menos.

As organizações poderão agora interagir com a ferramenta em linguagem natural, procurar conhecimentos altamente específicos (sob a forma de visualizações) e fazer um brainstorming com a ferramenta para traçar um plano estratégico para, por exemplo, aumentar ainda mais a produtividade dos empregados.

A esta luz, eis alguns exemplos de cenários que podem ocorrer muito em breve:

• Imagine engaging with the employee monitoring tool in natural language and being very specific with your queries—for example—"What are the productivity improvements for Team A in October as compared to September and August?"
• Imagine a solução de monitorização a alertar automaticamente sobre picos de produtividade ou roubo de tempo, juntamente com uma lógica que poderia ter permitido que isso acontecesse. Sem necessidade de configuração manual!
• Imagine criar relatórios de produtividade hiper-personalizados para diferentes departamentos com o simples clique de um botão.

De facto, as possibilidades são múltiplas. É claro que isto não significa que o espaço evoluirá exatamente como os cenários descrevem. Tudo dependerá do que os utilizadores procuram e da forma como a inclusão da Gen AI é capaz de responder a isso, ao mesmo tempo que trabalha com a configuração tecnológica existente. No entanto, uma coisa é certa: haverá muito valor acrescentado.

For the sake of optimism, this prediction from McKinsey is one to abide by:

"Generative AI could add the equivalent of $2.6 trillion to $4.4 trillion annually across the 63 use cases we analysed—by comparison, the United Kingdom's entire GDP in 2021 was $3.1 trillion."

The good thing about employee surveillance today is that it's not just about bringing forth a set of performance metrics and basing every decision on that. In our conversations with C-level executives, we have seen them realise and relay that there may be different reasons for low productivity—professional and personal. They also consider how the workplace models have changed over the past two or three years. And so, not everything needs to be the same.

Então, como é que a monitorização progressiva se pode tornar no futuro?

Partilha de feedback em tempo real

Safe to say, the annual, bi-annual, and even quarterly reviews are losing their sheen in the face of real-time feedback mechanisms. The employee monitoring solutions today facilitate extensive data analysis. Through the help of AI, they can also aid in predictive analytics. Such insights can easily inform what improvements need to be made and where employees have performed well.

Utilizar estas informações para dialogar em tempo real com os colaboradores é fundamental para criar um clima de transparência e motivação. Desta forma, a monitorização dos trabalhadores não parece ser uma tarefa difícil aos olhos dos trabalhadores. Em vez disso, vêem-no como uma intervenção viável para darem o melhor de si próprios.

Experimentação de métodos não tradicionais

At the start of this year, we published a study about an extra day off helped increase employee productivity by 5%. We surveyed several of our clients who experimented with the 4-day workweek to understand if they had seen any potential improvements that the media has been raving about. The findings were intriguing. In fact, one of the clients reported the active time to have increased to 79% from 71% within one week of implementation.

O CleverControl foi fundamental durante toda esta experiência porque os nossos clientes documentaram todas as melhorias de produtividade através da análise do tempo ativo e inativo registado na solução.

No final da experiência, uma série de empresas registou melhorias significativas na produtividade. A experimentação, apoiada por uma solução de monitorização, abriu caminho a conhecimentos sem precedentes sobre o que poderia funcionar bem para a força de trabalho.

No futuro, à medida que as soluções de monitorização dos funcionários se tornarem mais sofisticadas, as organizações terão mais margem de manobra para ver se diferentes configurações podem funcionar bem para envolver e motivar os funcionários. Para aqueles que tomarem a iniciativa desta experimentação, isso abrirá caminho para uma monitorização progressiva em 2024 e mais além.

A lot can be thought of in terms of the employee monitoring trends that can transpire over the next few years. Technological interventions like predictive analytics, Generative AI, facial recognition, and more are already making their way into surveillance solutions. But there is also the qualitative side, where organisations need to ensure that their internal policies are in line with what their employees expect, especially in the face of distributed working models.

Striking a balance between the two will help enterprises leverage the potential of new-age employee monitoring solutions in amplifying productivity to a great extent.

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