Monitorização ou Vigilância dos Empregados?

A gestão do tempo é uma parte muito importante do processo de organização do trabalho em qualquer empresa. Contudo, se alguns gestores tendem a fazer vista grossa às liberdades de alguns empregados, outros utilizam métodos de controlo total. Mas que abordagem é mais produtiva e não vai muito longe, pode descobrir a partir deste artigo.

De acordo com os peritos, existem três tipos de empregados em qualquer empresa. São especialistas de alto desempenho, empregados médios que desempenham as suas funções "OK", e aqueles que não conseguem cumprir os planos e violam regularmente a disciplina. E para cada um destes empregados, os executivos devem ter uma abordagem diferente. "É evidente que se pode fechar os olhos a casos raros de empregados profissionais de valor estarem atrasados", diz a Professora de Negócios Sara Ramos, "relativamente à segunda categoria tem de se manter a par de qualquer atraso, descobrir a sua razão, e, dependendo da relevância da razão, tomar uma decisão apropriada. A reparação é possível nestes casos.

Se o empregado se atrasar repetidamente e a razão para tal for insignificante, a reprimenda pode estimular o empregado a corrigir o seu comportamento e a melhorar a qualidade do trabalho. Ignorar estes factos, pelo contrário, será o incentivo para uma maior negligência e o subsequente atraso. Se a razão do atraso for válida, o empregado pode ser perdoado". Deve usar uma táctica diferente com violadores de disciplina consistentes. Neste caso, é necessária uma reprimenda, mas com feedback. "O número permitido de violações de disciplina é diferente em cada empresa, devem ser regidas pelo Código de Conduta de Negócios e normas empresariais", diz Sara Ramos, "Quanto mais existirem interpretações individuais sobre esta questão, mais ela provoca funcionários negligentes".

Os peritos notam que a questão não está na quantidade de tempo durante o qual o empregado está atrasado, mas sim na regularidade do atraso. É isso que conduz, em última análise, a uma diminuição da produtividade. "O atraso pode ser sistemático ou uma rara excepção no comportamento do empregado", diz o bloguista Jesse Allen, "O castigo por isso é apropriado quando o empregado o faz repetidamente e não tomou quaisquer medidas para eliminar as razões do atraso. No entanto, recomenda-se por vezes ajudar o empregado a descobrir as razões e ajudá-lo a melhorar a pontualidade".

Para além do atraso, a produtividade pode ser significativamente reduzida pelos empregados que levantam questões pessoais durante o horário de trabalho. Como salientado pelos executivos, os empregados mais "engenhosos" podem mesmo iniciar o seu próprio negócio e retirar recursos à empresa, como roubar clientes, por exemplo. "A actividade de qualquer empregado pode ser tanto produtiva como improdutiva", diz o líder do Projecto CleverControl Christopher Hughes, "Se o gestor da SMM-marketing passar tempo no Facebook, ele ou ela trabalha para o desenvolvimento da empresa. E se o mesmo é feito por um programador, é um assunto pessoal. Da mesma forma, os sites de procura de emprego quando visitados por um gestor de RH tornam-se uma ferramenta para resolver os problemas da empresa, mas quando visitados por um vendedor, tornam-se um sinal da intenção do empregado de sair". Assim, para cada profissão há a sua própria lista de programas e sítios web produtivos e improdutivos.

Para os executivos de monitorização de empregados podem utilizar sistemas especiais para recolher informação sobre os seus subordinados. Este método é particularmente relevante para os empregados de TI e SMM. "As especificidades do trabalho do gestor de SMM são que o resultado de cada passo pode ser monitorizado com bastante antecedência", diz Jesse Allen, "não é sequer necessário distrair o funcionário, porque as estatísticas são abertas e actualizadas constantemente. É claro quando ele ou ela é mais activo, bem como inactivo. Além disso, o resultado é claramente visível, o que permite fazer ajustamentos". A própria monitorização é invisível para o funcionário, pelo que este não pode dizer em que momentos exactamente o controlo foi efectuado, e presume que é constante. Isto motiva a trabalhar sempre de forma eficiente.

"Nas discussões com os nossos clientes identificámos uma espécie de limiar - 80% do tempo de trabalho deve ser gasto em tarefas de trabalho", diz Christopher Hughes, "o resto do tempo pode ser gasto em pausas, assuntos pessoais e lazer. A propósito, é necessário encorajar os empregados a não descansar em frente aos seus computadores. É melhor ir lá fora apanhar ar fresco".

A fim de não ir demasiado longe na monitorização dos empregados e de não ser considerado o tirano executivo, os peritos recomendam a utilização de sistemas de monitorização apenas para a optimização dos processos empresariais, mas não para punir ou acusar os empregados. "Se um empregado passa demasiado tempo em sites de entretenimento, deve dar-lhe mais tarefas de trabalho, - diz o fundador do StarrCounter Jacob Rogers. - Se um empregado está sempre atrasado para o trabalho, nunca fica atrasado no escritório e não cumpre a tempo as tarefas atribuídas, então ele ou ela está muito atrasado em relação aos colegas e não merece bónus. E se ele ou ela for notificado no início do mês, então este empregado tentará provavelmente não cometer erros. Portanto, para não ir demasiado longe na monitorização, é necessário livrar os empregados de todos os medos e mal-entendidos na fase de implementação do sistema, a fim de estabelecer regras claras e o objectivo da utilização desta monitorização". Em qualquer caso, as normas de monitorização dos empregados adoptadas pela empresa não devem causar protestos na equipa.

"Um empregado tem de aprender sobre isso no processo de contratação, e portanto aceitar as regras. Não há produtividade sem controlo, e isto deve ser configurado em detalhes para poupar tempo. A punição por uma violação deve ser inevitável, bem como uma recompensa pelo bom desempenho", diz Jesse Allen.