Software de monitorização dos empregados: Os Quatro Melhores Monitorizam a forma como o seu pessoal utiliza os computadores

Os empregados devem ser livres de fazer o seu trabalho no escritório sem qualquer restrição. No entanto, os empregadores devem assegurar o cuidado à medida que e quando os empregados utilizam computadores de escritório. De vez em quando, têm de manter um registo das actividades informáticas dos seus empregados. Isto torna-se ainda mais significativo no caso de as organizações lidarem com dados sensíveis. Esta informação é necessária para assegurar o funcionamento eficaz dos processos de uma organização. É neste ponto que se apercebe da importância do software de monitorização dos empregados. Este software fornece informações sobre a forma como um empregado utiliza os computadores do escritório.

O rastreio de dados depende da qualidade do software de monitorização do empregado utilizado. Normalmente seria possível rastrear as aplicações utilizadas, os websites visitados e os e-mails enviados. Também seria possível verificar se o funcionário adulterou as definições do sistema ou alterou a localização do dispositivo e assim por diante. As actividades acima mencionadas são características comuns. Um software de monitorização de boa qualidade para funcionários deverá ser capaz de rastrear muito mais. Deve ser capaz de identificar e definir coisas que requerem acompanhamento. Além disso, deverá ser capaz de receber notificações instantâneas caso ocorra qualquer infracção. Existem certos sítios de redes sociais que requerem bloqueio. A partilha de ficheiros deve ser restringida ao mínimo. Da mesma forma, a utilização de ferramentas externas de armazenamento, tais como pen drives e discos rígidos, requer o exercício de controlo.

O software deve dispor de um painel de gestão onde se possa visualizar estas infracções. O software deve gerar relatórios atempados. Cada organização deve ser capaz de decidir qual o software que lhes é aplicável. Antes de finalizar o pacote, deve assegurar-se que o software está em sintonia com os requisitos da organização. Este artigo analisa quatro desses sistemas de software.

SpectorSoft, fundada em 1998 e com escritórios na Florida, Utah, bem como Surrey, Reino Unido, tem uma base de clientes de cerca de 36000 clientes empresariais e mais de 900000 utilizadores domésticos. É galardoada com muitos prémios. Oferece monitorização de registos, bem como soluções de software de monitorização e localização por telefone inteligente. O seu produto Spector 360 não só detecta e dissuade a actividade inadequada dos funcionários, como também fornece um relatório detalhado do mesmo.

Funciona tanto na plataforma Windows como na plataforma Mac. Utiliza um software único de detecção de teclado e captura de instantâneos para dissuadir os empregados de se desviarem através da linha. Também pode rastrear todos os e-mails enviados e recebidos. O programa key board logger pode rastrear o que é digitado. Pode também monitorizar chats e mensagens. Fornece um relatório detalhado dos sites visitados, sites em linha pesquisados, ficheiros transferidos, e aplicações utilizadas. Em suma, pode monitorizar toda a actividade da rede. O software regista as actividades num computador remoto para visualização e análise posterior através de uma selecção de gráficos e padrões.

O software pode produzir mais de 50 relatórios diferentes de actividade de empregados. Pode bloquear certos sítios com base nas suas necessidades. Permite a retirada de funcionários em caso de uso indevido, com base nos relatórios gerados pelo software. Pode colmatar fugas de dados. As fraudes são facilmente detectadas, melhorando assim a eficiência da organização. O software também tem uma provisão onde pode manter uma vigilância sobre os verificadores. A coordenação proactiva entre departamentos de RH e outros funcionários são algumas coisas que este software pode fornecer.

A Empresa afirma que o seu software iMonitor Employee Activity Monitor (EAM) não só é poderoso mas também utilizado por milhares de organizações em todo o mundo, incluindo empresas como a Siemens. O principal objectivo do software é melhorar a produtividade dos funcionários e manter a confidencialidade corporativa. O iMonitor EAM permite à organização monitorizar um máximo de mil computadores a partir de um único servidor centralizado.

Este software permite-lhe monitorizar actividades tais como toques de teclas, actividades de prancheta, bem como fotografias tiradas no ecrã. O software pode também detectar actividades de documentos e sítios Web visitados. Pode dar um relatório detalhado da pesquisa online realizada pelo funcionário, bem como fornecer o tempo de utilização da rede. Uma característica adicional é que pode configurar dez monitores diferentes para detectar a actividade do funcionário e definir alertas em tempo real para actividades específicas, se necessário. O software também lhe permite bloquear dispositivos de armazenamento amovíveis.

É possível filtrar o acesso aos sítios web. Mais uma característica mana que pode controlar um computador à distância, utilizando a sua webcam para visualizar o ambiente circundante. Pode gerar relatórios em tempo real das actividades e usar o mesmo para melhorar a eficiência dos sistemas e procedimentos da organização.

Lançado em 2006 pela EfficientLab LLC, mais de 1500 empresas utilizam este software. É possível medir a pontualidade dos empregados e acompanhar também os seus movimentos. Este software permite-lhe definir políticas flexíveis a fim de controlar o tempo de trabalho, bem como o tempo livre dos empregados. Existem três utilizações principais do software. Este software pode controlar a utilização da web, a vigilância e o rastreio do tempo de trabalho. Poderá aceder a dados sobre a distribuição do tráfego web de uma organização entre os seus utilizadores, computadores, grupos, bem como departamentos. Também é capaz de filtrar sítios Web que os empregados não podem ter acesso.

Existe uma disposição para informar os utilizadores à medida que e quando os empregados acedem a tais sites. Também é possível emitir notificações a esses funcionários quando o fazem. Ao utilizar as instalações de vigilância disponíveis no Examinador de Trabalho, poderá manter uma vigilância sobre o que um determinado funcionário está a ver em qualquer altura. Pode também captar todos os e-mails e filtrá-los como e como quiser. Também é possível registar actividades de mensagens instantâneas. Pode manter uma vigilância contínua sobre como o funcionário está a passar o seu tempo, a que horas chega, sai, e ver os websites que visita durante o tempo passado no computador. Pode também criar blocos para sites específicos para funcionários específicos.

Existe uma diferença entre empresas normais e organizações governamentais que envolvem questões de segurança nacional. Tais organizações exigem um grau mais elevado de medidas de segurança. A Awareness Technologies, formada em 2002 para fornecer medidas de segurança tão rigorosas, ostenta uma clientela que inclui agências de nível de Gabinete, agências de aplicação da lei, grandes empresas, e hospitais, bem como escolas. De acordo com a declaração da Empresa, a ferramenta de monitorização de funcionários Sonar é um software de segurança de alta qualidade e compara com o melhor da indústria. É capaz de monitorizar todos os e-mails e mensagens, incluindo os toques de teclas digitados.

É possível visualizar os documentos acedidos, as aplicações utilizadas, e os sítios web visitados juntamente com outros dados deste tipo. A principal vantagem deste software é que pode fazer isto silenciosamente sem que o funcionário tenha qualquer ideia sobre o mesmo. Tal como com outros programas semelhantes, é possível bloquear aplicações e restringir o acesso a determinados sítios web. Tem um programa único de registo de chaves que pode rastrear também palavras-chave digitadas. De acordo com a empresa, pode trabalhar proficientemente tanto no servidor do terminal como no ambiente Citrix.